viernes, 19 de diciembre de 2014

Mensaje de Navidad 2014


Nos vemos de nuevo en enero 2015, después de la llegada de los reyes.

viernes, 12 de diciembre de 2014

La desigualdad en la participación

La diferencias numericas en la participación son fuertes,
su comprensión ayuda a analizar mejor el significado de los resultados visibles y
 sugieren orientaciones en el trabajo de construir sitos Web
En las últimas semanas hemos señalado que la participación de los usuarios en la Web es diversa y tiene muchos matices que deben ser comprendidos. Hemos comentado que pensar la participación como un problema binario (se participa o no) es un error de concepto que muchos cometen de entrada. Como hemos expresado, en un sitio Web la participación puede tomar muchas formas, algunas visibles y otras invisibles. Esta conversación converge de un modo natural a la idea de que un sitio Web bien diseñado debería orientarse a promover la participación real, diversa y desigual, y no la participación ilusoria, que ocurre en teoría en forma visible, única y estandarizada. Comprender algunos aspectos cuantitativos acerca de la diferencias en la participación también ayuda y complementa la conversación cualitativa que mantuvimos las semanas anteriores. Lo haremos en este post.

La desigualdad en la participación se expresa con números que son dramáticos. Se conoce en el ambiente de la Internet como la regla del 1%, porque la afirmación es que el 90% de los usuarios sólo lee y observa, el 9% sólo contribuye ocasionalmente y sólo el 1% lo hace regularmente y es el que aporta la mayoría de los contenidos (los interesados en más detalles puede leer el clásico artículo de J. Nielsen: Participation Inequality: Lurkers vs. Contributors in Internet Communities, 2006). Estos números son afirmaciones promedio. En muchos sitios pueden ser más fuertes. Por ejemplo, Nielsen señala que en la Wikipedia los números no son 90-9-1 sino 99.8-0.2 y 0.003.

El término lurker se usa para designar a las personas que no participan profundamente, no escriben artículos, no suben post y tampoco comentan. Esencialmente leen y observan la actividad de las otras personas. Hay que tener cuidado de no interpretar el término como una designación negativa, de alguna manera peyorativa. O considerar que la de los lurkers se trata de una participación poco significativa. Leer y observar es un tipo de participación importante, cumple un rol social, suele darse en forma masiva en comparación con los otros tipos de participación y no debe considerarse pasiva, porque la verdadera pasividad es lo que los pasivos hacen: nada. Más que pasiva la participación de los lurkers es invisible. No es explícita y fácil de constatar como las otras, pero el hecho de que esté detrás de su actividad visible da sentido a lo que hacen quienes se expresan explícitamente,

Un aspecto importante es observar que la mayoría de las personas somos lurkers en muchos sitios donde estamos interesados, sólo que siendo imposible contribuir explícitamente en todos los lugares donde tenemos interés optamos de un modo natural a ser visibles en sólo ciertos sitios e invisibles en los restantes. Esta es la realidad.

¿Qué implicaciones tiene para el promotor de un sitio en la Web la comprensión de que la participación no es binaria sino matizada y que cuantitativamente los números que expresan esta desigualdad son tan dramáticos como los que presentamos arriba?

Permite un mejor análisis, una mejor comprensión de los efectos obtenidos, el saber que cada contribuidor regular existen 100 detrás como promedio, es importante y alivia tensiones. También sugiere orientaciones al trabajo: Hay que hacer fácil contribuir, cualquier dificultad profundizará más las diferencias numéricas. Hay que hacer facilitar la contribución ocasional y no sólo la regular, hay que reforzar cada iniciativa, para estimular el proceso y alimentar la motivación que la origina. Finalmente hay que procurar hacer mediciones y analizar los significados cualitativos de los resultados numéricos obtenidos y apoyarse en las personas visibles para desarrollar la inteligencia colaborativa, ya que como apuntamos recientemente, ella es fundamental para ampliar la inteligencia colectiva (Ver Inteligencia colectiva e inteligencia colaborativa) que caracteriza a la Web 2.0

viernes, 5 de diciembre de 2014

Inteligencia colectiva e Inteligencia colaborativa

La inteligencia colaborativa de personas con una alta conexión con la
Comunidad ligada a un sitio Web es fundamental para el desarrollo de la
Intelignecia colectiva que es al alma y sentido de un sitio Web 2.0
(imagen tomada de https://www.flickr.com/photos/ross/541707092)
Es conveniente que todos los que promueven sitios de comunicación y aprendizaje a través de Internet tengan claro los conceptos de inteligencia colectiva y de inteligencia colaborativa. Independientemente del rol que juguemos en un proyecto Web 2.0: Arquitecto de Información, Gerente, Responsable del servicion o Administrador de comunidades (Comunnity manager), distinguir y usar apropiadamente nos puede ayudar a realizar mejor nuestro trabajo y acercar nuestro sitio Web a sus objetivos.

Uno de los grandes beneficios que hoy todos le reconocemos a la Web, es que permite desarrollar en forma poderosa y sofisticada los procesos de comunicación entre las personas. El envío, recepción e intercambio de mensajes puede tomar muchas formas, adecuándose a las particularidades de cada caso, tanto en los contenidos que se desean comunicar como en lo concerniente a los actores involucrados en la comunicación.

Lo cierto es que como reza el segundo principio formulado en el primera conferencia de la Web 2.0 realizada en San Francisco en el 2004, es la información y la comunicación lo que mueve la Internet. No es la tecnología: ni el software, ni el hardware, sino los contenidos subidos por los usuarios. Claro que los usuarios usan tecnología, claro que usan computadores, claro que se conectan a través de sistemas, pero lo realmente esencial es que los usuarios aporten sus contenidos a la red.

Youtube es exitoso porque se consiguen allí videos sobre casi todo y son estos videos, que colocaron allí los  usuarios, lo que determinan la utilidad y el interés de Youtube para el público. Algo análogo puede decirse de las fotografías de Flicker, de Picasa o de Instagram. O toda la inmensa cantidad de saludos, contenidos personales, frívolos o significativos, hospedados en Facebook, las descripciones profesionales de LinkedIn o los post hospedados en Wordpress o en Blogger.

Millones de contenidos son subidos por los usuarios en cada minuto de la historia moderna. Pero, cómo señalamos la semana pasada (Ver: La Participación no es binaria) la participación de la gente que usa la Web 2.0 no es sólo, ni fundamentalmente, creando y subiendo contenidos, sino bajándolos, descargándolos, viéndolos, marcándolos, reenviándolos, comentándolos, criticándolos, etc. En todos estos procesos se refleja la inteligencia colectiva de quienes realizan estas actividades. Se deben y se pueden sacar conclusiones del análisis de lo que la gente hace. En otras palabras, gracias a que lo que los usuarios de un sitio Web hacen regular o esporádicamente el sitio es importante y toma forma concreta en él la inteligencia de algún colectivo humano.

Así pues, la inteligencia colectiva es todo aquello que se expresa a través de la participación de gente a través de la red. Es obligación de todo arquitecto de Información y todo gerente o promotor de servicios desarrollar sus espacios virtuales buscando que se exprese esta inteligencia, lo cual, como señalamos, no es un tema de estándares, software o tecnología, sino de comprensión de aquello que hace que los usuarios se motiven y participen.

Debido a lo anterior, es importante destacar que para lograr el desarrollo de la inteligencia colectiva se requiere de inteligencia colaborativa, de personas que cooperen articuladamente, unas con otras, a través de la red, de tal manera que la combinación de sus saberes y contenidos logren crear las condiciones que hacen germinar el interés del resto de los usuarios.

Ningún sitio Web ampliamente usado es la expresión de genialidades individuales, de gran talento e inventiva. Los sitios exitosos ocurren cuando se crean equipos de trabajo de alto desempeño que logran ganar como colaboradores a personas con la capacidad de sumarse a la obra colaborativa. Así pues, si queremos tener éxito en un proyecto Web 2.0 en cualquier área de la vida debemos desarrollar equipos cuyo trabajo se sume y multiplique, estimulando la inteligencia colaborativa que potencia la inteligencia colectiva.


viernes, 28 de noviembre de 2014

La participación no es binaria

Creer que la participación es binaria es no entender que
 hay distintas formas de participación (Imagen tomada de
http://www.personalizemedia.com/the-myth-of-non-participation-in-web-20-social-networks)
Muchas veces encontramos personas que cuando descubren que son relativamente pocos los que crean contenidos dentro de una determinada comunidad de aprendizajes, concluyen rápidamente que el fenómeno tan comentado de la participación masiva en la moderna Web 2.0 no es cierto. A veces nos preguntan a boca de jarro cuánta gente crea nuevos contenidos en esta red o en esta comunidad de aprendizajes, en la que trabajamos, esperando que nuestra respuesta les confirme su argumentación de que en realidad la participación numérica es muy baja y por tanto la supuesta vida comunitaria no es algo muy real. Esta posición es lo que se conoce desde hace algunos años como la argumentación del mito de la no participación en la Web 2.0. Sin embargo, la participación masiva existe y lo que no es real es el mito. Lo que ocurre es que muchas personas no tienen las distinciones necesarias y por ello no entienden el fenómeno de la participación y razonan como si ésta fuera binaria y se palpara en la creación de contenidos.

La participación no es binaria. No hay una única forma de participar.

