viernes, 30 de julio de 2010

RFID: Moderna y exitosa solución en bibliotecas

Identificación con RFID

Al hablar del nuevo paradigma de hiperautomatización en bibliotecas varias veces hemos tenido que hacer una mención, que resulta obligada, al tema de RFID, aunque, hasta ahora, no habíamos tenido ocasión de conversar sobre él con un poco más en detalle. Eso nos proponemos en este “post” donde introducimos el tema. Veremos inicialmente ¿Qué es RFID? para luego, más adelante, conversar sobre ¿Cómo trabaja este tipo de solución? ¿Por qué es considerada una solución más eficiente que las anteriores?, tanto en el caso general como en el caso de la biblioteca en particular. Cuando nos hayamos apropiado de este conocimiento podremos conversar sobre temas más de fondo: ¿Por qué se ha vuelto relevante la tecnología RFID en las bibliotecas modernas? ¿Cuánto influye RFID en los nuevos paradigmas bibliotecarios?, por ejemplo.

RFID es un acrónimo tomado de tres palabras del inglés: Radio Frequency IDentification. Las tecnologías de RFID (IDentificación de Radio Frecuencia, en español) incluyen un conjunto de soluciones tecnológicas que facilitan la automatización de procesos. Aunque RFID ha estado usándose en forma experimental desde hace algunos años, recientemente ha aumentado su utilización allí donde su eficiencia se ha comprobado, sin lugar a dudas, haciendo que la inversión se considere claramente justificada. En forma simple, puede decirse que las soluciones de RFID tienen que ver con etiquetas y lectores de etiquetas que se usan para hacer reconocimiento o identificación. Un tema donde anteriormente dominaba, sin discusión, las tecnologías de códigos de barras.

Las etiquetas de RFID están usándose en la automatización de cadenas de suministro, en inventarios de almacenes de todos los tipos, en numerosos procesos dentro de la industria farmacéutica, en la ganadería automatizada, en servicios de mensajería nacionales e internacionales, en sistemas de control de presencia, en el seguimiento del flujo de documentos, en soluciones de gestión de archivos y, muy importante para nuestros lectores en este blog, en bibliotecas. En todos estos ámbitos la tecnología de RFID ha venido desplazando el lugar que antes estaba destinado a los códigos de barras.

Como siempre que surge una tecnología como una opción significativa sobre la que hay que decidir en el presente o en el futuro cercano, hay casos emblemáticos, lugares donde el éxito institucional alcanzado por una solución implementada con la nueva tecnología se convierte en una referencia que se torna interesante o ineludible. Son reconocidos internacionalmente casos como el de Fedex que usa RFID para controlar la compleja logística involucrada en su servicio de transporte de paquetes y documentos, Motorola, que usa RFID para la controlar la producción de millones de chips semanales, el del puerto de Singapur que usa RFID para gestionar la información de todo el flujo de containers en su gigantesca infraestructura que mueve muchos miles de toneladas de carga diariamente y que apostó por esta tecnología hace cerca de dos décadas, y, sin duda, cada vez mas, los de un número creciente de bibliotecas que hoy día mejoran la eficiencia de sus servicios basados en el uso de esta tecnología, particularmente en el Reino Unido donde la adopción de RFID en bibliotecas es particularmente significativa.

Las soluciones de RFID identifican a través de enlaces de radio frecuencia en lugar de enlaces ópticos, allí está su diferencia y su fortaleza respecto a los viejos líderes, los códigos de barras, pero el tema de cómo trabaja RFID y sus ventajas sobre los códigos de barras es demasiado interesante para dos líneas y lo desarrollaremos en nuestro siguiente “post” que nos permitirá entender sus bondades, tanto en general, como en el caso, para nosotros central, de su aplicación en bibliotecas.

viernes, 23 de julio de 2010

Reseña de “La Biblioteca Hiperautomatizada”

Ver en Amazon
A propósito de la aparición del libro “La Biblioteca Hiperautomatizada” en el catalogo de Amazon.com y del anuncio de su bautizo en el X Coloquio Internacional sobre Tecnologías Aplicadas a los Servicios de Información (que se realizará en Noviembre en la Universidad Nacional Experimental del Táchira) hacemos a continuación una sinopsis del mismo, su temática y su autor, para cerrar con un concepto clave en el libro, central en este blog y, por tanto, ineludible en este “post”.

