viernes, 24 de septiembre de 2010

Transición: códigos de barras a hiperautomatización RFID

Etiquetado RFID en la Universidad de Waterloo (2)
(http://www.lib.uwaterloo.ca/staff/isig/images/rfid.jpg)

La transición de las bibliotecas a RFID comenzó hace varios años. Las bibliotecas pioneras ya tienen más de cinco años usando esta tecnología y algunas ya cumplen o están cercanas a cumplir los 10 años. Sin embargo, en estos momentos, en el inicio de la segunda década del milenio, es que realmente RFID comienza a desplegarse de un modo tal que el paradigma de la hiperautomatización de bibliotecas se orienta hacia la madurez. En algunos países, como en el Reino Unido, donde las bibliotecas le compiten al fútbol como pasatiempo, se ha venido incrementando la velocidad de adopción en numerosos programas. Uno de estos proyectos, por ejemplo, el del sistema de bibliotecas públicas de Hertfordshire (1), comenzó a instalar sistemas de autopréstamos RFID en todas las 47 bibliotecas del condado, comenzando a partir de septiembre de 2009, a una tasa de una por semana. Pero en este “post” queremos referirnos a la transición, que muchas veces es más lenta, y en la que en la biblioteca conviven las etiquetas RFID de la hiperautomatización con los códigos de barra de la automatización.

Para una biblioteca que se inicia, es siempre más fácil adoptar una nueva tecnología. Para una biblioteca ya establecida, las decisiones de la migración son más complicadas por las implicaciones en recursos y en tiempo que lleva consigo cualquier migración tecnológica. Por otro lado, aunque los códigos de barras son menos eficientes que las etiquetas RFID, algunas bibliotecas que operan con ellos se mantendrán, por algún tiempo más, usando códigos de barras por distintas razones y a sabiendas de las limitaciones de esta tecnología óptica que obliga a que los lectores tengán línea visual para poder trabajar. La buena noticia es que, con ciertas limitaciones, estas bibliotecas pueden adecuar los nuevos esquemas de la hiperautomatización a su realidad. Esto es importante porque el mero etiquetado de los libros puede durar un tiempo considerable: varios meses e incluso más de un año.

Para facilitar en forma práctica la migración a la hiperautomatización, en todos los casos, hay sistemas bibliotecarios modernos donde se proporcionan soluciones en las que pueden convivir las etiquetas RFID con las etiquetas con códigos de barras. Este esfuerzo se integra con el de los fabricantes de equipos lectores de RFID que, por su parte, construyen también equipos híbridos que permiten leer con un mismo dispositivo un código de barras o un código RFID, aún pensando que los esquemas de lectura de ambos tipos de códigos son completamente diferentes.

Esto es interesante porque significa que una biblioteca automatizada con códigos de barras puede ir moviéndose de forma práctica desde la automatización hacia la hiperautomatización. Los dispositivos portátiles que en este caso usa el personal de la biblioteca (Ver “En las manos del bibliotecario”) pueden leer con un botón los códigos de barras actuales y con otro botón las nuevas etiquetas RFID de modo que, sin interrumpir el servicio, puede hacerse, como en efecto se hace en muchos sitios, el etiquetado RFID usando una estación móvil entre las estanterías. De esta forma se aborda en forma práctica el etiquetado RFID cuando se sobrepasan las decenas o centenas de miles de ejemplares y se contesta así, afirmativamente, una pregunta siempre presente: ¿Se pueden aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías mientras todavía no hay una porción significativa de la biblioteca etiquetada con las nuevas etiquetas de radio frecuencia?.