Las personas que creen en el mito de la no participación tienen una clara problema conceptual. Confunden participación con creación de contenidos, pero esto es un error porque la participación tiene muchas expresiones, participar no es sólo aportar nuevos escritos.

Participa el que lee, no sólo el que lee regularmente, sino incluso el que lee eventualmente. Podría no hacerlo y lo hace, de modo que está participando. Estas personas reciben los correos y muchas veces no los abren, porque dosifican su actividad y sus capacidades entre todas sus lecturas y su tiempo entre todo lo que reciben. Hay que observa que no se dan de baja y esto es una manera de estar.

A partir del extremo representado en la lectura eventual hay toda una gradación de esquemas de participación: marcar como favorito, enviar a otro, ponderar públicamente, comentar, incorporar contenido creado por otros, incluir en una cita, incluir en un trabajo de síntesis y por supuesto, el otro extremoL ka creación de contenido original.

Para el que trabaja en proyectos de información comunitarios, en sitios Web 2.0, en Comunidades de aprendizaje y Comunidades de práctica deben estar claro que existen diversos roles en la participación: entre el consumidor aparentemente pasivo de información y el creador de contenidos originales están los aportes de quienes ejercen roles de propagadores, críticos o editores.

Sería incluso un error jerarquizar estos roles en forma absoluta, dado que todos ellos cumplen una función necesaria y deberían ser bienvenidos. Además hay una dinámica. Es natural que en algunas etapas algunas personas jueguen un rol y en otras etapas otro. Lo podemos ver en nuestros propios comportamientos hacia los contenidos de los sitios donde participamos.

Es imposible y probablemente sin sentido que una persona sea creadora regular en todos los sitios donde participa. Un promotor de una comunidad y una persona consciente de la Web 2.0 deben saber, así pues, que la participación no es binaria.

viernes, 21 de noviembre de 2014

Las Comunidades de aprendizaje se desarrollan desde interacciones básicas


El aprendizaje es un fenómeno social que ocurre en  las Comunidades de Aprendizaje
a partir de interacciones básicas
El conocimiento genera cambios y se adquiere a través del aprendizaje relevante y éste último es un fenómeno social que ocurre en comunidades. Estos hechos son hoy día ampliamente reconocidos por quienes estudian los procesos a través de los cuales aprendemos. Bajo esta visión, entendemos que una manera posible de promover cambios sociales que se desean es desarrollando experiencias que nos planteen aprendizajes significativos y para ello debemos crear, nutrir y fortalecer Comunidades de aprendizaje y de práctica. Surge entonces la pregunta trascendente ¿Cómo lo hacemos? ¿Por donde empezamos?

A diferencia de la aproximación educativa donde el conocimiento se considera preexistente y por tanto propone la creación de escuelas con modelos precocidos donde los que saben enseñan a los que no, de una forma más o menos preestablecida, con el modelo de Comunidades de aprendizajes se parte de que la comunidad aprende desde la interacción que ocurre al entrar en contacto en lugares con intereses compartidos. El camino no está predefinido, sino que debe ser desarrollado  con actividades más o menos experimentales y altas dosis de reflexión acerca de ellas.

Con esas ideas en mente se comprende que desarrollar una Comunidad de Aprendizajes no es exactamente seguir una receta, sino crear y desarrollar mecanismos de interacción en torno a los intereses comunes identificados, con una plataforma, unos procesos y unas actividades donde las interacciones formales, pero sobre todo informales, tengan cabida, para crear progresivamente espacios de convergencia, articulación, estructuración formal, síntesis de experiencias, etc.

Mientras más sencillo sea el modelo inicial que se tenga para una comunidad, resulta más probable que pueda llegarse a algo interesante. Un modelo de interacción demasiado elaborado, demasiado sofisticado o demasiado rígido puede ser un impedimento para que ocurran los procesos de aprendizaje, de generación de conocimientos y la experimentación que ellos requieren de un modo natural.

Esta visión de la Comunidad de Aprendizajes como un embrión siempre en desarrollo, como un beta perpetuo, para decirlo en términos de la Web 2.0, es fundamental y tiene implicaciones prácticas:

Al principio es natural comenzar con mecanismos de interacción informativos que ayuden a los potenciales practicantes a conocerse y reconocerse en sus intereses comunes (Ver ¿A qué llamamos Comunidad cuando hablamos de Comunidades de aprendizaje y comunidades prácticas?) y en su compromiso, a interactuar de manera relativamente sencilla e informal. Idealmente, con actividades dirigidas hacia esa dirección, hay que estimular el incremento de los niveles de reflexión y de coordinación hasta llegar a una articulación más integral, con más formalidades e identificación en la causa común.

viernes, 14 de noviembre de 2014

¿A quién pertenece una Comunidad de Aprendizajes?

La pregunta de ¿A quién pertenece una comunidad? es delicada, porque
la respuesta que demos, implícita o explícitamente,
tiene implicaciones en la cotidianidad
Si en el desarrollo de una Comunidad de Aprendizajes participan muchas personas y organizaciones tiene sentido la pregunta de a quién pertenece esta  comunidad  ¿A las personas que aportaron las ideas fundamentales? ¿A los miembros fundadores? ¿A los promotores que trabajaron incansablemente para hacerla realidad? ¿A las personas u organizaciones que financiaron el proyecto? ¿A los mentores? Como veremos la pregunta no es tan trivial y la respuesta que demos tiene implicaciones prácticas.
En el caso de una Comunidad de Aprendizajes circunscrita a una determinada organización, diseñada e implantada en un contexto institucional completamente cerrado y definido, el caso es seguramente sencillo ya que la comunidad es claramente de esa organización.
Sin embargo, muchos proyectos de comunidades responden a intervenciones sobre colectivos más amplios, son pensados para articular grupos sociales diferentes, invitan a la participación de personas heterogéneas, desean promover aprendizajes y desarrollo de conocimientos en sectores diversos, con muchos más mecanismos informales que formales de pertenencia y la adhesión. En estos casos no se está mediado de ninguna forma por la adscripción orgánica a una institución, sino simplemente por el propio atractivo de los intereses comunes, de la vida comunitaria en la Comunidad de Aprendizajes.  Siendo así las cosas, la pregunta que nos hacemos es completamente pertinente: ¿A quién pertenece la Comunidad? Y lo que respondamos, implícita o explícitamente, tendrá consecuencias en la cotidianidad que desarrollamos.
Es distinto invitar a alguien a nuestra casa, en la que vivimos o la que estamos construyendo, que invitar a construir una casa comunal colectiva, que no es ni será sólo nuestra. Es distinto invitar a nuestra fiesta, que proponer organizar en conjunto una fiesta de todos. Las reacciones del que escucha y es invitado son diferentes…
No se trata de apariencias, se trata de realidades. Si queremos invitar a varias organizaciones a coconstruir una red junto con nosotros, no podemos ponerle nuestro logo institucional a la construcción colectiva. Si queremos que varias organizaciones financien un proyecto, tenemos que reconocerles explícitamente su participación, en la medida en que lo hacen, pero además ser cuidadoso con los detalles ligados a este reconocimiento.
¿Qué sería de la Wikipedia o de la Internet si llevara el sello de un gobierno, el que sea, porque ese gobierno financió una parte sustantiva del proyecto?
Vemos así el carácter delicado, tanto práctico como esencial, que tiene la pregunta que hacemos hoy. No puede construir una Comunidad de Aprendizajes amplia quien en lo personal o en lo Institucional tiene un ego muy grande y necesita figurar por encima de los otros en el proyecto. Aunque seamos los promotores, los financistas o los arquitectos principales de los logros de una comunidad debemos ser cuidados en la implementación y en los detalles, si queremos que, genuinamente, otros consideren participar y efectivamente lo hagan


viernes, 7 de noviembre de 2014

Sentido de pertenencia a una Comunidad

En todas partes encontramos gente dispuesta a participar en causas.
Ellos se sienten atraídos por los lugares donde el interés común es claro y donde
es fácil identificarse y desarrollar sentido de pertenencia
El sentido de pertenencia de una comunidad es definitivamente importante para que los miembros de la misma se interesen por lo que ocurre en ella, busquen referenciarse, aporten información de lo que hacen, valoren las interacciones comunitarias. En días pasados establecimos que al hablar de Comunidades de aprendizaje o Comunidades de práctica era importante entender que aquello a lo que llamamos comunidad es una idea que connota un interés común y un cierto grado de consciencia en ese interés común. Hoy enfatizaremos otro aspecto, la identificación en términos de sentido de pertenencia. Es importante que exista, vale decir, que se desarrolle, para que la vida comunitaria se logre.

Los emprendedores sociales saben que las condiciones óptimas difícilmente existen. Por tanto no podemos esperar, cuando pretendemos desarrollar una Comunidad de aprendizajes, que exista una plena consciencia de los intereses comunes y un sentido de pertenencia a la Comunidad, completamente desarrollado. Si así fuera, sólo se trata de viabilizar en forma práctica las interacciones a través de una buena plataforma que facilite las comunicaciones y la gestión del aprendizaje y/o el desarrollo del conocimiento y la cultura ligada a la comunidad.