El libro
Las bibliotecas de todo el mundo, dirigidas por bibliotecarios visionarios, han estado recorriendo un camino de transformaciones crecientes habilitadas por las tecnologías de la información y orientadas hacia lo que el autor llama hiperbibliotecas o bibliotecas hiperenlazadas e hiperautomatizadas (temas que hemos estado trabajando en el blog de Hiperbibliotecas.org).
El libro aborda el fenómeno de la hiperautomatización, de una forma breve pero bastante completa e ilustrada. Hay abundantes ejemplos, imágenes y fotografías lo que, sin duda, hace el concepto de Hiperbibliotecas fácil de comprender para los que se inician en el tema. Para los que ya lo manejan no dudamos que encontrarán en sus páginas ejemplos y perspectivas de interés.
En cualquier caso, se trata de una referencia importante para bibliotecólogos, bibliotecarios y todos los que de una u otra forma encuentran a las bibliotecas en los caminos por donde transitan en su quehacer.

Tabla de contenido
La tabla de contenidos que nos presenta La Biblioteca Hiperautomatizada es la siguiente:
1. Introducción
2. De la automatización a la hiperautomatización de Bibliotecas
3. Hiper-reserva
4. Hiperautomatización
5. Hiperpréstamo
6. Autopréstamo
7. RFID
8. La transición a RFID
9. Hiperinventario
10. Estadísticas de uso
11. Estadísticas de acceso
12. Comunidad 2.0
13. Protección de salida
14. Múltiples sedes, múltiples salas
15. Informática verde
16. Referencias

El autor
“Cheo”, como le conocen sus amigos, ha sido desde los ochenta uno de los pioneros en la creación de redes. Su trabajo se ha caracterizado por el desarrollo de iniciativas que concretan o transforman organizaciones y crean productos reconocidos en sus ámbitos naturales. Doctor en Ciencias, Profesor Titular de la Facultad de Ciencias de la Universidad de Los Andes (Mérida, Venezuela), docente universitario desde hace 30 años. Director en la Corporación Parque Tecnológico de Mérida y en el Centro de Excelencia en Ingeniería de Software. Docente de la Cátedra de Innovación en los postgrados de varias universidades, consultor y conferencista internacional en temas de innovación invitado por diversas universidades, fundaciones y otras instituciones. Miembro del equipo de estrategia de varias PYMES y proyectos de Tecnologías de la Información.
Una buena parte del trabajo del trabajo del Prof Silva ha estado orientado al desarrollo de iniciativas que involucran el diseño e implementación de sistemas con una Arquitectura de Información bien definida y, en particular, con la introducción y uso eficiente de tecnologías en bibliotecas, archivos y centros de documentación de múltiples tipos. Otros libros recientes de José Gregorio Silva tocan temas de ligados al emprendimiento y la innovación.

El concepto de hiperbibliotecas
El paradigma emergente de la Hiperautomatización de bibliotecas nace y convive al lado de otros que ya venían desarrollándose desde finales del siglo XX, como el de la Biblioteca digital. También se vincula de un modo natural con otros más nuevos, como el de la llamada Biblioteca 2.0, que surge como propuesta en el siglo XXI, derivado del fenómeno de la Web 2.0. Es su conjunto estos modelos se funden en un crisol que redefine la participación de los usuarios en la biblioteca y, al hacerlo, le dan vida al concepto de Hiperbibliotecas, como aquellas bibliotecas hiperconectadas e hiperautomatizadas, donde estos nuevos paradigmas se integran.

viernes, 16 de julio de 2010

La Hiperautomatización es verde

En un post anterior explicábamos como funcionan los procesos de hiperautomatización en una biblioteca: lo que ocurría en el interior de la biblioteca cuando un usuario iniciaba desde, por ejemplo, su teléfono, una transacción y cómo éste era avisado de cada paso de avance en el desarrollo de su trámite.

Un aspecto muy interesante de la hiperautomatización es su circunscripción a la llamada informática verde, donde se elimina la necesidad de imprimir solicitudes, mensajes de advertencia o de participación, comprobantes y reportes a través del uso de transacciones electrónicas de cuyo avance se informa permanentemente al usuario.