Mas información:

  1. Sobre el proyecto de las bibliotecas públicas de Hertfordshire puede verse en: el artículo de Claire Swedberg, “In the U.K., Libraries Switch to Self-Serve”, RFID Journal.
  2. Sobre la transición a RFID en la Universidad de Waterloo puede verse en la Web del personal de esta biblioteca.
  3. Sobre procesos de transición en las bibliotecas hiperautomatizadas puede verse el libro La biblioteca hiperautomatizada


viernes, 17 de septiembre de 2010

Bibliotecas hiperautomatizadas de todos los tipos y tamaños

Escritorio de préstamos en la biblioteca del Sri Venkateswara College of
 Engineering & Technology  (SVCET), en Chittoor India
(pueden apreciarse los lectores de RFID para el carnet y para los libros)

Entre las preguntas que nos llegan cuando hablamos sobre el paradigma de hiperautomatización de bibliotecas está el tema del tipo de biblioteca y el tema del tamaño, este último particularmente relevante desde la perspectiva de Latinoamérica. Hay quienes enterándose de la tendencia internacional han pensado que las soluciones de hiperautomatización son posibles sólo en bibliotecas grandes con varias centenas de miles o millones de ejemplares en sus estanterías y con muchos miles de usuarios demandando libros prestados a la biblioteca. Han oído hablar de las prácticas crecientes en hiperautomatización RFID de bibliotecas, como las que hemos descrito, pero quizá han creído que se trata de un fenómeno que sólo se da en los países más avanzados tecnológicamente y en las instituciones académicas muy grandes. Esta apreciación no es correcta y a ella queremos dedicar este “post”, comentando y referenciando un par de ejemplos muy diferentes entre si.

Muchas opciones
La hiperautomatización de bibliotecas es un fenómeno que deja muchas puertas abiertas a la personalización. No supone un patrón único, un proceso definido al detalle, un método genérico a copiar sin más. Tampoco un tamaño. Tampoco de trata de una mera compra de equipos sofisticados. Al contrario, en cada sitio donde se implanta los bibliotecarios implementan soluciones creativas confirmando, sin duda, que hay soluciones para todos los tamaños y tipos de bibliotecas.
Resulta importante la comprensión de que se trata de un paradigma de gestión, no de un esquema simple con un proceso estandarizado que hay que adoptar sin mayores opciones. La realidad muestra que las soluciones de hiperpréstamos, por ejemplo, pueden adaptarse a bibliotecas de muy diferentes tipos, con distintas modalidades de servicio y distinto volumen de transacciones. En este blog hemos hecho referencias a bibliotecas públicas, a bibliotecas académicas, a bibliotecas infantiles, a redes de bibliotecas. En ese sentido con la hiperautomatización de bibliotecas ocurre algo como ocurrió con las tecnologías Web, cuyo uso incipiente en el primer lustro de los 90 llamaba a muchos la atención, pero no era fácil vislumbrar entonces lo que pasó dos décadas después, su actual adopción global: son útiles en bibliotecas de todos los tipos y tamaños, pero cada una las usa a su manera. Para los que se inician en el tema es importante entonces entender que la hiperautomatización de bibliotecas tiene interesantes alternativas de configuración de sus diversos habilitadores tecnológicos, lo que se evidencia en los ejemplos que siguen.

Bibliotecas pequeñas
Especialmente interesante para los países latinoamericanos es mencionar como las soluciones de hiperautomatización no se dan únicamente en las bibliotecas grandes, en las grandes ciudades de los países más industrializados. Actualmente se da también en bibliotecas pequeñas, con unos pocos miles de ejemplares, en poblaciones de provincia e, incluso, en instituciones muy pequeñas como centros educativos de unos pocos centenares de estudiantes. En la fotografía de arriba, por ejemplo, podemos ver un sencillo escritorio de préstamos de la biblioteca del Sri Venkateswara College of Engineering & Technology  (SVCET), en Chittoor, India, una institución de menos de mil estudiantes. Sin duda un ejemplo ilustrativo de que una institución muy pequeña, orientada al futuro, en un país que no es de primer mundo, puede implementar procesos de hiperautomatización como los que hemos estado describiendo en este blog (Más detalles sobre esta biblioteca o sobre el SVCET pueden verse en el sitio de la institución).
La lectura es clara: si en un pequeño instituto de menos de mil estudiantes en una pequeña ciudad de provincia lo hicieron, quiere decir que hay si hay soluciones para muchos tipos de bibliotecas, probado que haya, como allí, el interés en dar el paso hacia delante.