La Internet de hoy refleja este tipo de casos. Por ejemplo, los jugadores de video juegos tienen claramente intereses comunes, se identifican y se reconocen con los otros que tienen estos mismos intereses y por eso surgen y crecen distintas plataformas donde estas comunidades fácil y rápidamente se adhieren y hacen vida. Las nuevas herramientas tecnológicas suelen generar estas culturas comunitarias rápidamente, así los interesados en hacer realidad proyectos u objetos con las nuevas impresoras 3D forman comunidades de “makers”, hacedores, se interesan, aprenden y comparten plataformas donde se referencian de un modo natural.

Pero no siempre los procesos surgen espontáneos. Es muy típico el caso en que por alguna razón filosófica, ética, social o ideológica, se quiere intervenir la realidad desarrollando una Comunidad que creemos puede nacer, o puede crecer o consolidarse a partir de nuestras acciones. Esto puede ocurrir en un contexto local, ciudadano, nacional o de causa. Lo importante es que claramente pueda establecerse, como dijimos la semana pasada, que hay un interés común, aunque, inicialmente, este no sea plenamente consciente (Ver ¿A qué llamamos comunidad..?.).

Lo que debe ser claro es que a continuación del interés común, se requiere el desarrollo del sentido de pertenencia a la comunidad. Si éste no surge de un modo natural, se debe alimentar. Este desarrollo puede tomar un tiempo en germinar, pero los promotores de la Comunidad de aprendizajes o de práctica tienen que entender la necesidad de crecerlo.

Esta noción tiene implicaciones prácticas. Si por ejemplo los promotores de la comunidad se construyen una plataforma donde los contenidos de los pretendidos miembros son filtrados por un grupo élite, es probable que el sentido de pertenencia nunca se desarrolle. Es decir, no se trata de aparentar que todos pueden participar en igualdad de condiciones, se trata de implementarlo para atraer así a líderes naturales que se incorporen y participen de la interacción comunitaria. Volveremos más adelante sobre la importancia y las implicaciones de este punto...

viernes, 31 de octubre de 2014

¿A qué llamamos Comunidad cuando hablamos de Comunidades de aprendizaje y Comunidades prácticas?

En una Comunidad de Apredizajes es importante que exista intereses comunes
y que estos sean percibidos
Hoy día se reconoce que el aprendizaje es un fenómeno social. Debido a ello los conceptos de comunidades de aprendizaje y de comunidades de prácticas se aplican cuando se desarrollan proyectos de gestión de conocimientos y redes ligadas a instituciones educativas o causas sociales. Cualquiera que sea el área y el ambiente en que se trabaje surgen preguntas pertinentes alrededor de temas como organización, objetos y experiencias de aprendizaje, mecanismos y motivaciones de participación, modelos de información, herramientas necesarias. Pretendemos entrarnos en éstos temas, pero por ahora, comencemos por contextualizar a qué llamamos comunidades... Como veremos, la distinción conceptual tiene implicaciones prácticas.

La palabra “Comunidad” tiene varios significados y connotaciones. Pero aquí, en el contexto que hablamos, el significado pertinente es el de conjunto de personas vinculadas por intereses comunes:  “Comunidad de intereses”. La membresía a la comunidad es un sentido de pertenencia que se genera por el interés compartido. Esto significa que personas que se conocen o que viven cerca o se ven todos los días no pertenecen a la misma comunidad si tienen distintos intereses, mientras que personas que no se conocen, no se han visto nunca, viven en sitios distantes y que quizá tienen pocas posibilidades de verse cara a cara, podrían pertenecer a la misma comunidad en la medida en que compartan los intereses comunes ligados a la definición de la comunidad en cuestión.

Por ejemplo, una red temática puede generar una comunidad de aprendizajes internacional, mientras que el conjunto de vecinos de un cierto barrio o una determinada calle o las personas que trabajan en las oficinas de un centro profesional que se ven todos los días y que quizá comparten servicios como un comedor común, no pertenecen a una Comunidad de aprendizajes por su diversidad de intereses.

Pero no es suficiente con que exista el interés común. Es importante que éste sea percibido ya que ello es lo que abre las puerdas al sentido de pertenencia y a la motivación para la acción.

Estas acotaciones que hacemos hoy no son meramente conceptuales, tienen implicaciones prácticas interesantes e importantes. Cuando vamos a crear, a promover o a desarrollar una Comunidad de Aprendizajes o una Comunidad de Prácticas la primera cosa que hay que revisar es el tema de intereses. ¿Hay ya un interés común? ¿Hay expresiones que indican que en el público al que nos dirigimos existe la consciencia de este interés común o, esta consciencia hay que desarrollarla, de alguna forma?

Si no hay un interés común, lo que pretendemos no es viable. Si percibimos que éste interés existe, pero en cambio nuestro público no es consciente de él, a la meta que aspiramos se llega por un camino donde logramos desarrollar esta consciencia, porque sólo con un interés común explictamente compartido se puede lograr sentido de pertenencia,  un ingrediente necesario del que hablaremos en nuestro próximo post.

viernes, 24 de octubre de 2014

Comunidades de aprendizaje y comunidades prácticas

Desarrollar una Comunidad de Aprendizajes o Una Comunidad de Prácticas es una tares
compleja que requiere una aproximación transdisciplinaria
Los dos términos no significan exactamente lo mismo, pero es cierto que solapan entre sí sus significados. El hecho de que el conocimiento se desarrolla en comunidades que se agrupan en torno a intereses comunes es ampliamente reconocido tanto en ambientes corporativos o académicos formales, como en ambientes informales, tanto en agencias gubernamentales como en organizaciones no gubernamentales y en proyectos que actúan en causas sociales. Esto significa que si queremos desarrollar aprendizajes que generen cambios de prácticas en ciertos colectivos, es imperativo entender los ambientes comunitarios que potencian el desarrollo y la comunicación de conocimientos, cómo se genera la participación, la motivación, la consciencia de necesidad de la interacción recíproca y como se implementan en forma práctica proyectos que gestionan información, comunicaciones y conocimientos.

El hecho de que estos servicios se expresan normalmente a través de la Web hace creer muchas veces que la implementación de una plataforma Web por si sola puede mover los procesos necesarios para que gire la rueda del intercambio y el desarrollo de conocimientos. Lamentablemente no es así. El tema es más complejo, se requieren plataformas bien diseñadas, pero éstas no son suficientes para el éxito, sino una precondición típica para el mismo.

Una dificultad de fondo para el desarrollo de Comunidades de aprendizaje y Comunidades de práctica radica en el hecho de que los campos donde es necesario actuar para implementarlas son totalmente transdisciplinarios y por ello se requiere el conocimiento proveniente de enfoques generalistas y holísticos que incorporen diferentes perspectivas, ya que ese crisol de puntos de vista complementarios es determinante para poder lograr la generación y apropiación de conocimientos que se busca. Perspectivas demasiado centradas en disciplinas y el conocimiento de especialistas pueden resultar limitantes en lo que se aprecia y en lo que se actúa.

En todos los casos, algunas distinciones conceptuales resultan convenientes en el diseño de proyectos en los que se busca aprendizaje y/o de desarrollo de conocimiento. Pretendemos a través de varios post entrar en estos temas presentando aspectos que resultan útiles a quienes quieren promover comunidades que desarrollen o trasmitan conocimientos, con bastante independencia del ámbito donde éstas se implementan, y los temas generales o específicos en los que se concentra su acción.

Los Arquitectos de Información que trabajan en este tipo de proyectos deben saber que hay una Arquitectura de participación que genera requerimientos específicos que se deben modelar e implementar. Los científicos sociales y los líderes comunitarios interesados en los cambios concretos de prácticas sociales deben también entender que los buenos resultados se obtienen con una buena Arquitectura de participación y que ésta hará exigencias de Arquitectura de información.

Explicaremos más adelante lo que esto significa, pero por ahora, como síntesis de lo planteado hoy establezcamos lo siguiente: El desarrollo de Comunidades de aprendizaje y Comunidades de prácticas requiere de plataformas Web, pero no sólo buenas plataformas. En el diseño se necesitan enfoques transdisciplinarios ya que las perspectivas disciplinarias son insuficientes. En la acción son importantes ciertos conceptos, no teorías de referentes abstractos, sino distinciones operantes. La participación, la interacción, el aprendizaje y el conocimiento se gestionan haciendo este tipo de distinciones.

La semana que viene comenzaremos con una de las primeras necesarias: el concepto mismo de lo que es una comunidad, en estos contextos.

viernes, 17 de octubre de 2014

Integración de procesos de digitalización en la cotidianidad de Archivos Únicos Digitales

Esquema de incorporación descentralizada y asíncrona de la información
de documentos de papel a un Archivo Único Digital 
El tema que hemos estado tratando en las últimas semanas es la Digitalización. No tanto la digitalización de volumen que se realiza puntualmente para traer al mundo digital la información que antes estaba en documentos de papel, sino la digitalización en proceso cotidianos, regulares, que se debe realizar en distintas oficinas de una institución, para incorporar documentos que se generan en estas oficinas pero que debe integrarse centralmente a un Archivo Único Digital, concepto que también hemos trabajado en este blog. Como una síntesis de la fusióm de estos dos temas presentamos en este post una gráfica de cómo puede organizarse el proceso de integración de documentos de papel en un archivo único digital usando criterios de Arquitectura de Información.

