viernes, 26 de noviembre de 2010

El modelo RFID en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás

Fachada exterior del Centro de Ciencias Humanas y Sociales creado por el
Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CISC) español

En varias ocasiones hemos expuesto la importancia de la planificación a la hora de emprender un proyecto de Hiperautomatización de Bibliotecas y cómo de cada experiencia hay lecciones para aprender. Queremos en este “post” referirnos a la Biblioteca Tomás Navarro Tomás (BTNT), un proyecto del área de Humanidades y Ciencias Sociales del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CISC) español. Se trata de una biblioteca de mediano tamaño (con 350.000 ejemplares en la zona de libre acceso por los usuarios) que se introdujo en las tecnologías RFID entre el 2006 y el 2008. Es un caso interesante por ser un proyecto pionero en España y porque la hiperautomatización se realizó conjuntamente con un proceso de fusión bibliotecaria. En este “post” presentamos el modelo que se siguió en el caso de esta biblioteca y en el siguiente ampliaremos sobre la experiencia de su implantación.

El contexto
La Biblioteca Tomás Navarro Tomás es una biblioteca española de investigación especializada en Ciencias Humanas y Sociales, ubicada en Madrid, que se esfuerza por ofrecer “servicios innovadores propios del siglo veintiuno” y una relación directa de sus usuarios con el fondo bibliográfico. Esta declaración fue sin duda un aliciente para que conjuntamente con su creación, a partir de la integración de los fondos de ocho bibliotecas realizado a partir del 2006, se emprendiera tempranamente un proyecto de introducción de nuevas tecnologías de hiperautomatización RFID.

El modelo de hiperautomatización
Cuando se toma la decisión de introducir tecnologías de Hiperautomatización la biblioteca debe establecer el modelo de servicios que desea implantar. La decisión involucra determinar, por ejemplo, cuáles son las aplicaciones particulares que se quiere realizar con las nuevas tecnologías, cuáles son los nuevos dispositivos que específicamente se desean introducir a la biblioteca y de qué manera se pretende articularlos con el sistema bibliotecario vigente o por implantar. Esto es importante porque no existe un modelo único y cada biblioteca tiene que decidir el suyo.

En el caso de la BTNT se diseñó un modelo con cinco tipos dispositivos específicos:
Las estaciones de autopréstamo
Los buzones de devolución
Las puestas de seguridad
Los lectores portátiles para inventario
Las estaciones de trabajo para uso bibliotecario

El modelo meta era una biblioteca poco intermediada en la que el usuario tuviera gran autonomía en la gestión de sus servicios, para mayor satisfacción de éste y menor involucramiento de los bibliotecarios en la parte monótona de los préstamos y devoluciones. También se deseaba facilitar al personal las tareas de inventario y la integración de los nuevos servicios basados en tecnologías RFID con el catálogo colectivo de la Red de Bibliotecas del CISC.

El plan
Para implantar el modelo se decidió adquirir cuatro estaciones de autopréstamo, un buzón de devolución, tres puertas de seguridad, cuatro estaciones portátiles para inventarios y ocho estaciones de trabajo para el personal bibliotecario.

Los servicios que se diseñaron son los siguientes:
Autopréstamos
Préstamos
Devolución
Renovación
Estado de cuenta
Seguridad
Inventario

Un proyecto pionero
El proyecto de la BTNT, planteado en el 2006, se constituyó en un proyecto pionero en España y creó una referencia piloto, exitosa, en este país. Por la envergadura del proceso de fusión y de hiperautomatización, la BTNT decidió contratar la implantación a un consorcio de tres empresas. Esta interesante experiencia y el resultado de la gestión de este plan merecen presentarse con detalles por lo que lo trataremos en un siguiente “post” dedicado a la ejecución del plan de implantación en la BTNT.


Notas
¿Quién fue Tomás Navarro Tomás?
Tomás Navarro Tomás (1884-1979) fue un célebre filólogo y lingüista español, miembro de la Real Academia de la Lengua desde 1935. Realizó importantes contribuciones lingüísticas: El Archivo de la palabra y el Manual de entonación española, entre otras. Más información sobre el célebre personaje puede verse en la Wikipedia.