En efecto, el usuario moderno está habituado a revisar su perfil en cada aplicación que le ofrece la red y a recibir constancias de transacciones por correo electrónico. Él sabe que en su perfil, dentro de bibliotecas hiperautomatizadas, encuentra información sobre sus últimos trámites cada vez que quiere. Esto significa que no necesita y que, incluso le estorban, papeles que se pierden y que terminan siendo inútiles porque a la hora de auditar, reclamar o hacer seguimiento todo se hace más fácil a través de una conexión electrónica.

La manera de trabajar de los modernos esquemas de hiperautomatización hace obsoleta la necesidad de los antiguos comprobantes impresos. En el momento en que todos los movimientos originados por una solicitud son transacciones de Internet, el interior del proceso queda iluminado, con evidencias que serán explícitas cada vez que se requiera. Las transacciones se convierten, así pues, en registros que pueden consultarse a través de la red, que pueden ser validados en cualquier momento, en cualquier dispositivo, por las personas involucradas. Quedan doblemente registradas en el sistema y en el buzón de correo electrónico del usuario. El usuario lo sabe, y por ello no necesita de un papel cuyo destino inmediato sería la papelera, porque él reconoce y entiende que la información que requeriría en caso de una discusión, un reclamo o una solicitud está respaldada en un sistema seguro y los datos de toda transacción realizada los lleva consigo en su buzón electrónico, accesibles desde su teléfono, su Ipad, su netbook o su computador portátil.

El hecho de hacer obsoleto los comprobantes de papel y sustituirlos por comprobantes electrónicos en sistemas hiperautomatizados es uno de los aspectos (y no el único) en que se manifiesta la llamada informática verde en la vida institucional. Más allá de la automatización, la informática verde es un tema de innovación, de cambio de práctica social, en el que el cambio cultural es muy importante. La hiperautomatización en general, y la de bibliotecas en particular, tiene en cada caso el reto de promover estos desplazamientos de la cultura tanto en el personal de servicios como en los usuarios.

En cualquier caso, la informática verde un tema que aparecerá cada vez más en múltiples lugares y espacios de conversación y por ello se trata de un tema sobre el que, seguramente, volveremos en Hiperbibliotecas.org.

viernes, 9 de julio de 2010

Hiperautomatización de bibliotecas

En algunos post anteriores hemos mencionado como en los últimos años bibliotecas líderes, dirigidas por bibliotecarios visionarios, han venido desarrollando un nuevo paradigma de hiperautomatización que sustituye, por la vía de los hechos, el anterior paradigma de automatización. Explicamos en este post algunos aspectos de cómo se trabaja en una biblioteca hiperautomatizada.

La automatización es la capacidad de hacer automáticos procesos que antes se hacían manuales.

La hiperautomatización supone una relación de confidencia especial entre el usuario y la institución en la que la tecnología se coloca definitivamente al servicio del primero, considerado el centro y la razón de ser de la institución, y no sólo agiliza los procesos, sino que le informa al usuario, en cada momento, el estado de su solicitud y cada paso de avance en cada proceso. En otras palabras, se usa la tecnología para iluminar los detalles de la atención dedicada a los requerimientos de las personas, dentro de la idea de que esta iluminación es medular en el proceso y no una característica cosmética.

Así, el usuario ya no requiere ir a la biblioteca, consultar un fichero y llenar una planilla. Todo esto lo hace desde, por ejemplo, el cafetín, en medio de una conversación y usando su teléfono para conectarse. El usuario reserva el libro que desea y usa al máximo los recursos de la institución (por ejemplo, si está en una ciudad distinta a la habitual, pero donde también funciona su biblioteca, reserva automáticamente el documento en la sala de la ciudad donde está). Cuando solicita un documento se entera si un ejemplar del material que desea está disponible, se anota en una lista, si no lo está, lo reserva si está.

A partir de allí la hiperautomatización se encarga: el usuario recibe la confirmación de su hiper-reserva en su teléfono y el personal de la biblioteca recibe en su dispositivo de mano la información de la solicitud.

En una biblioteca hiperautomatizada es típico que los bibliotecarios dispongan de unos pequeños dispositivos,  sus asistentes portátiles, pequeños computadores de mano desde donde pueden interactuar en forma inalámbrica con sus usuarios al asumir (e iluminar) la atención que les realizan en las bibliotecas.