Aquí algunas referencias complementarias: Para una explicación de lo que es un Archivo Único Digital puede verse ¿Qué es un Archivo Único Digital de Clientes? (Parte 1 y Parte 2). Para lo es la digitalización de volumen puede verse, por ejemplo, Digitalización Exitosa y La línea de producción de bits, y para lo que significa la integración de documentos en un archivo digital  puede verse La carga digital de documentos en un archivo único de clientes.

Un proceso de digitalización siempre comprende dos partes: la captura digital propiamente dicha, a través de la cual el contenido de los documentos que residían en papel se convierten en información digital y el postprocesamiento, a través del cual la información digitalizada se identifica, se clasifica, se cataloga y se crean o se completan los registros digitales que se almacenan en el archivo que controla los procesos centralizados.

Como se muestra en la gráfica la captura digital puede realizarse en forma local, ubicua, en cualquier oficina. Los documentos deben subirse en forma asíncrona a la nube donde pueden ser incorporados por un motor de información al Archivo Único Digital (ver Optimizando los procesos de digitalización: Lectura automática en el servidor). Aunque esquemas de digitalización centralizada son posibles, no suelen ser prácticos porque tienen el inconveniente de que implican el movimiento de papeles desde las oficinas de periferia a la oficina central.

El postprocesamiento, la identificación y catalogación de documentos, puede hacerse también en forma ubicua, desde cualquier lugar, con total independencia de los sitios de digitalización (Ver Identificación de documentos digitalizados). Muchas veces el volumen de captura digital realizado en una oficina no justifica el tener personas dedicadas al postprocesamiento en esa oficina, por lo que la posibilidad de hacer la identificación, catalogación y llenado de registros en otro lugar, adonde lleguen en forma seriada los documentos digitalizados, hace mucho sentido.

Como puede verse en la gráfica, en este esquema hay tres roles básicos: el del digitalizador, o persona que realiza la captura digital. El del motor de información,  que lleva el control de todos los procesos en forma centralizada, y el del identificador de documentos y catalogador, que realiza las tareas de postprocesamiento. Con esta organización de la digitalización y usando las sugerencias específicas que se encuentran en las referencias citadas, puede hacerse la incorporación de la información que reside en documentos de papel muy eficientemente.

viernes, 10 de octubre de 2014

Retrasos por download de documentos digitalizados


En muchos sitios cotidianamente se requiere descargar grandes archivos PDF
para buscar información que reside en las primeras o las últimas páginas.
En ese caso, hay que obtimizar los procesos para hacerlos eficientes
Hoy día es muy típico que al digitalizar documentos que originalmente estaban en papel, se almacenen las imágenes como archivos PDF en el servidor. Por sus características, el formato PDF es muy útil para manejar la imagen de lo que se obtendrá al imprimir un documento que nació en forma digital, así como las imágenes facsimilares de documentos que inicialmente estaban en papel y que se crearon a través de un proceso de digitalización. En este segundo caso, cada página del archivo, aunque luzca como texto, es en realidad una imagen. Ésta es la razón por la que un archivo PDF de 50 páginas que nació digital ocupa relativamente poco espacio, mientras que otro, de las mismas 50 páginas, pero que se creó como resultado de una digitalización de las correspondientes páginas de papel, ocupa mucho más espacio de memoria. El gran tamaño de los archivos digitalizados puede significar, en ocasiones, esperas  y retrasos debido a lo pesado que resulta su trasmisión. Comentaremos a continuación cómo ganar en eficiencia y evitar estos retrasos.

El tamaño (medido en  MBytes) de un archivo importa cuando hay que trasmitirlo desde el computador con el que trabajamos al servidor (proceso que se llama subida, carga o upload) o cuando se requiere en el computador donde trabajamos procedente desde el servidor (proceso que se llama descarga, bajada o download). Archivos de varios megabytes pueden resultar lentos cuando las conexiones a la red no son tan rápidas.

En días pasados describimos lo que puede hacerse para evitar los retrasos por upload, básicamente, haciendo la subida de los archivos digitalizados en forma automática y asíncrona (Ver Retrasos de Upload en proyectos de digitalización).

Los problemas de la descarga son diferentes. La mayor parte de las veces no queremos tener en el computador con el que trabajamos los archivos que residen en el servidor, sino garantizar la disponibilidad de la información cuando la necesitemos. Por ejemplo, un acta constitutiva de una cierta organización puede ser un documento pesado de unas sesenta páginas, pero en realidad lo que muchas veces interesa es poder hojear rápidamente el documento para tomar los datos claves en ciertas páginas, lo que pueda que ocurra al principio o al final del mismo. Si este es el caso, la mejor manera de trabajar con el archivo digitalizado es descargar las páginas individualmente, para rápidamente tener la información que queremos y no descargar todas las páginas para luego usar sólo una o dos. Esto se logra fácilmente cuando se usan plataformas de servicio que contemplan esta función.

Es esta la razón por la cual las herramientas de correo modernas, las plataformas de gestión de información y algunas otras herramientas contemplan la posibilidad de usar este tipo de descargas por páginas en lugar de archivos completos: así se evitan los retrasos por download.

Una vez más  hay que tener en cuenta que cuando se trata de una operación puntual, esporádica, puede no ser crítico el tiempo de espera o de retraso, pero si se trata de procesos cotidianos, institucionales, el ganar en eficiencia evitando los retrasos por download es importante. Para un trabajador que lo tiene que hacer muchas veces al día, descargar archivos de muchas decenas de páginas para luego usar una o dos es fastidioso e ineficiente.

viernes, 3 de octubre de 2014

Identificación de documentos digitalizados

En la identiffcación de documentos estos se presentan en pantalla
junto con la planilla que permite llenar los datos correspondientes al tipo de
documento en cuestión
Un buen Archivo Único Digital siempre permite a las instituciones gestionar su información y desarrollar sus operaciones cotidianas eficientemente. Los procesos internos pueden beneficiarse de las nuevas tecnologías digitales y la institución no debería requerir ni papeles ni fotocopias para el flujo de trabajo cotidiano. Pero en la interacción con el mundo es natural que haya papeles, por razones históricas. De allí que resulte necesario diseñar e implementar procedimientos de digitalización por medio de los cuales el contenido de esos papeles entra a formar parte del Archivo Digital. Pero la cosa no es tan simple como digitalizar e incorporar la información al archivo digital. Como hemos visto en las últimas semanas, independientemente de escáneres, computadores y redes, los procedimientos marcan diferencias muy grandes en eficiencia, en tiempos y en costos.

En las instituciones donde el servicio se presta a través de múltiples oficinas un Único Archivo Digital y unos buenos procesos de digitalización permiten que todas las oficinas se beneficien de las soluciones de procesamiento implementadas centralmente y de la información cargada en forma ubicua en cualquiera de las locaciones que es luego almacenada en el servidor central.

La semana pasada explicamos tres medidas de optimización básicas que afectan la manera en que se guardan los archivos digitalizados en los puntos de captura digital (ver Digitalización de los documentos de Clientes), la manera en que se trasmiten asíncronamente al servidor para disminuir los retrasos por upload (ver Retrasos de Upload en proyectos de digitalización) y los beneficios de la lectura automática de imágenes digitalizadas (ver Optimizando los procesos de digitalización: Lectura automática en el servidor).

En conjunto estas medidas permiten que llegue a la base de información central, en forma optimizada, todo lo que se digitaliza, y que se almacene y se recupere ligado a las personas y trámites correspondientes. Pero en el caso común de que haya distintos tipos de documentos, estos aún deben ser identificados por un funcionario experto.

Una base de información inteligente puede reconocer todo lo que está almacenado en ese estado intermedio, vinculado correctamente con los correspondientes trámites y personas pero no identificado en detalle. Conoce también las alternativas posibles para esas imágenes, porque están definidas en las reglas de negocio del trámite y sabe, por ejemplo, que para este trámite se requiere el documento de identidad y una determinada solvencia. En estas condiciones el sistema de Archivo Único Digital puede presentar al usuario autorizado una pantalla donde se muestra cada documento a identificar con botones o enlaces que le permiten marcar el tipo de documento que se tiene en pantalla y, una vez hecho esto, completar los datos que lo caracterizan. Por ejemplo, fecha de expedición y de vencimiento.

Es muy importante que la imagen del documento digitalizado se muestre lo suficientemente grande en pantalla como para poder hacer lecturas de sus parámetros.

Un aspecto interesante es que no hay ninguna razón técnica que obligue a que este tipo de post procesamiento se tenga que hacer en un determinado lugar, sino más bien, que sea hecho por las personas correspondientes. De allí que una única persona, ubicada en cualquier oficina, podría hacer el procesamiento de identificación de documentos de todas las imágenes incorporadas al Archivo Único Digital desde cualquier punto de la red, lo que significa un gran ahorro de recursos debido a la eficiencia que esto conlleva.

viernes, 26 de septiembre de 2014

Optimizando los procesos de digitalización: Lectura automática en el servidor


La lectura automática en el servidor de documentos digitalizados en
múltiples puntos puede usarse para optimizar procesos de  digitalización
Como hemos comentado recientemente, criterios de Arquitectura de Información pueden usarse para optimizar procesos de digitalización masiva o descentralizada. Esta optimización es muy relevante porque tiene una gran influencia en los costos de los procesos y en la eficiencia institucional. En el caso de la digitalización masiva porque las mejoras o los problemas de los procesos se aprovechan o repercuten centenares o miles de veces, debido a la gran cantidad de páginas que se digitalizan. En el caso de los procesos descentralizados, porque el hecho de realizar la digitalización directamente en las oficinas donde están los documentos físicos puede abreviar significativamente o no los costos de traslado de valijas y hacer mucho más expeditos los procesos orgánicos institucionales.