La creación de la BTNT
La creación de la BTNT (http://biblioteca.cchs.csic.es/) es un proceso bien documentado y los interesados pueden ver este enlace: http://bibliotecas.csic.es/bibliotecahumayccss/Albasanz.html.



viernes, 19 de noviembre de 2010

Nuevos dispositivos en las bibliotecas: Antenas para hiperpréstamos

Antena RFID tope de escritorio. Al colocar 2 libros y un carnet
sobre ella el usuario realiza un hiperpréstamo sin tocar ningún
teclado
En “post” anteriores hemos hablado de que si la automatización del siglo pasado introdujo computadores en la biblioteca, el paradigma de hiperautomatización que se disparó en el presente siglo le dio la bienvenida a dispositivos diferentes basados en la aplicación a las bibliotecas de nuevas tecnologías emergentes de computación móvil, comunicaciones y automatización. Dedicamos la atención, por ejemplo, al uso de asistentes digitales con capacidad RFID (Ver “En las manos del bibliotecario”) que ayudan a los bibliotecarios en sus tareas diarias. En este “post” queremos introducir las antenas para hiperpréstamos, que son dispositivos que agilizan, hasta extremos sin precedentes, la facilidad y la eficiencia de los préstamos bibliotecarios, mucho más allá de lo que era posible con los códigos de barras que se usaban en la era de la automatización de bibliotecas. Estas antenas realmente cambian la práctica social de los préstamos en bibliotecas por lo que es conveniente conocerlas.

Las ventajas del RFID en bibliotecas
Como hemos explicado en varias oportunidades (Ver, por ejemplo, RFID y su uso en bibliotecas ), RFID es una tecnología que cambió completamente la identificación de ejemplares en bibliotecas. Ahora, en lugar de un código de barras, a cada ejemplar se le coloca una etiqueta RFID que lo identifica unívocamente. Como la etiqueta de RFID se lee con un enlace de radiofrecuencia (Ver RFID: Moderna y exitosa solución en bibliotecas), para reconocerlos no se requiere de línea visual como en los (hoy anticuados) códigos de barras. Esto hace que la etiqueta se pueda colocar en el interior del libro, con lo que se logra que ésta esté menos expuesta. Esta colocación protegida se suma a las ventajas intrínsecas de su construcción para hacer las etiquetas RFID más duraderas. Por otro lado, con RFID no importa la orientación ante el lector, por lo que también la lectura es más rápida. Pero sin duda, una de las mayores ventajas es que la tecnología RFID permite varias lecturas simultáneas, lo cual se constituye en un auténtico acelerador de las tareas en la biblioteca.

Las antenas RFID
Todos los dispositivos RFID tienen una antena que emite y recibe las señales de radiofrecuencia. En ocasiones esta antena puede ser algo muy pequeño y desapercibido, incorporado completamente a los dispositivos, como en el caso de los lectores universales de bajo costo, o de los asistentes digitales que hoy se usan en la biblioteca hiperautomatizada (Ver más sobre asistentes digitales). En general, cuando la lectura se hace a muy corta distancia la antena es muy pequeña y puede ser inadvertida. A partir de lecturas a distancias de 7 a 10 centímetros, como las que se hacen con los inventarios (Ver Hiperinventarios de bibliotecas), las antenas son obligatoriamente percibidas, ya que tiene al menos quince centímetros. Cuando se trabaja con lecturas en un rango medio, de 30 a 40 centímetros, las antenas son aún mayores, por lo que se usan como tope de escritorio, como se observa en la fotografía.

Las estaciones de hiperpréstamo
Las estaciones de hipréstamo son dispositivos muy simples de conectar y de usar como resultado de la integración de todas las tecnologías sofisticadas que incluyen. Puede ser tan simples como una pantalla (que muchas veces es táctil) y un tope de escritorio (antena) como el que aparece en la fotografía de arriba.

