viernes, 17 de diciembre de 2010

viernes, 10 de diciembre de 2010

Estadísticas de uso en la estantería abierta

Las estadísticas son claves para dirigir una biblioteca. Es difícil, si no imposible, hacer esta dirección bien sin saber cuánta gente la usa, cuántos vienen, cuántos entran, qué solicitan en préstamo, qué usan internamente, cómo varían los números durante el año, etc. Cuando se tiene una biblioteca donde los usuarios tienen libre acceso a las estanterías y exploran libremente los distintos volúmenes, para luego, después de hojearlos, simplemente dejarlos como se les indica, por ejemplo, en las mesas de la biblioteca ¿cómo se puede conocer qué consultan sin generar ningún tipo de trabajo para el bibliotecario ni tener que realizar encuestas que resultarían francamente fastidiosas para el usuario? La respuesta es extremadamente sencilla cuando se aprovecha la tecnología RFID bajo el paradigma de hiperautomatización. Es lo que explicamos brevemente en este “post”.

Las estadísticas hablan
Conocemos bibliotecas que después de más de diez años de automatización han descubierto con evidencias objetivas que, por ejemplo, más de la mitad de sus títulos nunca han sido solicitados en forma alguna en la última década. Si la biblioteca tiene una finalidad esencial de resguardo de información que no interesa a quienes actualmente la usan, quizá unas estadísticas así tendrían sentido. Pero si no es el caso y se considera que la biblioteca tiene la misión de ofrecer información relevante para sus actuales usuarios, es claro que unas estadísticas como las mencionadas están trasmitiendo un mensaje que debería ser evaluado bajo una perspectiva crítica.

Fuera de cualquier extremo es importante conocer todo lo que se pueda acerca del uso de los libros en la biblioteca. Qué se consulta a través de la Web y qué se solicita en préstamo son estadísticas fáciles que todo sistema mantiene en línea porque se realizan sobre operaciones que son normalmente automatizadas, un problema mayor es determinar las estadísticas de uso, conocer qué es lo que los usuarios hojean en la estantería.

Cómo resolver estadísticas de uso
En efecto, menos frecuente, pero no menos importante, es saber qué se usa dentro de una biblioteca de estantería abierta o qué se fotocopia en el servicio de fotocopiado de la biblioteca, independientemente de su tipo. Llevar estas estadísticas es relativamente fácil cuando la biblioteca tiene todo su inventario identificado con etiquetas de códigos de barras y un sistema adecuado para este servicio: basta con presentar cada documento dejado sobre las mesas o que se lleva a la fotocopiadora a un lector de códigos de barras y las estadísticas se actualizan.

Si en lugar de códigos de barras se usan etiquetas RFID, el registro de lo que se usa es aún más fácil ya que los dispositivos lectores pueden leer las etiquetas sin ni siquiera tener que presentárselas de una en una. Recordemos que con etiquetas RFID no hace falta una línea visual entre el libro y el lector y que los lectores que se usan con esta tecnología, como hemos explicado en varias oportunidades, tienen capacidades de hacer lecturas múltiples. Esta capacidad se usa para registrar el préstamo de varios libros simultáneamente (Ver Nuevos dispositivos en las bibliotecas), pero tiene una interesante aplicación para mantener sin esfuerzo las estadísticas: los bibliotecarios, al recoger los libros dejados por los usuarios en las mesas pueden estar, sin más ni menos, actualizando las estadísticas de uso de la biblioteca sin tocar ningún teclado ni hacer ningún actividad adicional, ni presentar los libros uno por uno a un lector de códigos de barras. Los enlaces inalámbricos de RFID pueden detectar lo que está haciendo el bibliotecario y actualizar las estadísticas hiperautomáticamente. Así se actualizan las estadísticas bajo el nuevo paradigma de hiperautomatización de bibliotecas.

viernes, 3 de diciembre de 2010

La implantación RFID en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás

Una vista interior de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás
En nuestro “post” anterior presentamos el modelo de hiperautomatización  RFID diseñado en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás (BTNT) e implementado entre el 2006 y el 2008. En este “post” revisamos la experiencia de la implantación en esta biblioteca mediana por su tamaño (con 350.000 mil ejemplares en la zona donde los usuarios circulan libremente) y grande por su importancia y contexto referencial. La BTNT enfatizó el proyecto de hiperautomatización con el objeto de proporcionar una gran autonomía y capacidad de autogestión a los usuarios de esta biblioteca de investigación y en este “post” comentamos características y dificultades de la implantación, los servicios más valorados tanto por sus usuarios como por los bibliotecarios que trabajan en ella y las conclusiones que pueden extraerse de la experiencia.

