¿Qué es un Archivo Único Digital de Clientes? Parte 2

El papel siempre impuso restricciones demasiado fuertes a la administración de la
información y contribuyó a confundir la gestión de información
 con la gestión de documentos. La Arquitectura de información actual
permite un manejo eficiente tanto de la información como de los documentos

La semana pasada comenzamos a describir qué es un Archivo Único Digital de Clientes, señalando como se trata de un concepto moderno, alejado de la cultura del papel que aún domina en muchas organizaciones a pesar de todo lo que éstas invierten en tecnologías de la información. Las cualidades resaltantes del archivo que describimos eran su carácter único, la no duplicidad de la información y su carácter digital, absolutamente flexible en la administración de todas las relaciones de información. Con un Archivo Único Digital de Clientes no se requieren de fotocopias, ni valijas. El servicio es más eficiente porque la información se maneja como información y los documentos como documentos. Una distinción importante. Continuaremos hoy explicando un poco más estas ideas.

Por su carácter digital, un Archivo Único Digital de Clientes está siempre y en todas partes disponible, presentado las vinculaciones que existen entre los distintos contenidos de información. Información y documentos no es lo mismo. Administrar información no es administrar documentos, es más sofisticado que eso, y en forma práctica es mucho más útil y eficiente.

Así pues, en un Archivo Único Digital de Clientes los documentos no están duplicados en carpetas separadas sino debidamente identificados, descritos en su naturaleza, sus fechas de emisión y de caducidad, su ubicación física y sus vinculaciones transaccionales con los clientes y las operaciones. Por supuesto, se maneja la imagen digital de los mismos como un soporte algunas veces necesario.

Las operaciones, por su parte, tienen una serie de definiciones. De reglas para su ejecución y de recaudos asociados. Son descritas y administradas a través de reglas de negocios (ver Formulación de “Reglas de negocio”).

Los clientes, a su vez, tienen un conjunto de datos básicos y un historial de operaciones con nuestra institución, a través de las cuales nos han entregado algunos documentos.

Es decir, en un Archivo Único Digital de Clientes nada se deforma o duplica por la naturaleza del medio en que guardamos la información. Las operaciones son operaciones, los clientes son clientes y los documentos son documentos. Digitalmente se llevan todas las relaciones que existen entre ellos. La presentación de la información se decide según la necesidad de la transacción que estamos realizando, es decir, la presentación de la información es independiente de los documentos físicos que las contienen.

Una característica importante en el Archivo de clientes que así describimos es que es su unicidad y ubicuidad No se requiere de un archivo en cada agencia u oficina, o en cada ciudad. Esto permite tratar a los clientes como clientes independientemente de donde se encuentren. El archivo está virtualmente en todas partes y gracias a ello la información se recupera donde se le necesita. La imagen del documento que sirve de soporte se trae si es pertinente.

Así pues es claro que el desarrollo de un Archivo Único Digital de Clientes tiene que ver, antes que nada, con la organización y la estructuración de la información y los servicios y por ello no es un problema tecnológico que se resuelve con la mera inversión en tecnologías de la información y en informática, sino un problema que debe trabajarse con Arquitectos de información (ver Una definición simple de Arquitectura de Información) para el diseño de solución adecuada a las necesidades del servicio de la institución.