La simplicidad que en la práctica tiene una estación de hiperpréstamo radica en el hecho de que para prestar uno o varios libros no se requiere tocar ningún teclado, ni hacer procesos de conexión que dificulten el uso. Para el usuario basta con presentar los libros y el carnet de la institución a la estación para que el préstamo quede registrado, siempre, y por supuesto, de acuerdo a lo que los reglamentos de la biblioteca permiten para esos libros y ese usuario. Si se trata de una biblioteca de estantería abierta el hiperpréstamo es tan simple que lo realiza el propio usuario y la estación se usa como estación de autopréstamo. Si la biblioteca es de estantería cerrada normalmente el hiperpréstamo lo realiza el funcionario de la biblioteca y la simplicidad y velocidad le permite hacerlo muy rápidamente, por lo que se puede atender sin problemas a muchas personas.

Facilidad de conectar
Las estaciones de hiperpréstamo y autopréstamo RFID no sólo son muy fáciles de usar, también son muy fáciles de conectar. No requieren más que conectar el conjunto lector y antena RFID como un puerto USB y conectar a la corriente eléctrica, por lo que cualquier persona en la biblioteca lo puede hacer.

Eficiencia que se percibe
Estas maravillosas antenas RFID permiten hacer las operaciones muy rápidas, con gran eficiencia y seguridad, sin colas de usuarios esperando. Los bibliotecarios, así pues, liberan un tiempo valioso que se usa consecuentemente para trabajar como bibliotecarios, más que como simples realizadores de préstamos, todo lo cual deja a los usuarios más satisfechos.

Ciertamente las antenas para hiperpréstamo RFID son uno de los nuevos dispositivos que llegaron a la biblioteca para colocarse al lado de los computadores en las estaciones de préstamo y para facilitar la vida de todos: usuarios y bibliotecarios.

viernes, 12 de noviembre de 2010

Grandes Bibliotecarios que trabajan en Bibliotecas pequeñas

Francisco de Santa Cruz y  Espejo,
 bibliotecario ilustre del Ecuador (Ver nota abajo)

Nuestros dos últimospost” los dedicamos a una síntesis de los cambios operados en la Biblioteca Pública de Seattle en la última década. Presentamos como esta biblioteca pertenece a una liga de bibliotecas muy grandes cuyos números relevantes impresionan, y sus características mas resaltantes: su edificio emblemático que redefinió el concepto de infraestructuras para bibliotecas del siglo XXI y, por supuesto, la hiperautomatización extrema que se ha señalado como el elemento clave, dentro de esta biblioteca, en la gestión de su gran desempeño. Es interesante el feedback que recibimos ante estos contenidos por las enormes diferencias que existen entre los presupuestos que ejecutan las grandes bibliotecas y los que ejecutan las pequeñas, entre los tamaños de unas y otras y ello motiva que este “post” lo dediquemos a la relevancia del estudio de las soluciones de hiperautomatización que desarrollan las bibliotecas muy grandes, aún cuando la biblioteca donde uno trabaja sea muy diferente.

Grandes bibliotecarios…
En nuestra opinión hay grandes bibliotecarios tanto en bibliotecas grandes como en bibliotecas pequeñas y un gran bibliotecario, independientemente de donde se encuentre, contribuye a la gestión adecuada de su biblioteca, se concentra en aportar en el lugar donde trabaja y está enterado y se interesa en las líneas generales de las soluciones aplicables en los diversos tipos de bibliotecas. Conoce lo que hay en el mundo y usa ese conocimiento para transformar el sitio donde trabaja. Así como el hábito es insuficiente para convertir a una persona sin vocación en un monje, el tamaño de la biblioteca donde trabaja o el lugar del planeta donde vive no es lo que convierte a una persona en un gran bibliotecario o bibliotecaria. Antes bien está la capacidad de entender las grandes soluciones a los problemas que deben resolverse en su biblioteca y su capacidad de gestión alineada con el sentido que le indica su visión acerca de la evolución de su entorno.

