La carga digital de documentos en un archivo único de clientes

El conocimiento de Arquitectura de Información agiliza significativamente
los procesos de carga digital de documentos

Cuando se quiere incorporar documentos de papel a un archivo digital el diseño del proceso es crítico. Como explicamos la semana pasada, muchas veces se llama a esto “Digitalización” y por allí comienza el problema porque se pone el acento en el mero cambio de tipo de medio, el pase de la información en papel a los sistemas digitales, sin revisar el detalle de los procesos  subyacentes.  El resultado se traduce en costos excesivos que son producto de la ineficiencia de los procesos. Para hacerlo distinto hay que diseñar los procedimientos de captura digital, lectura inteligente de información y la identificación de documentis con Arquitectura de Información  ¿Cómo realizar entonces la incorporación a un Archivo Único Digital de clientes de los documentos en papel que tenemos en carpetas identificadas, por ejemplo, con un código de operación? Es el tema de hoy.

El primer aspecto del que tenemos que percatarnos es que si bien digitalmente tendremos muchas maneras de manejar la información al momento de organizar la captura digital, es mejor que usemos para la carga de información el criterio de clasificación de las carpetas que contienen los documentos en papel que digitalizaremos. Así el proceso automatizado de captura digital será más rápido y menos exigente para el operador. Si las carpetas de documetnos en papel se identifican, por ejemplo, con un código de operación, no es apropiado organizar el proceso de captura digital por clientes, sino por operación (el criterio usado en las carpetas de papel). Como cada operación está ligada a un cliente, el sistema de información digital es quien tiene que identificar (automáticamente) al cliente cuando los documentos son leidos inteligentemente, no el usuario antes de digitalizar.

En una carpeta a digitalizar normalmente hay varios tipos de documentos: por ejemplo información fiscal, actas de constitución, etc. Una segunda idea importante es que si el usuario tiene que identificar cada tipo documento antes de digitalizar, el proceso de digitalización es lento y eso, en un proceso masivo, es costoso.  Por eso es mejor digitalizar los documentos sin preocuparse nombre del archivo, ni del cliente, sino sólo del código de la operación. Se digitalizan todos los documentos y se guardan con nombres automáticamente asignados, arbitrarios, sólo identificados por el nombre de la carpeta digital donde residen y que se identifica con el código de la operación.

Esto convierte la digitalización en una operación rápida y de poca exigencia analítica. Sólo se requiere saber usar el escáner. Los documentos digitalizados en la red se identifican en grupos que los asocian a una operación simplemente porque están en un directorio cuyo nombre es un código de operación. De esta manera las ventajas de la tecnología digital comienzan a operar. La identificación de detalle de los documentos digitalizados y revisión de los mismos, la carga de las fechas de vigencia, se pueden hacer en forma centralizada y asíncrona, como un pos proceso de la digitalización, desde cualquier punto de la red.

Si la digitalización es en línea, se depende de hacer consultas al sistema para cada documento digitalizado. Esto hace el proceso sumamente demorado, impráctico y aumenta los costos de procesamiento tanto en la operación masiva como en la operación con múltiples oficinas. Por eso es mejor que la digitalización ocurra fuera de línea y que el procesamiento en línea sea posterior, asíncrono, basado en el código de la operación que identifica a la carpeta digital. Esto tiene una ventaja adicional, la subida  de información a un servidor centralizado puede ocurrir asincrónicamente por lo que para todo efecto práctico, no hay en el proceso, tiempos de subida de información al servidor con personas esperando a que esto ocurra.

La revisión de los documentos digitalizados, su identificación, la carga de las fechas de vigencia y cualesquiera otras variables pertinentes, su incorporación al archivo digital, el aseguramiento de la calidad y cualquier otro pos procesamiento pueden hacerse desde cualquier punto de la red, por un archivo digital inteligente, que le presenta al usuario encargado la información digitalizada pendiente de  procesamiento. Como este usuario recibe la información desde el servidor y no desde el punto de digitalización la actividad no tiene nunca que esperar por los tiempos de subida de la información al servidor y es por tanto muy eficiente y puede realizarse tanto en el procesamiento masivo por lotes como en el procesamiento puntual.

Pero hay más aportes que las ideas que emanan del conocimiento de  Arquitectura de Información pueden hacer en la carga de información en los sistemas de archivo digital. Así que volveremos al tema en una siguiente oportunidad.