Como hemos visto, en la optimización se trata de aplicar en el diseño de los procedimientos de digitalización conceptos que se desprenden de factores como la comprensión de la transición de tipos de archivos que se realizará. Por ejemplo, si un documento está ligado a cliente y a un trámite, hay que preguntarse cómo debe ser el procedimiento de guardar el documento digitalizado: ¿Identificando primero al cliente? ¿Identificando primero al trámite? ¿Por fecha? La respuesta, como vimos hace un par de semanas, a la pregunta del procedimiento que mejor trabaja es: guardando todos los archivos que almacenan las imágenes digitales de los expedientes en carpetas nombradas con el código que identifica ese expediente en el archivo de documentes de papel. Ese sólo hecho permite que se pueda programar una lectura y asociación automática en el servidor de destino, como explicaremos más adelante. También tiene la gran ventaja de que el trabajo del operador y las destrezas requeridas son menores (Ver Digitalización de los documentos de Clientes).

Otro ejemplo de optimización tiene lugar cuando se usan tecnologías y procedimientos programados para evitar los retrasos por upload, realizando subidas asíncronas de los archivos digitalizados, en forma automática, desde los puntos de digitalización hasta directorios convenidos en el servidor, cómo explicamos la semana pasada (Ver Retrasos de Upload en proyectos de digitalización). La aplicación de este este tipo de soluciones genera, como vimos en su oportunidad, ahorros significativos de tiempo y de costos.

Cuando se combinan estas dos formas de optimización de la digitalización  de documentos, las imágenes digitalizadas llegan al servidor y pueden ser cargados automáticamente en bases de información y/o bases de datos a través de procesos de lectura automática. Muchas veces se piensa en soluciones sofisticadas que usan OCR (reconocimiento óptico de caracteres impresos) e ICR (reconocimiento óptico de manuscritos) para leer las imágenes digitales en campos predefinidos, pero estas no siempre aplican, porque son soluciones muy costosas o porque los documentos digitalizados, por ejemplo, actas, reglamentos o constancias no tienen patrones con campos definidos.

Pero hay un tipo de lectura automática que es muy sencilla y muy eficiente. En el servidor un programa puede recorrer cada carpeta subida asíncronamente desde los puntos de digitalización, usar el nombre de la carpeta en el sistema de archivos para identificar al trámite (según la convención acordada) y el trámite así identificado para encontrar la o las personas vinculadas. Como todas las imágenes digitalizadas que están en la carpeta fueron capturadas desde los documentos del expediente de papel del trámite que se procesa, es muy fácil organizar en forma automática la incorporación a los sistemas de almacenamiento del Archivo digital. Todas las imágenes en la carpeta digital leída en el servidor se asocian al trámite y así, cada vez que se sube una carpeta asíncronamente, se lee automáticamente en el servidor y se incorpora a la base de datos o base de información correspondiente. Estas tres actividades de optimización suelen representar una mejora muy significativa en la eficiencia institucional.

viernes, 19 de septiembre de 2014

Retrasos de Upload en proyectos de digitalización

La subida al servidor de archivos generados en la captura digital
  genera retrasos y costos significativos
cuando los procesos de digitalización no están bien diseñados
Muchos proyectos de digitalización fallan o no resultan adecuados porque son diseñados sin criterios de Arquitectura de Información. Los resultados que se logran son análogos a los que obtendrían si se intenta construir un edificio sin llamar a un Arquitecto, sólo con obreros y un maestro constructor. Uno de los problemas que se presenta en específico en los proyectos de digitalización es el de los retrasos por Upload o subida de archivos al servidor. Se presenta cuando la digitalización no se realiza centralizada, en la misma red local donde reside el servidor que guardará los archivos digitalizados, lo cual es muy frecuente.

Aclaramos que este es sólo uno de los problemas que se presentan en un proceso de digitalización que no ha sido bien diseñado. Hemos conversado sobre los problemas generales de diseño de procesos de digitalización en varias oportunidades. Ver por ejemplo: La digitalización no siempre funciona, Digitalización exitosa, El diseño de la digitalización y La Línea de producción de bits. Por eso hoy queremos concentramos en el tema señalado: cómo eliminar el retraso por Upload.

Primero comprendamos el origen de la dificultad: en muchos casos es más conveniente un proceso de digitalización descentralizado, digitalizar en las oficinas regionales o alternas, donde están los documentos en papel. La razón es clara: si se digitaliza en forma descentralizada el papel no tiene que trasladarse. Esto evita el incurrir en un costoso movimiento de valijas. Pero hay problemas técnicos que se generan, y es que los documentos digitalizados son realmente útiles cuando residen en un servidor al cual se tiebe acceso desde la red.

Tener múltiples servidores, uno en cada punto de digitalización, y descentralizar así, físicamente, un archivo digital, tiene poco sentido. Por eso los documentos digitalizados deben ser enviados normalmente a un servidor central. Pero esto puede implicar que el personal que digitaliza tiene que esperar que sus archivos digitalizados suban al servidor central antes de continuar con el siguiente documento. Algunos archivos pueden ser grandes por lo que el retraso en la subida al servidor puede ser importante. Pero incluso, cuando los archivos no son tan grandes, si el proceso de digitalización tiene cierto volumen, y hay que digitalizar centenares o miles de documentos, los pequeños retrasos se suman, por lo que el tener que esperar por la subida al servidor hace, en general, la operación global lenta y ello significa, al final del camino, aumento de los costos del proyecto.

Afortunadamente hoy día hay soluciones interesantes. Un Arquitecto de Información formado propondrá, normalmente, una subida asíncrona, esto significa que el operador que realiza la digitalización sólo se ocupa de digitalizar guardando los archivos en su máquina local, ya que un proceso de automático y asíncrono, es decir, a su propio ritmo, llevará los archivos digitalizados por cada operador al servidor central. Esto se hará como un proceso fondo, sin que nadie este esperando por ello. Del lado del servidor alguna herramienta los procesará a media que vayan llegando.

Cuando se implementa así el servicio de digitalización no está limitado en absoluto por los tiempos de subida de los archivos al servidor. Sólo por el proceso de captura digital en si. Por la formación de los operadores (ver La gente que digitaliza y el proceso de digitalización), por el tipo de escáneres usados.(ver Los escáneres en la digitalización de volumen)

Por esta razón, esta pura directriz de diseño (subir los digitalizado en forma asíncrona) normalmente implica una gran diferencia en la eficiencia del proceso de digitalización y elimina completamente los retrasos por Upload. Conversaremos algunos otros puntos claves del diseño de procesos de digitalización en siguientes oportunidades.

viernes, 12 de septiembre de 2014

La carga digital de documentos en un archivo único de clientes

El conocimiento de Arquitectura de Información agiliza significativamente
los procesos de carga digital de documentos
Cuando se quiere incorporar documentos de papel a un archivo digital el diseño del proceso es crítico. Como explicamos la semana pasada, muchas veces se llama a esto “Digitalización” y por allí comienza el problema porque se pone el acento en el mero cambio de tipo de medio, el pase de la información en papel a los sistemas digitales, sin revisar el detalle de los procesos  subyacentes.  El resultado se traduce en costos excesivos que son producto de la ineficiencia de los procesos. Para hacerlo distinto hay que diseñar los procedimientos de captura digital, lectura inteligente de información y la identificación de documentis con Arquitectura de Información  ¿Cómo realizar entonces la incorporación a un Archivo Único Digital de clientes de los documentos en papel que tenemos en carpetas identificadas, por ejemplo, con un código de operación? Es el tema de hoy.

El primer aspecto del que tenemos que percatarnos es que si bien digitalmente tendremos muchas maneras de manejar la información al momento de organizar la captura digital, es mejor que usemos para la carga de información el criterio de clasificación de las carpetas que contienen los documentos en papel que digitalizaremos. Así el proceso automatizado de captura digital será más rápido y menos exigente para el operador. Si las carpetas de documetnos en papel se identifican, por ejemplo, con un código de operación, no es apropiado organizar el proceso de captura digital por clientes, sino por operación (el criterio usado en las carpetas de papel). Como cada operación está ligada a un cliente, el sistema de información digital es quien tiene que identificar (automáticamente) al cliente cuando los documentos son leidos inteligentemente, no el usuario antes de digitalizar.

En una carpeta a digitalizar normalmente hay varios tipos de documentos: por ejemplo información fiscal, actas de constitución, etc. Una segunda idea importante es que si el usuario tiene que identificar cada tipo documento antes de digitalizar, el proceso de digitalización es lento y eso, en un proceso masivo, es costoso.  Por eso es mejor digitalizar los documentos sin preocuparse nombre del archivo, ni del cliente, sino sólo del código de la operación. Se digitalizan todos los documentos y se guardan con nombres automáticamente asignados, arbitrarios, sólo identificados por el nombre de la carpeta digital donde residen y que se identifica con el código de la operación.

