viernes, 25 de abril de 2014

El diseño de la digitalización


Muchas veces se habla de la digitalización como una actividad
que depende sólo de buenos y apropiados equipos.
En realidad es un proceso que debe ser muy bien diseñado y
planificado porque, cuando hay volumen, repetir no es una opción
Seguimos con el tema de la digitalización. Ese puente que comunica el pasado de papel con el presente digital, absolutamente necesario en no pocos casos. Muchas veces un gran puente, porque se requiere y se acomete la digitalización de millones de páginas. Como hemos visto en las últimas semanas el proceso no es nada trivial y esconde detrás de su nombre una serie de dificultades que no son aparentes para las personas que no han realizado previamente procesos exitosos de digitalización de volumen. Hoy queremos, consecuentemente, comentar algunos aspectos dentro de la imprescindible actividad de diseño y la planificación que debe realizarse en un proceso de digitalización de mediana o gran escala.

Imprescindible, decimos, porque es prácticamente suicida pretender digitalizar una gran cantidad de documentos sin hacer esta planificación cabalmente. Demasiados recursos se invierten en un proceso de digitalización de volumen como para no atender los detalles que aseguran el resultado exitoso.

El diseño comienza con la definición de políticas de organización, digitalización y registro. Deben recorrerse y revisarse todas las políticas relacionadas con la selección de documentos a digitalizar, el tamaño de las imágenes digitalizadas que se obtendrán, los tipos de archivo en que se guardarán estas imágenes, los campos de información a registrar explícitamente, el formato que se usará en éste registro (mayúsculas, minúsculas, subrayados, negritas, comillas, orden de registro) y el lenguaje controlado utilizado. Comentaremos a continuación las decisiones ligadas a las imágenes y dejamos para otro siguiente las ligadas al registro.

El mensaje que queremos transmitir es que decisiones básicas sobre los aspectos que definen la captura digital deben definirse y escribirse explícitamente. No se puede dejar a la discreción de ninguna persona en particular y mucho menos al último eslabón de la cadena, el trabajador que tiene ante si el documento y el escáner. Cualquier error en la definición se paga muy caro por el problema del volumen. Si no definimos explícitamente las pautas que regirán la digitalización masiva corremos el riesgo de que algunas imágenes se obtengan bien y otras mal. Si se tratara de unas pocas imágenes, la digitalización podría repetirse, pero un proceso masivo consume tiempo y recursos de envergadura por lo que deben garantizarse los resultados ya que repetir no es una opción.

El tamaño promedio de una imagen se multiplicará durante la ejecución del proyecto por el número de páginas digitalizadas, que puede ser 100.000 o 1.000.000 o 10.000.000, esto amplifica los errores. Según como se haga, una imagen puede, por ejemplo, ocupar 400 Kb o de 200 Kb. La diferencia no son 200 Kb, eso es irrelevante. Es asunto es que cuando se multiplica cualquier número por 1.000.000 ya el resultado no es irrelevante porque estamos hablando de 200 Gb de almacenamiento que, si se usa un esquema de duplicación por razones de seguridad, pueden significar 400 Gb de almacenamiento. Estos números ya tienen implicaciones de infraestructura. Y no sólo es almacenamiento: mientras más pesadas son las imágenes, más ancho de banda de comunicación requieren y otra vez el volumen vuelve a importar.

Para disminuir el peso de las imágenes éstas se comprimen y se les baja la resolución, pero esto también eso trae consecuencias de pérdida de calidad. Para mejorar la calidad en la captura digital lo que se recomienda usualmente es que se aumente la resolución, pero además de lo mencionado arriba hay que tomar en cuenta que después de un cierto punto el aumento de la resolución no aporta más legibilidad a la imagen obtenida. Así pues, en cada aplicación hay un punto óptimo y éste debe determinarse, no simplemente realizarse a lo que salga, a lo que den los escáneres. Debe haber diseño técnico.

El tema del formato de los archivos es también relevante. Hay que tomar una decisión: jpg, png, pdf. Una vez determinado el formato apropiado a la aplicación (ver ¿Por qué tantos formatos?) éste debe mantenerse consistentemente.

viernes, 18 de abril de 2014

La gente que digitaliza y el proceso de producción


Los procesos de digitalziación de volumen son complejos y requieren de
infraestructura, equipos de trabajo, métodos y procesos bien definidos
Continuamos hoy nuestras conversaciones recientes sobre los procesos de digitalización de volumen, las actividades a través de la cuales la información que previamente residía en un medio físico, como el papel, se transforma para que una institución pueda aumentar su eficiencia gracias al aprovechamiento de las ventajas intrínsecas en el manejo digital. Hemos señalado como una adecuada Arquitectura de Información es imprescindible para que estos procesos sean exitosos. Hoy queremos referirnos a la gente que ejecuta la captura digital y a algunos aspectos básicos del proceso. Allí hay varios puntos cruciales que deben tomar en cuenta los gerentes a cargo de los servicios de información y quienes planifican proyectos de digitalización.