Cuando uno de los bibliotecarios asume una solicitud de hiper reserva hecha por un usuario en forma remota, ésta desaparece de la lista de solicitudes por procesar. El miembro del personal de la biblioteca que asumió el trámite busca el ejemplar en la estantería y desde allí, usando el lector de su dispositivo de mano (sin tocar ningún teclado) informa que ya el ejemplar ha sido sacado de la estantería para entregárselo al usuario en el, por ejemplo, tercer mostrador de préstamos.

Al llegar con el libro al mostrador de préstamos correspondiente su asistente de mano también identifica la llegada al lugar, para facilitar la visibilidad hiperautomatizada de la transacción. El sistema se entera así que el ejemplar llegó al mostrador y le avisa al usuario.

Cuando su solicitud ya está en el mostrador de préstamos asignado, el usuario recibe el mensaje en su teléfono mientras esperaba conversando en la comodidad del cafetín. Sólo después de conocer que el ejemplar que le fue reservado está en el mostrador de préstamos que se le indicó se dirige a la biblioteca  a recogerlo.

Al recibir su hiperpréstamo el usuario recibe la confirmación en su buzón de correo electrónico y de allí, en su propio dispositivo. Cuando lo devuelve, simplemente entregándolo en el buzón, el sistema hiperautomatizado cierra la transacción de préstamo, le participa al usuario por correo electrónico el acuse de recibo, actualiza su bitácora de transacciones y las estadísticas del sistema.

viernes, 2 de julio de 2010

Para el usuario todo comienza con una hiper-reserva

Los usuarios del presente siglo son cada vez más nativos digitales. Jóvenes que están acostumbrados a pensar en servicios ubicuos que están disponibles en el lugar en el que ellos están y que son disponibles desde el dispositivo con el que ellos se conectan. Esperan la disponibilidad desde cualquier lugar: su casa, su trabajo o centro de estudios, e igualmente, desde un centro comercial, un café, una panadería, un parque público.

También esperan poder conectarse desde cualquier dispositivo: un computador de escritorio, un computador portátil y sin que sea para ellos una condición especial, un dispositivo de mano, su teléfono, su pizarra táctil (touchscreen), su iPad, su televisor. Mientras más joven es una persona y mientras más transcurre el siglo de los 2000, más difícil explicarle a alguien que no se puede conectar a algún servicio (que valga la pena) desde algún dispositivo.
Para un nativo digital, alguien que desde pequeño aprendió a usar la tecnología y que no se sorprende ni con Internet ni con el teléfono celular, el consultar la biblioteca y reservar un libro desde su teléfono es absolutamente normal. Sólo los inmigrantes digitales, las personas que recibieron el milenio con más de 30 años, ven estas cosas como maravillas.
En estas condiciones le corresponde a las bibliotecas adaptarse a esta modalidad del servicio que esperan sus usuarios. Es su deber hacer posible y hacer fácil el servicio que ellos dan por descontado.
¿Qué es hiper-reserva? Es la posibilidad que tiene el usuario de conectarse adecuadamente a la biblioteca, desde cualquier lugar y dispositivo, y poder buscar y solicitar un documento y reservarlo y enterarse cuando esté disponible en el escritorio de préstamos para ir únicamente a recogerlo cuando ya el libro está en el escritorio de préstamos de la biblioteca esperando para ser recogido y, por supuesto, entregado con la misma facilidad, con sólo depositarlo en un buzón.
Esto se dice fácil, pero requiere de una biblioteca que no sólo esté automatizada sino que esté hiperautomatizada.
No se trata sólo de hacer que el dispositivo se conecte adecuadamente al sitio Web de la biblioteca. Se trata esencialmente de que la biblioteca pueda dar visibilidad al hecho de que está atendiendo una solicitud y, muy importante, que pueda proporcionar información sobre el avance de esta atención. Pero con esto entramos en un tema que merece mas detalles y que explicaremos mas adelante, en un próximo “post” que dedicaremos al tema de hiperautomatización, por ahora cerremos el tema de la hiper reserva.
La experiencia dice que a los usuarios les gusta la hiper reserva. Y de ella les encanta particularmente el recibir un correo que les avisa que sus libros están listos para ser recogidos. Yo no se pierde tiempo ni buscando, ni solicitando ni recogiendo el libro. Y para el usuario, toda esta funcionalidad nace en la hiper reserva.