La implantación
La implantación de los nuevos procesos y tecnologías fueron realizados cooperativamente por tres compañías diferentes: una que aportó el desarrollo de los dispositivos (Bibliotheca), otra que hizo la implantación y personalización del software (Aida Centre) y la tercera que asumió el trabajo de iniciación de cada uno de los ejemplares (AVALON), etiquetándolos con RFID  y registrándolos adecuadamente según el proceso particular que fue definido. Resulta interesante la observación de que ninguna de las tres fue la autora del software con el que se implementó el catálogo público preexistente al proyecto de hiperautomatización.

Una complicación adicional que se tuvo que resolver en el proyecto fue el cambio de signatura topográfica y, correspondientemente, el pegado de nuevo tejuelo y sobrecejuelo, ya que la creación de la BTNT se hizo a partir de la fusión de ocho bibliotecas independientes en un mismo proceso. Obviamente un caso de integración bibliotecaria con hiperautomatización es más complejo que la mera hiperautomatización, lo que realza los méritos de los desarrolladores del proyecto.

Problema de diseño
Un problema de diseño, desde nuestro punto de vista, en un servicio que en general fue muy bien concebido y excelentemente implementado, fue que el incluir un comprobante de papel para el usuario. Esto va contra las prácticas de la Informática verde a la que hiciéramos alusión anteriormente (Ver La Hiperautomatización es verde) y es completamente innecesario. Un correo electrónico enviado al usuario es más efectivo, más económico al no involucrar consumibles, más amigable con la naturaleza y mejor para el usuario ya que le queda la traza de auditoría en un lugar útil que no molesta, en lugar de un papel de poca o ninguna utilidad que normalmente termina rápidamente en la papelera.

La estrella del autopréstamo
Un proyecto de hiperautomatización siempre afecta toda la cultura y los procesos de la biblioteca, pero al final con la BTNT ocurrió el fenómeno que hemos estado mencionando en otros “post”: Usuarios y bibliotecarios quedan complacidos, en general, por la mejora global de los servicios, pero en particular, tanto a los unos como a los otros les agrada especialmente la facilidad con la que los usuarios pueden realizar operaciones de autopréstamos. Este servicio es, recurrentemente, el más valorado en las distintas experiencias internacionales y el caso de la BTNT lo confirma.

Muchas ventajas y algunas limitaciones
Algunas ventajas que la BTNT ha reportado en distintos documentos en relación a su proceso son las siguientes:

  • Mejora de significativa de los servicios. Revalorización de la biblioteca con percepción positiva de usuarios y bibliotecarios.
  • Identificación unívoca de cada ejemplar, facilitando el control sobre cada item de la colección.
  • Integración de los nuevos servicios con el catalogo colectivo previo de la red de bibliotecas.
  • Posibilidades de personalización completa de la tecnología, permitiendo su adecuación a la necesidades de la biblioteca. La infraestructura tecnológica es flexible y permite agregar nuevos servicios.
  • Las estaciones de autopréstamos son muy fácil de manejar. Los usuarios valoran su independencia y los bibliotecarios el poder concentrarse en las tareas más interesantes.
  • Las etiquetas RFID son versátiles, flexibles y resistentes.

Como limitaciones del despliegue la BTNT ha señalado el costo de la tecnología implantada, incluyendo la necesidad de un soporte técnico responsable y adecuado a la sofisticación de los nuevos dispositivos. El hiperinventario ha sido reportado como un servicio en proceso de entonación.

Influencia positiva
La BTNT fue uno de los proyecto pioneros de hiperautomatización RFID iniciados en España en el 2006. Para el 2008 sólo dos de estos nuevos proyectos RFID de este país abrieron sus puertas a los usuarios pero, dos años más tarde, ya hay varios funcionando y en desarrollo y es claro que el éxito del proyecto en la BTNT estimula nuevas implantaciones en otras bibliotecas españolas.

Algunas referencias:
Más información sobre la implantación de la hiperautomatización en la BTNT puede verse en: