Integración de procesos de digitalización en la cotidianidad de Archivos Únicos Digitales

Esquema de incorporación descentralizada y asíncrona de la información
de documentos de papel a un Archivo Único Digital 

El tema que hemos estado tratando en las últimas semanas es la Digitalización. No tanto la digitalización de volumen que se realiza puntualmente para traer al mundo digital la información que antes estaba en documentos de papel, sino la digitalización en proceso cotidianos, regulares, que se debe realizar en distintas oficinas de una institución, para incorporar documentos que se generan en estas oficinas pero que debe integrarse centralmente a un Archivo Único Digital, concepto que también hemos trabajado en este blog. Como una síntesis de la fusióm de estos dos temas presentamos en este post una gráfica de cómo puede organizarse el proceso de integración de documentos de papel en un archivo único digital usando criterios de Arquitectura de Información.

Aquí algunas referencias complementarias: Para una explicación de lo que es un Archivo Único Digital puede verse ¿Qué es un Archivo Único Digital de Clientes? (Parte 1 y Parte 2). Para lo es la digitalización de volumen puede verse, por ejemplo, Digitalización Exitosa y La línea de producción de bits, y para lo que significa la integración de documentos en un archivo digital  puede verse La carga digital de documentos en un archivo único de clientes.

Un proceso de digitalización siempre comprende dos partes: la captura digital propiamente dicha, a través de la cual el contenido de los documentos que residían en papel se convierten en información digital y el postprocesamiento, a través del cual la información digitalizada se identifica, se clasifica, se cataloga y se crean o se completan los registros digitales que se almacenan en el archivo que controla los procesos centralizados.

Como se muestra en la gráfica la captura digital puede realizarse en forma local, ubicua, en cualquier oficina. Los documentos deben subirse en forma asíncrona a la nube donde pueden ser incorporados por un motor de información al Archivo Único Digital (ver Optimizando los procesos de digitalización: Lectura automática en el servidor). Aunque esquemas de digitalización centralizada son posibles, no suelen ser prácticos porque tienen el inconveniente de que implican el movimiento de papeles desde las oficinas de periferia a la oficina central.

El postprocesamiento, la identificación y catalogación de documentos, puede hacerse también en forma ubicua, desde cualquier lugar, con total independencia de los sitios de digitalización (Ver Identificación de documentos digitalizados). Muchas veces el volumen de captura digital realizado en una oficina no justifica el tener personas dedicadas al postprocesamiento en esa oficina, por lo que la posibilidad de hacer la identificación, catalogación y llenado de registros en otro lugar, adonde lleguen en forma seriada los documentos digitalizados, hace mucho sentido.

Como puede verse en la gráfica, en este esquema hay tres roles básicos: el del digitalizador, o persona que realiza la captura digital. El del motor de información,  que lleva el control de todos los procesos en forma centralizada, y el del identificador de documentos y catalogador, que realiza las tareas de postprocesamiento. Con esta organización de la digitalización y usando las sugerencias específicas que se encuentran en las referencias citadas, puede hacerse la incorporación de la información que reside en documentos de papel muy eficientemente.