Reglas dinámicas en un Archivo Digital

Formular explícitamente reglas de negocio permite construir sistemas de gestión
 más eficientes

En un Archivo Único Digital de Clientes eficiente todas las operaciones institucionales tienen asociadas reglas de negocios explícitamente definidas. Esto es sumamente útil desde muchos puntos de vista, los sistemas pueden ser un poco más complejos de crear inicialmente, porque se precisa definir las reglas que subyacen en él, pero después resultan más fáciles de mantener, son más duraderos en el tiempo, apoyan mejor el trabajo cotidiano y proporcionan normalmente más ayuda en la toma de decisiones. Comentaremos hoy estas afirmaciones.

Presuponemos que nuestros lectores tienen claro lo que las reglas dinámicas de negocio son y cómo se usan en el desarrollo de soluciones. Algunos quizá estén interesados en leer nuestros post acerca de las “Soluciones de gestión basadas en reglas de negocios”, acerca de “Las reglas de negocio como estrategia de desarrollo” y acerca de la “Formulación de Reglas de negocio”. El asunto es que si a la hora de diseñar un Archivo Digital de Clientes nos detenemos a examinar cuáles son las reglas de gestión sobre sobre las que se basa el manejo de información y de documentos en las operaciones que actualmente hacemos, si formulamos estas reglas explícitamente y las incluimos como tales en el sistema de gestión, esté último podrá usarlas en su toma de decisiones regular.

Las reglas pueden ser muy sencillas, por ejemplo, la definición de qué recaudos se requieren en forma obligatoria para la realización de una cierta operación (obtener un crédito, solicitar una constancias, etc.). También pueden contener alguna especificación adicional, por ejemplo, que para hacer un cierto trámite en la institución tienes que tener una solvencia de la entidad nacional de control impositivo con una cierta vigencia.

La primera ventaja interesante que se obtiene cuando se hacen estas definiciones es que el sistema puede revisar automáticamente las reglas que le fueron establecidas tanto en el momento de hacer una operación, como al momento de iniciar o de cerrar un nuevo día, o cuando se produce un cierto evento. A partir de esta revisión el sistema puede realizar acciones como emitir avisos en pantalla, asignar tareas o proporcionar información pertinente a ciertas personas, usuarios institucionales o clientes, usando el correo electrónico.

Así, por ejemplo, cuando un cliente va a hacer una operación determinada, el propio Archivo Digital está en condiciones de saber cuáles son los recaudos que se requieren para esta operación para informar al cliente y/o al funcionario que lo atiende. También puede hacer tareas más sofisticadas, por ejemplo, revisar si en el Archivo digital está el documento de solvencia requerido, si está vigente para la fecha y si lo estará la cantidad de días requeridos a partir de comienzo de la nueva operación.

El Archivo Digital puede avisarle directamente al cliente que un determinado documento que está almacenado en él está próximo a perder vigencia y que debe entregar uno nuevo, como requisito previamente establecido, en un plazo de tantos días. Puede alertar a la institución acerca de ciertas situaciones que se suceden en el transcurso del tiempo en el expediente digital de algunos determinados clientes.

Todas estas son ventajas que deben considerarse a la hora de definir la ruta de diseño de una solución de gestión de información o un sistema de archivo digital de clientes. En un próximo post explicaremos por qué y en dónde se generan estas ventajas cunado se usan Reglas de negocios explícitas.