Lo más frecuente en un proceso de digitalización de volumen es que las personas que realizan la captura digital sean personas externas a la institución. Esto tiene sentido: las actividades regulares de la entidad normalmente van a absorber el tiempo de trabajo del personal ordinario, por lo que se requiere la contratación de personas externas para emprender la transformación. Sin embargo, no se trata simplemente de contratar horas hombre, porque se necesita una auténtica integración de equipos, métodos de trabajo y articulación, definidos con gran detalle, por lo que normalmente se contratan organizaciones especializadas.

Un proceso de digitalización de volumen lo realizan unidades ad-hoc, conformadas adecuadamente. En estas unidades debe haber personas que hacen la conversión propiamente dicha (registro y digitalización) y personas dedicas al aseguramiento de la calidad de los resultados.

El trabajo así despliega líneas de producción. Pueden establecerse varias líneas de producción, tanto por los compromisos de tiempo como por necesidades cualitativas.

El tiempo global se disminuye creando varias líneas de producción que realizan el mismo tipo de trabajo para que un mismo volumen de documentos a digitalizar, que puede tratarse de miles o de millones, pueda procesarse en menos tiempo. Dos líneas de producción paralelas disminuyen el tiempo a algo cercano a la mitad, tres a algo cercano a un tercio, y así sucesivamente.

También pueden crearse varias líneas de producción para atender necesidades cualitativas, por ejemplo, en un banco puede haber  una dedicada a los expedientes de los mayores deudores y otra dedicada a las operaciones diarias.

El personal de aseguramiento de la calidad garantiza que todos los documentos que son registrados y digitalizados por los operadores (registradores y digitalizadores) son revisados. La revisión que realizan los supervisores puede ser del cien por cien (100%) de lo realizado o puede ser un muestreo estadístico previamente establecido para un margen de error razonable, de acuerdo a la aplicación. Lo que se revisa incluye la información registrada, errores de mecanografía, ortografía, calidad de la imagen y la asociación correcta al registro de información.

Si alguna información está incorrectamente registrada, una imagen no tiene la calidad requerida o hay una falla en la asociación del archivo al registro, ésta se repite inmediatamente que es detectada. Pero además se lleva el control de cuántas veces esto sucede para que se puedan tomar los correctivos necesarios en los procesos de producción. En cualquier caso se definen los lotes de entrega de expedientes y los errores máximos aceptados por etapa, los cuales serán validados en el proceso de fiscalización.

viernes, 11 de abril de 2014

Digitalización exitosa

La digitalización se plantea muchas veces como una actividad extremadamente
simple. Lamentablemente no es así y este reducionismo hace que muchos
proyectos no tengan éxito. Alternativamente la digirtalización exitosa
requiere un diseño como un proceso complejo con múltiples activades
Si es exitosa, la digitalización, actividad por la cual se pasa a un formato digital, la información que residía previamente en otro medio, típicamente el papel, el resultado visible y tangible tiene que ser, más allá del cambio de formato o de media, la mejora sustancial de la eficiencia con que se realizan los procesos de manejo de esa información. Para la institución donde la actividad se realiza debe haber un antes y un después, un cambio tan grande en el funcionamiento que no cabe la duda el sentido que tiene la actividad recién realizada. Lamentablemente, como apuntamos la semana pasada, esto no siempre ocurre, por lo que vale la pena preguntarse cómo es que se garantiza que en un proyecto que incluye un componente de digitalización el resultado sea exitoso.

La respuesta tiene que ver con una lista de tareas que deben incluirse dentro de los  procesos. Cuando estas tareas se realizan, luego de la digitalización la información digitalizada es efectivamente recuperada en forma cotidiana por las personas que la requieren, en el momento y forma en que la necesitan. Cuando se subestima la digitalización y se trabajan con una planificación incompleta, la magia no ocurre, y la digitalización produce el cambio de formato, pero no pasa nada trascendente institucionalmente.

Entre las actividades que deben incluirse están, así pues, las siguientes:
  1. Diseño de Arquitectura de información
  2. Planificación del proceso de digitalización
  3. Definición de políticas de organización, digitalización y registro.
  4. Conformación de unidades de organización, registro y digitalización.
  5. Establecimiento de ruta de documentos.
  6. Instalación de equipos.
  7. Pueba de imágenes.
  8. Entrenamiento.
  9. Producción con aseguramiento de la calidad.
  10. Fiscalización.
  11. Soporte técnico.
  12. Certificación de calidad de base de información final.
  13. Entrega de base de información 
  14. Retiro de equipos
  15. Garantía

El sólo examen de la lista permite apreciar lo complejo de un proceso que requiere estas quince actividades, donde la producción o captura digital es sólo una de ellas y además debe se calificada con aseguramiento de la calidad.

Por ahora cerremos con el mensaje de que en esta lista todas las actividades son necesarias y dejemos para una siguiente oportunidad el trabajo de explicar el aporte de cada una de estas tareas en el proceso de digitalización exitoso.

viernes, 4 de abril de 2014

La digitalización no siempre funciona

Muchos proyectos requieren de un trabajo de digitalización
 de volumen. Lamentablemente no siempre se logran resultados exitosos.
(Imagen tomada de http://www.toonpool.com/cartoons/Digitalization%21_8897)
Es común en la transición, desde un mundo donde la cultura estaba basada en el almacenamiento en papel a un mundo donde el almacenamiento es digital, que muchos proyectos de gestión de información incluyan, como una parte del trabajo, la digitalización de miles, decenas de miles, centenas de miles o, incluso, millones de páginas. Hay una nueva solución de gestión digital de información y la idea natural, así pues, es poder transformar la operación de los archivos para manejarlos digitalmente. Una parte del trabajo resulta directo: La información que se va produciendo se almacena ahora en bases de datos. Pero el caso es que en numerosas ocasiones se requiere el manejo, de forma similar, de la información que se gestionaba a través de archivos donde, hasta el presente, documentos y transacciones descansan en soporte de papel. La solución del problema se menciona en forma simple: “Hay que digitalizar”… pero hay muchos detalles en el camino.
Hay tantos detalles que muchos proyectos de digitalización bien intencionados no logran sus objetivos y realmente no mejoran el funcionamiento, con lo cual toda la inversión realizada de recursos y de tiempo se convierte en un fracaso. Sucede mucho más de lo que uno muchas veces se imagina, lo cual expresa que hay alguna complejidad en la digitalización que no es conocida por muchos gerentes responsables de servicios de información. Afortunadamente también hay los casos donde las cosas se hacen bien y los resultados son impresionantemente buenos.
¿Cuál es la diferencia? ¿Cómo se debe hacer un buen proyecto de digitalización? ¿Qué debe ocurrir en ellos? ¿Cómo se gestiona la calidad en este tipo de proyectos? Entremos en estos temas en este post y en algunos de los siguientes.
Dos cosas deben distinguir el resultado de un buen proyecto de digitalización:
1.       La información crítica digitalizada debe ser confiable en un altísimo porcentaje
2.       Se debe agregar valor en la información digitalizada
Para conseguir ésto los proyectos de digitalización deben ser muy bien planificados y desarrollados. En la práctica hemos visto que muchas veces se falla en todas las fases, en la planificación, en el diseño de las actividades y en la ejecución.  Algunos proyectos comienzan a desviarse desde que son formulados. De hecho la digitalización debe entenderse como una actividad, la gestión digital para una mejora del funcionamiento es (o debe ser) la meta a perseguir.
En el inicio de un proyecto de gestión digital hay, consecuentemente, algunas preguntas que contestar: ¿Cuál es la información crítica que debe ser digitalizada y cuál es el porcentaje de confiabilidad que debe tener la información digitalizada?
Hablamos de la información crítica porque muy probablemente no toda la información tiene que ser digitalizada y entre la que requiere el manejo digital hay información que es absolutamente necesaria que sea fidedigna e información que tiene un peso relativamente menor en el funcionamiento institucional o en la atención de casos. La calidad de la digitalización se gestiona, pero involucra recursos y, en última instancia, esto se traduce en costos de proyecto. Por eso la respuesta no es tan simple como plantearse digitalizar todo o el plantearse hacerlo siempre con un 100% confiabilidad.
Por eso es pertinente preguntarse, en lugar de dar por obvio, el para qué queremos manejar esta información en forma digitalizada. De qué forma agregamos valor. Esas son, en el inicio, las preguntas fundamentales a responder en un proyecto de digitalización.