viernes, 16 de mayo de 2014

Los escáneres en la digitalización de volumen

Cada aplicación tiene su tipo de escáner adecuado.
Los escáneres de oficina no son apropiados para operaciones de volumen
La digitalización, como hemos estado comentando, establece un puente entre nuestro pasado de papel y nuestro presente digital. La actividad de conversión es la captura digital que se realiza con un escáner, un equipo que hoy es frecuente en numerosos ambientes de trabajo. ¿Pero qué atributos son imprescindibles para un escáner que se utilizará en proyectos de digitalización de volumen, con muchos miles de documentos? Ese es el tema al que nos referiremos en nuestro post de hoy.

La primera característica que tiene que tener un escáner que vaya a ser usado en un proyecto de digitalización masiva es que sea de tipo industrial, es decir, que haya sido diseñado para trabajar muchas horas en forma continua.

Hoy en día se producen muchos escáneres que resultan excelentes en ambientes familiares o de oficinas, trabajan muy bien y son muy fáciles de usar. Pero esto no los convierte en escáneres que puedan soportar ciclos de trabajo intensivo. Hemos conocido varios casos de empresas sin experiencia o instituciones mal asesoradas que iniciaron proyectos con este tipo de escáneres no industriales, con el triste resultado de que no pudieron cumplir con los tiempos planificados y demás exigencias de sus pretendidos procesos de captura digital masiva, porque los escáneres se les quemaban inexorablemente. No se quemaban porque los mismos era malos, o de mala marca, sino porque estaban siendo usados en condiciones para las cuales no habían sido diseñados.

Después de asegurarnos si el escáner soporta ciclos de trabajo pesado, hay que revisar los restantes atributos de los estos equipos, asegurándose que se adaptan a la necesidad planteada en el proyecto. Hay características que pueden ser valiosas en algunas aplicaciones, pero carecen de valor en otras.

Por ejemplo, un atributo importante para un escáner es la resolución, la cantidad de puntos por pulgada que éste es capaz de reconocer. Mientras más resolución, la imagen que producirá el escáner será más fidedigna, aunque, por supuesto, se pagará como costo el que la imagen ocupe mucho más espacio, lo cual, como hemos visto, es siempre un elemento a tomar en cuenta a la hora de decidir con qué resolución se trabajará. Sin embargo, cuando se trabajan con documentos estándares es suficiente una resolución de 300 puntos por pulgada, ya que resoluciones mayores no aportarán nada significativo en términos de la calidad de las imágenes sino sólo aumentarán el espacio ocupado por éstas y el ancho de banda requerido para la comunicación.

Una variable de muchísimo interés en un proyecto de volumen es la velocidad de digitalización. Mientras más velocidad tenga un escáner, el proceso puede ir más rápido. Si se trata de múltiples planillas iguales, esta capacidad es crucial y vale la pena pagar por ella. Pero si se trata de digitalizar documentos en los que el proceso de pasar de una página a otra debe hacerse manual, la velocidad de escaneo ininterrumpido de múltiples páginas pierde su valor. Si los documentos están encuadernados puede convenir un escáner que tenga la capacidad de pasar automáticamente hojas encuadernadas, pero si se trata de planillas, fotografías u hojas sueltas, esta costosa propiedad carece de valor.

En cualquiera de los casos, si la calidad de los originales es muy variada y el operador debe hacer ajustes o retoques en muchas de las páginas trabajadas, las capacidades del escáner para digitalizar múltiples hojas, encuadernadas o no, pierde valor.

El manejo de colores también es un atributo de valor relativo. Puede ser muy importante, si se digitalizan fotografías a color, pero puede ser de poco o ningún valor si lo que se digitalizan son documentos en blanco y negro, donde más bien puede convenir la capacidad del escáner de filtrar el color de fondo del papel.

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