Soluciones a la medida
Para el bibliotecario que se acerca al tema es importante entender también que más que una compra de tecnología genérica se trata del diseño y adopción de un modelo creado a la medida de cada biblioteca. Lo específico con que se quieren establecer los servicios de préstamos, por ejemplo, ha introducido interesantes variantes en el espacio de decisiones de la biblioteca moderna: Algunas implementen sus operaciones con un proveedor con la capacidad de configurar soluciones de hiperpréstamos muy personalizadas, mientras mantienen sus procesos técnicos de catalogación y su base de datos central usando una solución clásica de servicios muy estandarizados. Esto no se daba en la década de los 90.
Tal es, por ejemplo, el caso de la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam, Holanda, una red de múltiples salas dispersas por toda la ciudad, en una institución relativamente grande ubicada en una ciudad importante de un país de primer mundo. Allí, literalmente, agregaron la solución de hiperpréstamo comunicando la base de datos de su catalogación con nuevos servicios creados en la interacción con el proveedor de la solución bibliotecaria RFID. Sin duda una muestra representativa de que la hiperautomatización no se trata de un movimiento que se inicia o se reduce a una compra de equipos. El caso particular lo describimos recientemente en su carácter específico de solución de Autopréstamo con estantería cerrada y se trata, sin duda, de una experiencia enriquecedora, otra expresión de que los bibliotecarios de todo el mundo están sumándose al movimiento mundial de hiperautomatización en forma muy creativa.

Más casos y tu caso
blog.hiperbibliotecs.org es leído y comentado en toda Iberoamérica. Las bibliotecas interesadas en reportar su actividad de hiperautomatización por este medio pueden escribirnos, bien sea que deseen relatar directamente su experiencia o enviarnos fotografías e información para nosotros publicarlas en un contexto pedagógico y divulgativo (invitamos a dejar sus comentarios en el blog a escribirnos a info@hiperbibliotecas.org).

viernes, 10 de septiembre de 2010

En las manos del bibliotecario




En la biblioteca hiperautomatizada nuevos dispositivos
móviles llegan a las manos del bibliotecario 

Si el paradigma de automatización introdujo computadores en la biblioteca, el paradigma de la hiperautomatización ha abierto las puertas a otro tipo de sofisticados dispositivos que, para beneficio de bibliotecarios y usuarios, aprovechan los aportes y la complementariedad de varias tecnologías que permiten habilitar nuevos conceptos como hiper reserva e hiperpréstamos (a los cuales nos hemos referido en anteriores oportunidades). Lo que resulta interesante es que, en efecto, los nuevos dispositivos influencian significativamente la manera de prestar el servicio en la biblioteca moderna. Precisamente este “post” queremos dedicarlo a uno de ellos, los asistentes digitales portátiles, un compañero necesario en las manos del bibliotecario que se mueve entre las estanterías de las bibliotecas hiperautomatizadas y que cambia por completo la forma de buscar los libros para satisfacer los requerimientos de hiper reservas. ¿Por qué hace falta? ¿Qué beneficios se obtiene cuando se camina con él en la biblioteca?

Identificación, procesamiento y comunicaciones en las manos
La tecnología RFID, que como hemos señalado, facilita el etiquetado de identificación de todos los recursos de la biblioteca de manera muy superior a los anteriores códigos de barras, es clave para facilitar la solución de numerosos problemas prácticos, como por ejemplo, poder inventariar sin sacar los libros de la estantería. Pero hay más beneficios que tienen que ver con los nuevos dispositivos que llegaron a la biblioteca hiperautomatizada que son más cotidianos que los inventarios rápidos.