Esto convierte la digitalización en una operación rápida y de poca exigencia analítica. Sólo se requiere saber usar el escáner. Los documentos digitalizados en la red se identifican en grupos que los asocian a una operación simplemente porque están en un directorio cuyo nombre es un código de operación. De esta manera las ventajas de la tecnología digital comienzan a operar. La identificación de detalle de los documentos digitalizados y revisión de los mismos, la carga de las fechas de vigencia, se pueden hacer en forma centralizada y asíncrona, como un pos proceso de la digitalización, desde cualquier punto de la red.

Si la digitalización es en línea, se depende de hacer consultas al sistema para cada documento digitalizado. Esto hace el proceso sumamente demorado, impráctico y aumenta los costos de procesamiento tanto en la operación masiva como en la operación con múltiples oficinas. Por eso es mejor que la digitalización ocurra fuera de línea y que el procesamiento en línea sea posterior, asíncrono, basado en el código de la operación que identifica a la carpeta digital. Esto tiene una ventaja adicional, la subida  de información a un servidor centralizado puede ocurrir asincrónicamente por lo que para todo efecto práctico, no hay en el proceso, tiempos de subida de información al servidor con personas esperando a que esto ocurra.

La revisión de los documentos digitalizados, su identificación, la carga de las fechas de vigencia y cualesquiera otras variables pertinentes, su incorporación al archivo digital, el aseguramiento de la calidad y cualquier otro pos procesamiento pueden hacerse desde cualquier punto de la red, por un archivo digital inteligente, que le presenta al usuario encargado la información digitalizada pendiente de  procesamiento. Como este usuario recibe la información desde el servidor y no desde el punto de digitalización la actividad no tiene nunca que esperar por los tiempos de subida de la información al servidor y es por tanto muy eficiente y puede realizarse tanto en el procesamiento masivo por lotes como en el procesamiento puntual.

Pero hay más aportes que las ideas que emanan del conocimiento de  Arquitectura de Información pueden hacer en la carga de información en los sistemas de archivo digital. Así que volveremos al tema en una siguiente oportunidad.

viernes, 5 de septiembre de 2014

Digitalización de los documentos de Clientes

La cultura del papel lamentablemente impregna muchos procesos de
digitalización y por ello éstos terminan siendo ineficientes
Muchas veces la confusión y las malas prácticas comienzan en proyectos o iniciativas a los que se les da un título como el de este post. Varios errores se concatenan a partir de allí. Uno frecuente, tiene que ver con el hecho de que se construyen los archivos de los clientes con modelos que responden más a la cultura del papel, que a la cultura digital. Sobre esto hemos estado conversando en nuestros últimos post por lo que no lo haremos hoy, y antes bien partimos de la premisa que se ha construido un buen Archivo Único Digital de Clientes, con buenas prácticas de Arquitectura de Información y que lo que se quiere resolver es estrictamente la carga digital de la documentación en papel que nos entregan los usuarios y clientes en ese archivo digital. Entenderemos en esta oportunidad la naturaleza de las dificultades en función de prepararnos para poder conversar de las mejores alternativas de diseño.

A los lectores interesados en conocer qué es desarrollar Archivos de clientes con modelos de la cultura del papel les remitimos a nuestros post recientes. Ver por ejemplo:  El mérito no viene de los computadores: ¿Cómo describimos nuestras operaciones en un archivo digital?¿Qué debería ser el expediente digital de un cliente? y Expedientes físicos y diseño de un Archivo Digital sin la cultura del papel.

El tema de hoy es que incluso cuando el Archivo digital ha sido bien creado, aún hay problemas prácticos a resolver en relación a la carga de documentos.  ¿Cómo cargar en forma masiva los documentos de papel que se tienen en los archivos actuales? ¿Cómo hacer de una forma efectiva la carga cotidiana de todos los documentos en papel que nos entregan en el contexto de las nuevas transacciones? ¿Cómo hacer esta carga de una manera costo-efectiva, cuando  se tienen oficinas en varias ciudades y/ o en varios en varios puntos de una misma ciudad?

Según como se contesten estas preguntas el resultado puede ser más o menos eficiente y la solución digital más o menos viable, con independencia de la tecnología empleada, ya que el problema principal no es de tecnología, computadores y programas sino, en primer lugar, de diseño de procesos con Arquitectura de información.

Precisamente por ello otra vez vuelve a surgir el problema de la carga pesada que significan las ideas heredadas de la cultura del papel.  Veamos: Se tiene en la mano una carpeta con los documentos que nos entregó un cliente en el contexto de una operación o transacción determinada y queremos digitalizarlos de forma que queden disponibles en toda la red de oficinas y útiles en todos los contextos.  El proceso lógico normalmente se resume en identificar en el sistema el cliente, buscar la operación con la que estamos trabajando, y una vez allí digitalizar uno a uno los documentos que están en la carpeta, identificarlos adecuadamente y registrarlos asociados a la correspondiente transacción, indicando la vigencia y descripciones pertinentes de cada documento. Hemos visto el proceso muchas veces expresado e implementado en estos términos. Pero allí está el problema,  es correcto el proceso en su resultado, pero diseñada así, la carga de información es sumamente ineficiente, innecesariamente complicada y por ello resulta demasiado costosa.

Lo que ocurre es que diseño del proceso de digitalización sigue demasiado cerca al proceso manual previo. Por ello es demasiado lento, contiene demasiados pasos, resulta complicado de implementar en todas las oficinas, requiere de funcionarios formados en cada sitio donde se procese el trámite y el proceso digital se afecta por los tiempos de respuesta de la operación en una red nacional o internacional. ¿Cuáles son las mejoras de primer orden que habría que hacer?

Pues hay que tener un proceso de captura digital que pueda ejecutarse en forma más liviana y que tenga la menor cantidad de exigencias técnicas hacia el personal que la realiza. Como lo explicamos en el primer semestre de este año (Ver por ejemplo: La línea de producción de bits o El registro de metadatos en un proyecto de digitalización de volumen), 10 minutos más en el procesamiento de un cierto trámite de digitalización puede no sonar mucho tiempo, pero cuando estos diez minutos deben realizarse centenares o miles de veces, se tienen muchas horas que finalmente representan retrasos y costos en un proyecto masivo y dificultades en un proceso de múltiples localidades.

Con esto en mente comentaremos ideas alternativas de diseño de la carga digital de documentos en un siguiente post.

viernes, 29 de agosto de 2014

¿Se puede representar un Archivo Único Digital de Clientes con un diagrama simple?

La lógica detrás de un Archivo Único Digital de Clientes
se puede representar en forma sencilla
La respuesta es que si, conforme a las ideas que hemos estado explicando en las últimas semanas, un Archivo Único Digital de Clientes es una solución que se desarrolla con Arquitectura de Información y que trae consigo beneficios tanto para la institución como para sus usuarios y clientes. Precisamente uno de los aportes que hace la Arquitectura de información es facilitar la representación y la comunicación de las ideas centrales en los proyectos de gestión de información. Aunque en términos tecnológicos la implementación de éstas sea sofisticada, su representación puede hacerse a partir de la identificación de unos pocos componentes de información principales y sus relaciones.

En el contexto de la explicación de lo que es la Estructura de información como dimensión de trabajo de la Arquitectura de Información hace algún tiempo introducimos un par de conceptos básicos que ayudan aquí. El concepto de Objeto de información y el concepto de Mapa preliminar de objetos de información, una manera de visualizar los entes que intervienen en la solución de gestión de información con la que se está trabajando. Remitimos a los lectores que quieren ahondar un poco más sobre estos conceptos a las explicaciones detrás de los enlaces.

El tema que hemos estado exponiendo en las últimas semanas es que para crear una excelente solución de archivos hay que romper con el lastre que representa la cultura del papel, de las capetas, de las fotocopias. Mucho de los problemas que hoy vemos en numerosas instituciones es que tienen herramientas tecnológicas modernas pero las usan con modelos de organización de la información que no pertenecen a la cultura digital sino que expresan las limitaciones inherentes a las dificultades que trae consigo el papel como medio de almacenar la información: En un archivo de papel no hay un almacenamiento fácil de las relaciones y los expedientes son siempre estáticos (Ver: ¿Qué debería ser el expediente digital de un cliente?).

En el Archivo Único Digital de Clientes intervienen de forma protagónica unos pocos objetos de información: las personas, las operaciones, los documentos físicos que se requieren y las reglas de negocios con las que trabajamos. Los expedientes digitales son contenidos dinámicos que se forman de manera virtual en el momento en el momento en que los necesitamos. No son componentes que están archivados en hojas de papel incluidas en una carpeta. Por eso (como ejemplo) el documento de identidad o el balance personal de un cliente contenidos en un expediente digital es siempre el último que nos ha entregado el cliente, sin importar el qué momento lo hizo, en qué oficina lo hizo, en el contexto de qué operación. El Archivo digital se comporta de manera inteligente, usa las Reglas de Negocios, entiende lo que el tema de la vigencia de un documento y por tanto cuando es útil y puede seguirse usando, cuando está vencido y no puede usarse, cuando está próximo a vencer y debe solicitarse su reemplazo en los próximos días (Ver: Reglas Dinámicas en un Archivo Digital).

Esta inteligencia, su carácter dinámico con capacidad de responder a cada cambio, y su naturaleza digital conocedora de todas las relaciones pertinentes le permite al Archivo digital regular todas las operaciones que hacemos en la institución.