El tamaño de la inversión no debe inhibir a las bibliotecas pequeñas
La inversión realizada en la infraestructura de hiperautomatización de la hiperbiblioteca de Seattle es del orden de los 5 millones de dólares. Eso podría hacer pensar en muchas bibliotecas modestas, que manejan presupuestos que son centenares de veces más pequeños, que el tema de la hiperautomatización no es con ellos. Hemos podido constatar la resignación a veces depresiva y en ocasiones sarcástica que este tipo de números suscita en algunos bibliotecarios. Sin embargo, como hemos mencionado en otras oportunidades, no es cierto que no puedan encontrarse soluciones de hiperautomatización para bibliotecas pequeñas y de escasos presupuestos. Ratificamos que hay múltiples tipos de alternativas a la hora de diseñar una solución de hiperbiblioteca y en este blog seguiremos ampliando sobre el tema, incluyendo las soluciones aptas para las grandes bibliotecas, que sin duda son referencias y de las cuáles hay conceptos para aprender, así como las soluciones adecuadas para las bibliotecas pequeñas gestionadas por grandes bibliotecarios.

Lo que es bueno saber
En cualquier caso, si se tiene la comprensión de la importancia de la hiperautomatización para mejorar el servicio al usuario, es conveniente que el bibliotecario se documente para constatar que:
Hay soluciones de hiperautomatización adecuadas para bibliotecas pequeñas, que afortunadamente la implementación no comienza con la compra de equipos, que si se planea identificar ejemplares hay que considerar saltarse la etapa de los códigos de barras e ir directo al uso de etiquetas RFID y que si ya se usan códigos de barras hay que averiguar cómo se puede manejar la transición, qué de la hiperautomatización se puede hacer con ellos y qué no, aspectos prácticos, como por ejemplo, cómo el cambio se puede hacer sin tener que comprar o alquilar las estaciones especializadas que las grandes bibliotecas usan en su transición. En relación a la gestión de los proyectos de hiperautomatizacion es bueno documentarse acerca de cómo estos proyectos grandes pueden dividirse en etapas, diseñar para que cada etapa arroje un resultado visible, saber lo importante que resulta que los usuarios finales perciban los resultados en la primera etapa (Ver) y lo que debe tomarse en cuenta en el diseño de proyectos pilotos adecuados (Ver).

Compromiso e interacción
Sobre todos estos temas seguiremos aportando aspectos conceptuales y consejos prácticos y una vez más, invitamos a nuestros lectores a escribirnos públicamente a través de este blog o, menos abiertamente, al correo info@hiperbibliotecas.org.

Nota sobre Francisco de Santa Cruz y Espejo
Personaje insigne del Ecuador (Luis Chusig, 1747 - 1795). Ilustre primer director de la Biblioteca Pública de Quito. Sin duda un ejemplo de cómo una persona con visión y determinación de realización puede dirigir su crecimiento como persona y profesional y promover una biblioteca que contribuya a la transformación de su entorno. Nos pareció adecuada su remembranza iconográfica a propósito de que se puede ser un gran bibliotecario con independencia de tamaño y el lugar donde nuestra biblioteca se encuentra. Más sobre Francisco de Santa Cruz y Espejo en http://es.wikipedia.org/wiki/Eugenio_Espejo. Imagen tomada de http://neohegquito.blogspot.com


viernes, 5 de noviembre de 2010

Hiperautomatización de Bibliotecas: desde Seattle hasta las pequeñas

La Biblioteca Pública de Seattle realiza varios millones de préstamos al año.
En la gráfica puede verse un aspecto del sistema de transporte controlado
con sensores RFID
En nuestro “postanterior nos acercamos a una de las referencias icónicas de la hiperautomatización de bibliotecas en el mundo y contextualizamos lo que metafóricamente llamábamos la liga de las grandes bibliotecas: planteamos los números sobresalientes de está auténtica maquinaria institucional de servicios bibliotecarios y presentamos los datos más resaltantes del edificio que redefinió la arquitectura de edificios para bibliotecas públicas en el nuevo milenio. ¿Pero qué hay en la hiperautomatización en Seattle para que pueda responder por doce millones de préstamos? ¿Dónde se puede ampliar o ilustrar la información que exponemos? y especialmente importante, ¿Qué lecciones pueden extraer de Seattle los bibliotecarios que trabajan en ambientes (países, ciudades, instituciones y números de usuarios de otras escalas y, por tanto, en realidades completamente diferentes? Estos son los temas a los que queremos referirnos en este “post”.