Los asistentes digitales portátiles se conocen en el mercado como PDA por sus siglas en inglés (Personal Digital Assistant). Estos dispositivos aparecieron hace algunos años como pequeños ordenadores de las tareas de ejecutivos y fueron posibles gracias al desarrollo de las pantallas sensibles al tacto. En una fase posterior, se fundieron con los teléfonos celulares con lo que se logró que, en la mayoría de los casos, las personas no tengan que cargar, innecesariamente, con dos dispositivos. Al agregárseles capacidades de identificación, primero con lectores de códigos de barras y luego con lectores de etiquetas RFID y comunicaciones inalámbricas (Wi-Fi, GSM, Bluetooth) adquirieron gran importancia en todas las operaciones de logística, de almacenamiento y despacho. Su uso cambió y se convirtieron en facilitadores de transacciones que se simplifican con un dispositivo de procesamiento de información que se puede llevar en la mano y cuyas capacidades de comunicaciones permiten consultar bases de datos en línea después de identificar un item.

En la biblioteca
Estos dispositivos que combinan el viejo (¡!) PDA con un lector de RFID saltaron de los almacenes a las bibliotecas. En efecto, los asistentes digitales personales son una ayuda muy interesante para el bibliotecario que se mueve entre las estanterías de una biblioteca hiperautomatizada. Con ellos puede ver rápidamente, sin sentarse ante un computador de escritorio, la lista de solicitudes hechas por los usuarios de la biblioteca, asumir alguna o algunas, indicando que a partir de ese momento él se encarga de esa solicitud, encontrar ejemplares en la estantería, indicar al sistema que ya se tomó de la estantería un ejemplar previamente solicitado por el usuario y asumido por él y que se va camino al mostrador de préstamos para habilitar el hiperpréstamo requerido. Con este dispositivo en las manos del bibliotecario, cada paso será visible por el usuario a través de su página personal en la biblioteca donde, cuando así lo desee, puede conocer cada detalle que se realiza para atenderlo.

El uso del asistente digital personal por el bibliotecario le permite tener en sus manos la información que necesita para moverse asertivamente en las estanterías, pero también la capacidad de reportar el resultado de sus acciones. Pero lo realmente importante es que, cuando los bibliotecarios se mueven entre las estanterías usando este tipo de dispositivo, el usuario (usando su conexión a su página personal a la biblioteca) se entera de que está siendo atendido cuando efectivamente lo está y sabe cuándo cada libro solicitado por él llega al mostrador de préstamos donde se le entregará. El paradigma de hiperautomatización permite así un nuevo tipo de servicio, el hiperpréstamo, posible gracias a una combinación tecnológica sofisticada (RFID, Wi-fi, Internet) y nuevos usos para dispositivos portátiles personales, que se unen en sistemas modernos en los que las comunidades de usuarios interactúan, de acuerdo a sus roles, a través de perfiles definidos y conexiones personalizadas. El resultado es la optimización del tiempo de todos y un usuario que está siempre informado, con un nivel de detalles que antes era imposible, acerca del estatus de sus transacciones en la biblioteca. Todo ello gracias a múltiples factores, entre otros, sin duda, a los nuevos dispositivos en las manos del bibliotecario.

viernes, 3 de septiembre de 2010

Autopréstamo con estantería cerrada


La Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam es un ejemplo de un
servicio de autopréstamo implementado con estanterías cerradas.
Una vez que los usuarios recogen su material usan la estación
de autoservicio para registrar sus préstamos
Nuestro “post” anterior lo dedicamos al tema del Autopréstamo y expusimos cómo y por qué está creciendo su implementación en un mundo donde todas las semanas se implementan estaciones de Autopréstamos en bibliotecas de distintas características y tamaños. Nos quedó abierta en esa oportunidad la necesidad de conversar un poco más sobre el Autopréstamo como solución en bibliotecas de estantería cerrada ya que en el caso de las bibliotecas de estantería abierta la alternativa luce natural, como el siguiente paso lógico después de que el usuario seleccionó sus libros y los tiene en la mano. Con la estantería cerrada es el bibliotecario el que busca y saca los libros que van a ser prestados, entonces ¿cómo puede implementarse el Autopréstamo?

