Digitalización exitosa

La digitalización se plantea muchas veces como una actividad extremadamente
simple. Lamentablemente no es así y este reducionismo hace que muchos
proyectos no tengan éxito. Alternativamente la digirtalización exitosa
requiere un diseño como un proceso complejo con múltiples activades

Si es exitosa, la digitalización, actividad por la cual se pasa a un formato digital, la información que residía previamente en otro medio, típicamente el papel, el resultado visible y tangible tiene que ser, más allá del cambio de formato o de media, la mejora sustancial de la eficiencia con que se realizan los procesos de manejo de esa información. Para la institución donde la actividad se realiza debe haber un antes y un después, un cambio tan grande en el funcionamiento que no cabe la duda el sentido que tiene la actividad recién realizada. Lamentablemente, como apuntamos la semana pasada, esto no siempre ocurre, por lo que vale la pena preguntarse cómo es que se garantiza que en un proyecto que incluye un componente de digitalización el resultado sea exitoso.

La respuesta tiene que ver con una lista de tareas que deben incluirse dentro de los  procesos. Cuando estas tareas se realizan, luego de la digitalización la información digitalizada es efectivamente recuperada en forma cotidiana por las personas que la requieren, en el momento y forma en que la necesitan. Cuando se subestima la digitalización y se trabajan con una planificación incompleta, la magia no ocurre, y la digitalización produce el cambio de formato, pero no pasa nada trascendente institucionalmente.

Entre las actividades que deben incluirse están, así pues, las siguientes:

1. Diseño de Arquitectura de información
2. Planificación del proceso de digitalización
3. Definición de políticas de organización, digitalización y registro.
4. Conformación de unidades de organización, registro y digitalización.
5. Establecimiento de ruta de documentos.
6. Instalación de equipos.
7. Pueba de imágenes.
8. Entrenamiento.
9. Producción con aseguramiento de la calidad.
10. Fiscalización.
11. Soporte técnico.
12. Certificación de calidad de base de información final.
13. Entrega de base de información 
14. Retiro de equipos
15. Garantía

El sólo examen de la lista permite apreciar lo complejo de un proceso que requiere estas quince actividades, donde la producción o captura digital es sólo una de ellas y además debe se calificada con aseguramiento de la calidad.

Por ahora cerremos con el mensaje de que en esta lista todas las actividades son necesarias y dejemos para una siguiente oportunidad el trabajo de explicar el aporte de cada una de estas tareas en el proceso de digitalización exitoso.