En el diagrama  de arriba las Reglas de negocio se sitúan abajo, como el piso sobre el que se construye todo, para representar la omnipresencia de su conocimiento en el Archivo digital. La imagen no es otra cosa que un Mapa preliminar de objetos de información que muestra los componentes mencionados y es útil para visualizar y explicar en forma sencilla y gráfica lo que un Archivo único Digital de clientes es.

viernes, 22 de agosto de 2014

¿Por qué Reglas de Negocios explícitas?

Los sistemas basados en reglas de negociso permiten hacer
ciclos más cortos de adaptación a cambios de entorno,
optimización o mejoras
La semana pasada comentamos las ventajas de tener reglas de negocios explícitamente definidas dentro de un sistema de Archivo Único Digital de Clientes o una solución de gestión de información para el apoyo a las operaciones ordinarias y la toma de decisiones. Vimos que al definir las reglas de negocios le proporcionamos al sistema criterios para hacer revisiones, tomar decisiones y ejecutar acciones. Los sistemas dejan de ser repositorios pasivos de información que ayudan en las actividades institucionales para convertirse en instrumentos activos, cruciales en las operaciones cotidianas por la eficiencia que aportas al usarlos. En ese contexto nos quedó pendiente la tarea de profundizar un poco más y analizar desde dónde y cómo se generan estas ventajas. Lo haremos hoy llegando a una conclusión que resulta fascinante cuando se entienden sus implicaciones.

Es interesante darse cuenta que la definición explicita de reglas de negocio no es el único camino que por el que se llega a una solución que trabaja eficientemente desde un punto de vista funcional. Es decir, se puede hacer un buen sistema sin definir explícitamente reglas de negocios. Lo que ocurre es que normalmente éstas son el mejor camino desde una perspectiva integral, porque tienden a generar aplicaciones que se adaptan mejor a los cambios que ocurren en el entorno institucional, dentro del marco jurídico legal o de negocios en el que la institución se desenvuelve.

La ventaja que tiene el desarrollo de sistemas basados en reglas de negocios es que se convierte la lógica de negocios en contenidos de información y que por tanto cambiando estos contenidos el sistema puede comportarse de manera muy diferente, sin necesidad de (y sin la complejidad de) cambiar el software de los sistemas que controlan los archivos o las operaciones institucionales.

Cambiar contenidos de información es una operación sencilla que un analista que entienda el negocio institucional puede hacer. Cambiar el software es una operación complicada que requiere el concurso de múltiples profesionales, particularmente de ingenieros de software especializados que añaden una interfaz técnica sofisticada a cada paso de mejora institucional.

Pero más allá de la disminución de la complejidad, la ventaja práctica que los sistemas basados en reglas de negocios explícitas tienen, es la velocidad con la que permiten hacer cambios para adaptarse a nuevas situaciones: el cambiar información es una operación rápida, normalmente inmediata, mientras que el desarrollo de software es un trabajo que toma un tiempo significativo. Incluso el cambio de unas pocas líneas de código implica un análisis con un alto grado de abstracción (más allá del análisis en el dominio conocimiento de las operaciones institucionales) y la realización de numerosas pruebas para estar seguros que se pueden usar el nuevo software generado en los sistemas en producción, sin temor de que se generen situaciones indeseables.

Debido al intercambio de lógica almacenada en el software por lógica almacenada como información es que las soluciones basadas en reglas de negocios resultan más fáciles de mantener, más duraderas en el tiempo y por tanto más económicas para la institución. Los sistemas no se vuelven obsoletos cuando las reglas de negocios cambian y esto es muy importante en la época que vivimos ya que la experiencia muestra que muchas veces las condiciones de borde en que nos movemos cambian, por efectos de la competencia o por algo tan predecible como un cambio de gobierno o de una situación internacional que hace que se establezcan nuevas regulaciones o requisitos desde el estado. Todo el que ha dirigido una institución sabe que para los cambios hay que estar preparados.

viernes, 15 de agosto de 2014

Reglas dinámicas en un Archivo Digital

Formular explícitamente reglas de negocio permite construir sistemas de gestión
 más eficientes
En un Archivo Único Digital de Clientes eficiente todas las operaciones institucionales tienen asociadas reglas de negocios explícitamente definidas. Esto es sumamente útil desde muchos puntos de vista, los sistemas pueden ser un poco más complejos de crear inicialmente, porque se precisa definir las reglas que subyacen en él, pero después resultan más fáciles de mantener, son más duraderos en el tiempo, apoyan mejor el trabajo cotidiano y proporcionan normalmente más ayuda en la toma de decisiones. Comentaremos hoy estas afirmaciones.

Presuponemos que nuestros lectores tienen claro lo que las reglas dinámicas de negocio son y cómo se usan en el desarrollo de soluciones. Algunos quizá estén interesados en leer nuestros post acerca de las “Soluciones de gestión basadas en reglas de negocios”, acerca de “Las reglas de negocio como estrategia de desarrollo” y acerca de la “Formulación de Reglas de negocio”. El asunto es que si a la hora de diseñar un Archivo Digital de Clientes nos detenemos a examinar cuáles son las reglas de gestión sobre sobre las que se basa el manejo de información y de documentos en las operaciones que actualmente hacemos, si formulamos estas reglas explícitamente y las incluimos como tales en el sistema de gestión, esté último podrá usarlas en su toma de decisiones regular.

Las reglas pueden ser muy sencillas, por ejemplo, la definición de qué recaudos se requieren en forma obligatoria para la realización de una cierta operación (obtener un crédito, solicitar una constancias, etc.). También pueden contener alguna especificación adicional, por ejemplo, que para hacer un cierto trámite en la institución tienes que tener una solvencia de la entidad nacional de control impositivo con una cierta vigencia.

La primera ventaja interesante que se obtiene cuando se hacen estas definiciones es que el sistema puede revisar automáticamente las reglas que le fueron establecidas tanto en el momento de hacer una operación, como al momento de iniciar o de cerrar un nuevo día, o cuando se produce un cierto evento. A partir de esta revisión el sistema puede realizar acciones como emitir avisos en pantalla, asignar tareas o proporcionar información pertinente a ciertas personas, usuarios institucionales o clientes, usando el correo electrónico.

Así, por ejemplo, cuando un cliente va a hacer una operación determinada, el propio Archivo Digital está en condiciones de saber cuáles son los recaudos que se requieren para esta operación para informar al cliente y/o al funcionario que lo atiende. También puede hacer tareas más sofisticadas, por ejemplo, revisar si en el Archivo digital está el documento de solvencia requerido, si está vigente para la fecha y si lo estará la cantidad de días requeridos a partir de comienzo de la nueva operación.

El Archivo Digital puede avisarle directamente al cliente que un determinado documento que está almacenado en él está próximo a perder vigencia y que debe entregar uno nuevo, como requisito previamente establecido, en un plazo de tantos días. Puede alertar a la institución acerca de ciertas situaciones que se suceden en el transcurso del tiempo en el expediente digital de algunos determinados clientes.

Todas estas son ventajas que deben considerarse a la hora de definir la ruta de diseño de una solución de gestión de información o un sistema de archivo digital de clientes. En un próximo post explicaremos por qué y en dónde se generan estas ventajas cunado se usan Reglas de negocios explícitas.

viernes, 8 de agosto de 2014

El mérito no viene de los computadores: ¿Cómo describimos nuestras operaciones en un archivo digital?

Muchas veces se diseñan archivos digitales bajo la cultura del papel.
La diferencia en eficiencia aparece, sin embargo, cuando se usan
criterios  de Arquitectura de Información
En nuestros últimos post hemos estado trabajando sobre la idea de que los resultados eficientes en las buenas soluciones de gestión institucional no se obtienen desde el mero uso de computadores y herramientas tecnológicas. Estos, por supuesto, hay que usarlos, pero lo que verdaderamente hace la diferencia es la organización de la información con criterios de Arquitectura de Información y para ello distinguimos cuáles son los objetos de información que están en nuestros procesos y creamos modelos que representan estos procesos. Luego aplicamos estos modelos, ojalá alimentado herramientas que nos permitan implementar las soluciones con prototipos generados automáticamente, sin tener que desarrollar software, sino solamente configurar alguna plataforma con nuestros modelos. Este es el camino eficiente y seguro para crear archivos digitales. En este marco, para estructurar la información debemos preguntarnos: ¿Cómo describimos nuestras operaciones institucionales al crear un archivo digital?

A pesar de que evidentemente no hay una receta universal para hacerlo, si hay métodos y procesos que se repiten, incluso, cuando se trata de soluciones que debemos construir para casos muy diferentes.

En general,  debemos hacer una lista de las propiedades que tienen nuestras operaciones. Por ejemplo, es común que haya un Tipo de operación que se define según como las clasifiquemos. Por ejemplo, activas y pasivas, internas y externas, etc. Puede haber Subtipos de operaciones, si hay clasificaciones secundarias dentro de los grupos principales.

Una propiedad importante es la identificación de la operación. Normalmente un número o código que la identifica en forma única. Puede haber varias fechas, típicamente hay una fecha de inicio, una fecha de finalización y a veces algunas otras.