Hiperautomatización
La hiperautomatización en la Biblioteca Pública de Seattle se dice que es la más completa e industrializada existente, mucho más que cualquier otra previa, y está totalmente basada en el uso de RFID. Los libros viajan por cintas transportadoras entre los pisos y hay un salón de clasificación de materiales que envía clasificado cada item que entra a las cintas transportadoras de la biblioteca. Se trata de una auténtica fábrica de préstamos bibliotecarios. La fotografía que adjuntamos presenta un aspecto de las cintas transportadoras y en las referencias de abajo pueden verse vídeos del mecanismo operando, lo cual es siempre muy ilustrativo.

En toda la hiperautomatización de la Biblioteca Pública de Seattle hay muchos datos interesantes, pero sin duda, lo más interesante para los bibliotecarios es que el alto nivel de hiperautomatización libera el tiempo del personal de la biblioteca para que este pueda concentrarse en la atención referencial y bibliotecológica al público: “¿Dónde puedo encontrar información sobre este tema, que es de actualidad, pero intrínsecamente interdisciplinario?” “¿Qué me recomienda para…?”

Los bibliotecarios tienen tiempo para ser bibliotecarios porque dos tercios de todas las transacciones son realizadas por los propios usuarios usando servicios de autopréstamo propios de una biblioteca hiperautomtizada. Un número sin duda importante cuando se realizan millones de préstamos al año. Sin este grado de hiperautomatización sería imposible el enorme volumen anual de préstamos realizados por esta hiperbiblioteca.

Leer o ver más sobre la Biblioteca Pública de Seattle
Referencias sobre la Biblioteca Pública de Seattle se consiguen en Internet.
En particular, puede conocerse más sobre su hiperautomatización leyendo en el Library Journal (http://www.libraryjournal.com/article/CA633326.html), en RFID Gazette (http://www.rfidgazette.org/libraries/) o en el Sitio Web de esta Biblioteca (ver por ejemplo http://www.spl.lib.wa.us/ o bien  http://www.spl.org/default.asp?pageID=branch_central_overview&branchID=1).

En YouTube pueden verse varios videos que presentan el interior y el exterior de la biblioteca central (por ejemplo http://www.youtube.com/watch?v=W2mKns9eSIc&feature=related o http://www.youtube.com/watch?v=HLugNTpFZ4I) y el sistema completamente automatizado de ordenamiento al que hicimos alusión arriba (por ejemplo http://www.youtube.com/watch?v=heOUkMvp-Gg o http://www.youtube.com/watch?v=pQF8W7gHjaU&feature=related).

Grandes bibliotecas y grandes bibliotecarios
Seguiremos hablando más sobres grandes bibliotecas y quizá sobre la Biblioteca Pública de Seattle, pero para cerrar por ahora este capítulo es importante la reflexión sobre el sentido que tiene esta conversación, aún en escenarios donde la cotidianeidad es completamente diferente. ¿Por qué es importante conocer sobre otras bibliotecas y en particular, sobre las grandes bibliotecas? La respuesta es porque, sin duda, allí hay en ellas aprendizajes y referencias importantes para hacer mejores las nuestras. Si estamos en una biblioteca grande es claro que el ejemplo es naturalmente pertinente y seguramente tiene aplicaciones directas, pero la realidad, menos evidente, es que si estamos en una biblioteca pequeña también es importante tener de referencia las luces de las grandes soluciones a los grandes problemas, para comprender la esencia de lo que tenemos que hacer en nuestro caso, aún a sabiendas de que el camino concreto para el pequeño presupuesto va a ser otro. Como desarrollaremos en un próximo "post": no sólo en las grandes bibliotecas hay grandes bibliotecarios. Un tema sobre el que, sin duda, hay que conversar y que por tanto continuaremos.