Estados de la información

En cualquier proceso de gestión, la información pasa por distintos "estados"

Uno de los conceptos que un Gerente y un Arquitecto de Información deben manejar es el de estado de la información. Los soluciones automatizadas de gestión de información se usan para registrar la información, consultarla, explorarla, presentarla de distintas maneras, proporcionar alertas para la toma de decisiones y controlar los flujos ordinarios de las operaciones o transacciones que sobre ella se realizan en una institución. Cada vez que sobre una cierta instancia de información se realiza un proceso, la información que se manejó queda en un determinado "estado". Esta condición define las próximas actividades posibles y  la capacidad de pasar a otros ciertos estados, si ocurren hechos específicos o se ejecutan ciertos procesos. En este post nos detendremos un poco a explorar este concepto de "estado", aquilatando su importancia en el diseño de soluciones de gestión.

Un estado puede entenderse como un valor que toma un cierto campo, variable o metadatos, en un determinado contexto. Como estos valores son definidos, los estados son, en cierta forma valores que toman clasificadores de tipo administrativo, predefinidos con vocabularios controlados (ver Campos clasificatorios de lenguaje controlado).

Pero un estado no es un mero clasificador, porque los estados los usamos para controlar el flujo de las operaciones y para hacer seguimiento de procesos y de allí que cada cambio de estado debe ser registrado en un sistema bien comportado. Esto hace posible seguir las líneas de tiempo de los cambios habidos en ciertos items de información, así como disponer de trazas que permiten hacer, eventualmente, revisiones de supervisión o auditorías.

Otro aspecto de los estados en que se diferencian de los simples clasificadores de vocabularios controlados es que, como los estados definen y expresan contextos, dado un estado, sólo ciertos otros son posibles. No se puede pasar de un estado a cualquier otro, por mucho que ese otro sea un valor posible para la propiedad en cuestión, en un sentido genérico. Los estados cambian según ciertas reglas. Por ejemplo, una correspondencia recibida puede estar en un estado llamado "Registrada y esperando por clasificación". De ese estado la correspondencia puede pasar a otro, llamado "Enviada al departamento A" o "Enviada al departamento B". En cada uno de estos departamentos otros estados serán posibles, pero puede ser que después de registrarla el operador no esté autorizado a colocarle al estado el valor "En cuenta", atributo que sólo puede ser realizado por los personas que tienen ciertos roles en la institución.

En la fase de diseño o modelado de una solución los Arquitectos de información deben definir con detalles cuáles variables deben ser manejadas como estados, porque interesa hacerles el seguimiento a sus transiciones y usarlas para controlar el flujo de la información. Para estas variables deben definirse no sólo los valores posibles, sino las transiciones de estado posibles. Es decir, cuáles son los próximos valores que puede tomar la propiedad dado el valor que tienen en un momento dado.

Esta lista de valores y definición de posibles transiciones es una parte muy importante del informe de diseño de la solución y es imprescindible como información para los que construyen, implementan o prueban una aplicación. Un aspecto interesante es que los estados y sus transiciones son completamente independientes de la tecnología que se use para construir la solución.