La digitalización no siempre funciona

Muchos proyectos requieren de un trabajo de digitalización
 de volumen. Lamentablemente no siempre se logran resultados exitosos.
(Imagen tomada de http://www.toonpool.com/cartoons/Digitalization%21_8897)

Es común en la transición, desde un mundo donde la cultura estaba basada en el almacenamiento en papel a un mundo donde el almacenamiento es digital, que muchos proyectos de gestión de información incluyan, como una parte del trabajo, la digitalización de miles, decenas de miles, centenas de miles o, incluso, millones de páginas. Hay una nueva solución de gestión digital de información y la idea natural, así pues, es poder transformar la operación de los archivos para manejarlos digitalmente. Una parte del trabajo resulta directo: La información que se va produciendo se almacena ahora en bases de datos. Pero el caso es que en numerosas ocasiones se requiere el manejo, de forma similar, de la información que se gestionaba a través de archivos donde, hasta el presente, documentos y transacciones descansan en soporte de papel. La solución del problema se menciona en forma simple: “Hay que digitalizar”… pero hay muchos detalles en el camino.

Hay tantos detalles que muchos proyectos de digitalización bien intencionados no logran sus objetivos y realmente no mejoran el funcionamiento, con lo cual toda la inversión realizada de recursos y de tiempo se convierte en un fracaso. Sucede mucho más de lo que uno muchas veces se imagina, lo cual expresa que hay alguna complejidad en la digitalización que no es conocida por muchos gerentes responsables de servicios de información. Afortunadamente también hay los casos donde las cosas se hacen bien y los resultados son impresionantemente buenos.

¿Cuál es la diferencia? ¿Cómo se debe hacer un buen proyecto de digitalización? ¿Qué debe ocurrir en ellos? ¿Cómo se gestiona la calidad en este tipo de proyectos? Entremos en estos temas en este post y en algunos de los siguientes.

Dos cosas deben distinguir el resultado de un buen proyecto de digitalización:

1.       La información crítica digitalizada debe ser confiable en un altísimo porcentaje

2.       Se debe agregar valor en la información digitalizada

Para conseguir ésto los proyectos de digitalización deben ser muy bien planificados y desarrollados. En la práctica hemos visto que muchas veces se falla en todas las fases, en la planificación, en el diseño de las actividades y en la ejecución.  Algunos proyectos comienzan a desviarse desde que son formulados. De hecho la digitalización debe entenderse como una actividad, la gestión digital para una mejora del funcionamiento es (o debe ser) la meta a perseguir.

En el inicio de un proyecto de gestión digital hay, consecuentemente, algunas preguntas que contestar: ¿Cuál es la información crítica que debe ser digitalizada y cuál es el porcentaje de confiabilidad que debe tener la información digitalizada?

Hablamos de la información crítica porque muy probablemente no toda la información tiene que ser digitalizada y entre la que requiere el manejo digital hay información que es absolutamente necesaria que sea fidedigna e información que tiene un peso relativamente menor en el funcionamiento institucional o en la atención de casos. La calidad de la digitalización se gestiona, pero involucra recursos y, en última instancia, esto se traduce en costos de proyecto. Por eso la respuesta no es tan simple como plantearse digitalizar todo o el plantearse hacerlo siempre con un 100% confiabilidad.

Por eso es pertinente preguntarse, en lugar de dar por obvio, el para qué queremos manejar esta información en forma digitalizada. De qué forma agregamos valor. Esas son, en el inicio, las preguntas fundamentales a responder en un proyecto de digitalización.