La respuesta está en la comprensión de tres condiciones: 1) las colas se eliminan si el usuario no tiene que esperar a que el personal de la biblioteca le entregue los libros que solicitó sino que el mismo los recoge donde el bibliotecario los colocó, 2) si el proceso de préstamos, asistido con tecnologías RFID en ambientes de hiperautomatización es tan sencillo que un usuario sin entrenamiento puede hacerlo y 3) el sistema que controla el servicio de hiperpréstamo puede ser personalizado para manejar la implementación muy particular.

En la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam el
personal de la biblioteca coloca los libros reservados en
cajones numerados identificados con RFID
Para entregar al usuario los libros solicitados en préstamo se requiere establecer un proceso donde el bibliotecario coloca estos libros en un sitio fácil de identificar por el usuario. Por ejemplo, un cajón numerado o una estantería etiquetada en un salón establecido. El usuario recibe las coordenadas donde puede encontrar los libros que solicitó en el mensaje que recibe por correo electrónico (ver “Hiperpréstamo, un servicio sin teclado”) y eso lo habilita a recogerlos sin necesidad de pedir ayuda. Si cuando llega al salón no tiene el correo que recibió a la mano, y no se recuerda las coordenadas que se le indicó, puede averiguarlo con su carnet RFID usando una estación estratégicamente ubicada en la entrada de la biblioteca. Con los libros en la mano puede ir a una estación de Autopréstamo, ubicada en el mismo salón donde recogió sus libros y, a partir de allí, trabajar igual que si se los hubiese recogido en una biblioteca de estantería abierta siguiendo los pasos que le indica la estación de Autopréstamo.

La estación de Autopréstamo trabaja con lectores RFID, una pantalla táctil y mensajes sencillos, fáciles de entender incluso por usuarios no experimentados, tal y como se explicó en el post anterior. Como se trata de una solución específica, se requiere de un sistema de hiperpréstamos que esté completamente adaptado a las necesidades de la biblioteca y no necesariamente se usa el mismo sistema bajo el cual se hace la catalogación, probado, por supuesto, que se establecen mecanismos adecuados de comunicación entre ambos.

En la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam los usuarios
recogen el material asignado ubicándolo por el número del
cajón
Un ejemplo interesante es el de la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam (ilustrado en las fotografías que se incluyen), que en agosto de 2009 implantó un servicio de hiperautomatización en el que el escritorio de préstamos se transforma en un conjunto de cajas numeradas donde el personal de la biblioteca coloca los libros solicitados por cada persona. En la implementación realizada, el usuario recibe en el correo que le avisa que puede pasar a buscar sus libros por la biblioteca, el número de la caja donde éstos están. De esta forma la persona recoge el material asignado sin tener que interactuar con nadie, va a la estación de autoservicio, registra su préstamo y con ello habilita su salida en el sistema de seguridad del salón.

La experiencia de la Universidad de Ámsterdam, como es usual en todos los autoservicios, reporta una excelente acogida por los usuarios con un aprendizaje rápido y manifestaciones de satisfacción. Un detalle anecdótico es que los diseñadores del salón ganaron un premio con el diseño estético del mismo (ver fotografías). También merece la pena mencionar que se trata de un caso donde el sistema bibliotecario usado para la catalogación no es el mismo que el sistema que controla los hiperpréstamos, sino que para estos últimos se usaron los servicios de una pequeña empresa especializada con la capacidad de ofrecer los servicios personalizados de hiperautomatización que requería la biblioteca de la universidad holandesa (Más fotografías ilustrativas pueden verse en flickr, y más documentación sobre el caso puede verse en Library spring)