Suele haber criterios de clasificación y estados, o valores que determinan como está esa operación respecto a ciertos criterios (Ver Estados de la información). Por ejemplo: aprobada, reprobada, en evaluación. Algunas veces pueden haber criterios administrativos que indican los pasos en los que se encuentra el trámite.

La operación normalmente tiene que ver con personas, internas y externas. Por ejemplo, en un trámite de registro civil de una persona están los padres, el hijo, los testigos, el registrador, el secretario, etc. En una operación de compra-venta está el vendedor y el comprador. En una operación bancaria están los titulares, los accionistas, los fiadores, los representantes legales.

La operación también puede tener que ver con documentos y de allí se derivan las relaciones o asociaciones de la operación con los documentos.

Lo interesante en que con Arquitectura de Información muchas de las propiedades son relaciones digitales que pueden estar vacías (por ejemplo, puede o no haber fiador) o que deben estar llenas porque son obligatorias según las reglas institucionales (por ejemplo, siempre debe haber un titular).

Bajo la cultura del papel las relaciones no funcionan bien, porque si guardamos los datos del objeto de información relacionado en la misma carpeta de la operación tendemos a duplicar la información , a general redundancias e inconsistencias y si las guardamos afuera el tener el expediente completo de una operación que involucra múltiples personas y documentos tiende a ser muy complicado de reunir.

Debido a las limitaciones señaladas, es común que en una organización de la información realizada con  la cultura del papel (usando o no computadores) se pierda el control de las vigencias de algunas relaciones. Debida a ello, por ejemplo, son muchos los bancos que pasan trabajo ante las auditorías públicas, porque aunque usan tecnologías de la información, muchos de sus procesos de archivos están basados en la cultura del papel.

viernes, 1 de agosto de 2014

¿Qué debería ser el expediente digital de un cliente?

La diferencia entre un archivo organizado digitalmente y uno organizado en papel
debería ser mucho más que el medio físico de almacenamiento.
Hay distinciones de Arquitectura de Información involucradas
Cuando hay Arquitectura de Información el expediente digital de un cliente es algo diferente de un conjunto de hojas en una carpeta almacenada en un archivador para documentos impresos en papel.  La diferencia no está en el medio que soporta la información. Algunas organizaciones  usan computadores y por tanto almacenan información en medios electrónicos, pero organizan la información sin Arquitectura, como si los procedimientos que se usaban bajo la cultura del papel fueran apropiados conceptualmente, cuando la verdad es que estos procedimientos tiene un origen histórico, pero no son los adecuados. El expediente digital de una persona  debería ser algo diferente a lo que era en el pasado y cuando se hacen bien los Archivos Únicos Digitales de Clientes deben ser muy eficientes. Analicemos a continuación la naturaleza de esta diferencias.

Los objetos de información que básicamente se manejan en un archivo de clientes son las Personas, las Operaciones, los Documentos físicos y las Reglas de Negocios institucionales.

Lo propio es que cada uno de estos objetos de información tenga asociaciones hacia los otros, realizadas a través de los procesos u operaciones que los vincularon. Así por ejemplo, si partimos de una persona podemos saber cuáles son las operaciones que ha realizado, bajo que reglas institucionales las hizo y cuáles son los documentos físicos que las soportan. Si partimos de una lista de operaciones y seleccionamos una, podemos saber también cuáles son las personas que intervinieron, bajo que reglas de negocio y con qué documentos de respaldo.  Si el punto de partida es un documento de, por ejemplo, una lista de documentos vencidos o próximos a vencer, podemos saber cuáles son las operaciones y clientes afectados por ese vencimiento. También si se tratase de una institución que tiene su archivo físico distribuido en distintas ciudades, podríamos saber en cuál de las posibles locaciones se encuentra archivado el documento original.

Esto es muy diferente a  lo que se hacía bajo la cultura del papel. Ésta obligaba a obligaba a establecer  las relaciones entre clientes, operaciones, reglas institucionales y en expedientes físicos a través de carpetas que por las limitaciones del medio sólo podían tener un criterio de ordenamiento y, en el mejor de los caso,  se usaban fichas o listados para resolver  la diversidad de criterios de búsqueda.

¿Cuál es el problema? ¿Cuál es la diferencia? ¿Cuál es el aporte de la Arquitectura de Información?

El hecho que en las soluciones pensadas para medios digitales las asociaciones entre instancias son naturales y prácticamente inmediatas, no hay límites en la cantidad de asociaciones entre instancias que se pueden tener y esto hace que buscar y recuperar la información relacionada sea sencillo conceptualmente hablando.
Veámoslo en un caso muy concreto para entenderlo mejor: Bajo la antigua cultura del papel la información de un fiador de un crédito bancario, por ejemplo, estaba almacenada en la carpeta del crédito. Si ese fiador era además un cliente que realizaba sus propias operaciones, o era fiador de otra persona, o accionista de una empresa, la información estaba duplicada en otras carpetas. Si el archivo se digitalizó sin Arquitectura de Información es probable que se mantengan las mismas ineficiencias y duplicados, mientras que con una Arquitectura de información adecuada, la información de una persona está almacenada una única vez y es recuperable desde cualquier esquema de búsqueda que se haya realizado.

Por esto los Archivos Únicos Digitales son más sencillos conceptualmente, más económicos de espacio, más simples de operación y producen relaciones más adecuadas con los clientes ya que a nadie se le pide que vuelva a soportar con nuevos documentos lo que ya es soportado por los documentos presentes en el archivo institucional.

viernes, 25 de julio de 2014

Expedientes físicos y diseño de un Archivo Digital sin la cultura del papel

En un archivo digital diseñado y construido con criterios de
Arquitectura de Información la respuesta institucional es eficiiente
porque los sistemas manejan todas las relaciones digitalmente,
sin duplicar ni los documentos físicos ni los documentos digitales,
sin necesidad de fotocopias, ni valijas y
administrando siempre la vigencia de cada documento
Como un ejemplo de lo que se puede hacer con Arquitectura de información hemos estado hablando en las última semanas del concepto de Archivo Único Digital de Clientes y sus diferencias con las aproximaciones tradicionales, que aunque usan instrumentos de las modernas tecnologías de la información (computadores de última generación, bases de datos, software, redes, etc.) están aun fuertemente influenciadas por la cultura de la organización de documentos de papel. Distinguimos recientemente que no es lo mismo organizar la información que organizar documentos, que si bien lo segundo es necesario, sólo se puede hacer bien cuando se enmarca y se resuelve en una organización estructurada con criterios de Arquitectura de información (AI). Con esto en mente conversaremos hoy sobre el manejo de los expedientes físicos cuando se construye un Archivo Único Digital de Clientes.

Hemos visto (¿Por qué la misma institución te pide varias veces los mismos documentos?) que cuando no hay AI los trámites institucionales se tornan engorrosos para el cliente, el obtener la información en forma adecuada un problema complicado para la institución y que a pesar de las herramientas digitales en ocasiones se le pide al cliente documentos que la institución ya dispone en sus archivos físicos. ¿Cuál es la estructura de información que se debe manejar para que esto no ocurra?

Los objetos de información básicos que se deben  usan en un Archivo digital de expedientes de clientes (Ver ¿Qué es un Archivo Único Digital de Clientes? Parte 1 y Parte 2) son cuatro: los clientes, los expedientes físicos, las operaciones y las reglas dinámicas de negocio. Con una Arquitectura de información adecuada se combinan estos objetos de información para construir archivos digitales que tienen como característica principal el hecho de permitir una gestión de las operaciones basadas en información y relaciones digitales más que en documentos y cultura de papel, fotocopias y carpetas.

Los documentos físicos se digitalizan y se hacen disponibles cuando se le necesitan, asociados digitalmente a los clientes y a las operaciones y por tanto no duplicados en carpetas. Para el usuario institucional los documentos están siempre disponibles y siempre asociados a las operaciones pertinentes. Así, por ejemplo, si dos personas son clientes de una institución y sus documentos respectivos por tanto ya se registraron previamente y están vigentes, cuando en una nueva operación estos se involucran, el sistema incorpora automáticamente, en forma de asociación digital, sus respectivos documentos, conforme a las definiciones de las reglas de negocios definidas. Si el documento existe en el archivo, pero está caduco, el sistema lo advierte. Por tanto, nunca se le pide a ningún cliente, innecesariamente, que vuelva a entregar una copia o un original de lo que está aún vigente.

El objeto de información de expedientes físicos hace posible la administración física de los documentos en papel y la asociación digital en todos los trámites que le requieren.

Cuando algún documento caduca, el sistema advierte directamente al cliente que debe entregar una versión actualizada del mismo. De esta manera y haciendo las alertas necesarias el sistema se ocupa de la actualización para que los documentos almacenados se mantengan vigentes.

Se garantiza también que no hayan documentos duplicados en los archivos y se eliminan las solicitudes innecesarias de documentos a los clientes cuando estos realizan transacciones.

Cuando el cliente entrega la nueva versión de un documento se actualiza el archivo físico y el archivo digital, consecuentemente, en virtud de las asociaciones digitales correspondientes los expedientes digitales quedan actualizados instantáneamente, sin que se duplique ni la información física ni la información digital. Para las personas que tienen que manejar el archivo o los archivos físicos, es fácil ubicar y sustituir el documento. Los que tienen que manejar la información no se ocupan para nada de los documentos físicos sino que siempre recuperan información digital pertinente.