Retrasos de Upload en proyectos de digitalización

La subida al servidor de archivos generados en la captura digital
  genera retrasos y costos significativos
cuando los procesos de digitalización no están bien diseñados

Muchos proyectos de digitalización fallan o no resultan adecuados porque son diseñados sin criterios de Arquitectura de Información. Los resultados que se logran son análogos a los que obtendrían si se intenta construir un edificio sin llamar a un Arquitecto, sólo con obreros y un maestro constructor. Uno de los problemas que se presenta en específico en los proyectos de digitalización es el de los retrasos por Upload o subida de archivos al servidor. Se presenta cuando la digitalización no se realiza centralizada, en la misma red local donde reside el servidor que guardará los archivos digitalizados, lo cual es muy frecuente.

Aclaramos que este es sólo uno de los problemas que se presentan en un proceso de digitalización que no ha sido bien diseñado. Hemos conversado sobre los problemas generales de diseño de procesos de digitalización en varias oportunidades. Ver por ejemplo: La digitalización no siempre funciona, Digitalización exitosa, El diseño de la digitalización y La Línea de producción de bits. Por eso hoy queremos concentramos en el tema señalado: cómo eliminar el retraso por Upload.

Primero comprendamos el origen de la dificultad: en muchos casos es más conveniente un proceso de digitalización descentralizado, digitalizar en las oficinas regionales o alternas, donde están los documentos en papel. La razón es clara: si se digitaliza en forma descentralizada el papel no tiene que trasladarse. Esto evita el incurrir en un costoso movimiento de valijas. Pero hay problemas técnicos que se generan, y es que los documentos digitalizados son realmente útiles cuando residen en un servidor al cual se tiebe acceso desde la red.

Tener múltiples servidores, uno en cada punto de digitalización, y descentralizar así, físicamente, un archivo digital, tiene poco sentido. Por eso los documentos digitalizados deben ser enviados normalmente a un servidor central. Pero esto puede implicar que el personal que digitaliza tiene que esperar que sus archivos digitalizados suban al servidor central antes de continuar con el siguiente documento. Algunos archivos pueden ser grandes por lo que el retraso en la subida al servidor puede ser importante. Pero incluso, cuando los archivos no son tan grandes, si el proceso de digitalización tiene cierto volumen, y hay que digitalizar centenares o miles de documentos, los pequeños retrasos se suman, por lo que el tener que esperar por la subida al servidor hace, en general, la operación global lenta y ello significa, al final del camino, aumento de los costos del proyecto.

Afortunadamente hoy día hay soluciones interesantes. Un Arquitecto de Información formado propondrá, normalmente, una subida asíncrona, esto significa que el operador que realiza la digitalización sólo se ocupa de digitalizar guardando los archivos en su máquina local, ya que un proceso de automático y asíncrono, es decir, a su propio ritmo, llevará los archivos digitalizados por cada operador al servidor central. Esto se hará como un proceso fondo, sin que nadie este esperando por ello. Del lado del servidor alguna herramienta los procesará a media que vayan llegando.

Cuando se implementa así el servicio de digitalización no está limitado en absoluto por los tiempos de subida de los archivos al servidor. Sólo por el proceso de captura digital en si. Por la formación de los operadores (ver La gente que digitaliza y el proceso de digitalización), por el tipo de escáneres usados.(ver Los escáneres en la digitalización de volumen)

Por esta razón, esta pura directriz de diseño (subir los digitalizado en forma asíncrona) normalmente implica una gran diferencia en la eficiencia del proceso de digitalización y elimina completamente los retrasos por Upload. Conversaremos algunos otros puntos claves del diseño de procesos de digitalización en siguientes oportunidades.