Expedientes físicos y diseño de un Archivo Digital sin la cultura del papel

En un archivo digital diseñado y construido con criterios de
Arquitectura de Información la respuesta institucional es eficiiente
porque los sistemas manejan todas las relaciones digitalmente,
sin duplicar ni los documentos físicos ni los documentos digitales,
sin necesidad de fotocopias, ni valijas y
administrando siempre la vigencia de cada documento

Como un ejemplo de lo que se puede hacer con Arquitectura de información hemos estado hablando en las última semanas del concepto de Archivo Único Digital de Clientes y sus diferencias con las aproximaciones tradicionales, que aunque usan instrumentos de las modernas tecnologías de la información (computadores de última generación, bases de datos, software, redes, etc.) están aun fuertemente influenciadas por la cultura de la organización de documentos de papel. Distinguimos recientemente que no es lo mismo organizar la información que organizar documentos, que si bien lo segundo es necesario, sólo se puede hacer bien cuando se enmarca y se resuelve en una organización estructurada con criterios de Arquitectura de información (AI). Con esto en mente conversaremos hoy sobre el manejo de los expedientes físicos cuando se construye un Archivo Único Digital de Clientes.

Hemos visto (¿Por qué la misma institución te pide varias veces los mismos documentos?) que cuando no hay AI los trámites institucionales se tornan engorrosos para el cliente, el obtener la información en forma adecuada un problema complicado para la institución y que a pesar de las herramientas digitales en ocasiones se le pide al cliente documentos que la institución ya dispone en sus archivos físicos. ¿Cuál es la estructura de información que se debe manejar para que esto no ocurra?

Los objetos de información básicos que se deben  usan en un Archivo digital de expedientes de clientes (Ver ¿Qué es un Archivo Único Digital de Clientes? Parte 1 y Parte 2) son cuatro: los clientes, los expedientes físicos, las operaciones y las reglas dinámicas de negocio. Con una Arquitectura de información adecuada se combinan estos objetos de información para construir archivos digitales que tienen como característica principal el hecho de permitir una gestión de las operaciones basadas en información y relaciones digitales más que en documentos y cultura de papel, fotocopias y carpetas.

Los documentos físicos se digitalizan y se hacen disponibles cuando se le necesitan, asociados digitalmente a los clientes y a las operaciones y por tanto no duplicados en carpetas. Para el usuario institucional los documentos están siempre disponibles y siempre asociados a las operaciones pertinentes. Así, por ejemplo, si dos personas son clientes de una institución y sus documentos respectivos por tanto ya se registraron previamente y están vigentes, cuando en una nueva operación estos se involucran, el sistema incorpora automáticamente, en forma de asociación digital, sus respectivos documentos, conforme a las definiciones de las reglas de negocios definidas. Si el documento existe en el archivo, pero está caduco, el sistema lo advierte. Por tanto, nunca se le pide a ningún cliente, innecesariamente, que vuelva a entregar una copia o un original de lo que está aún vigente.

El objeto de información de expedientes físicos hace posible la administración física de los documentos en papel y la asociación digital en todos los trámites que le requieren.

Cuando algún documento caduca, el sistema advierte directamente al cliente que debe entregar una versión actualizada del mismo. De esta manera y haciendo las alertas necesarias el sistema se ocupa de la actualización para que los documentos almacenados se mantengan vigentes.

Se garantiza también que no hayan documentos duplicados en los archivos y se eliminan las solicitudes innecesarias de documentos a los clientes cuando estos realizan transacciones.

Cuando el cliente entrega la nueva versión de un documento se actualiza el archivo físico y el archivo digital, consecuentemente, en virtud de las asociaciones digitales correspondientes los expedientes digitales quedan actualizados instantáneamente, sin que se duplique ni la información física ni la información digital. Para las personas que tienen que manejar el archivo o los archivos físicos, es fácil ubicar y sustituir el documento. Los que tienen que manejar la información no se ocupan para nada de los documentos físicos sino que siempre recuperan información digital pertinente.