¿Se puede representar un Archivo Único Digital de Clientes con un diagrama simple?

La lógica detrás de un Archivo Único Digital de Clientes
se puede representar en forma sencilla

La respuesta es que si, conforme a las ideas que hemos estado explicando en las últimas semanas, un Archivo Único Digital de Clientes es una solución que se desarrolla con Arquitectura de Información y que trae consigo beneficios tanto para la institución como para sus usuarios y clientes. Precisamente uno de los aportes que hace la Arquitectura de información es facilitar la representación y la comunicación de las ideas centrales en los proyectos de gestión de información. Aunque en términos tecnológicos la implementación de éstas sea sofisticada, su representación puede hacerse a partir de la identificación de unos pocos componentes de información principales y sus relaciones.

En el contexto de la explicación de lo que es la Estructura de información como dimensión de trabajo de la Arquitectura de Información hace algún tiempo introducimos un par de conceptos básicos que ayudan aquí. El concepto de Objeto de información y el concepto de Mapa preliminar de objetos de información, una manera de visualizar los entes que intervienen en la solución de gestión de información con la que se está trabajando. Remitimos a los lectores que quieren ahondar un poco más sobre estos conceptos a las explicaciones detrás de los enlaces.

El tema que hemos estado exponiendo en las últimas semanas es que para crear una excelente solución de archivos hay que romper con el lastre que representa la cultura del papel, de las capetas, de las fotocopias. Mucho de los problemas que hoy vemos en numerosas instituciones es que tienen herramientas tecnológicas modernas pero las usan con modelos de organización de la información que no pertenecen a la cultura digital sino que expresan las limitaciones inherentes a las dificultades que trae consigo el papel como medio de almacenar la información: En un archivo de papel no hay un almacenamiento fácil de las relaciones y los expedientes son siempre estáticos (Ver: ¿Qué debería ser el expediente digital de un cliente?).

En el Archivo Único Digital de Clientes intervienen de forma protagónica unos pocos objetos de información: las personas, las operaciones, los documentos físicos que se requieren y las reglas de negocios con las que trabajamos. Los expedientes digitales son contenidos dinámicos que se forman de manera virtual en el momento en el momento en que los necesitamos. No son componentes que están archivados en hojas de papel incluidas en una carpeta. Por eso (como ejemplo) el documento de identidad o el balance personal de un cliente contenidos en un expediente digital es siempre el último que nos ha entregado el cliente, sin importar el qué momento lo hizo, en qué oficina lo hizo, en el contexto de qué operación. El Archivo digital se comporta de manera inteligente, usa las Reglas de Negocios, entiende lo que el tema de la vigencia de un documento y por tanto cuando es útil y puede seguirse usando, cuando está vencido y no puede usarse, cuando está próximo a vencer y debe solicitarse su reemplazo en los próximos días (Ver: Reglas Dinámicas en un Archivo Digital).

Esta inteligencia, su carácter dinámico con capacidad de responder a cada cambio, y su naturaleza digital conocedora de todas las relaciones pertinentes le permite al Archivo digital regular todas las operaciones que hacemos en la institución.

En el diagrama  de arriba las Reglas de negocio se sitúan abajo, como el piso sobre el que se construye todo, para representar la omnipresencia de su conocimiento en el Archivo digital. La imagen no es otra cosa que un Mapa preliminar de objetos de información que muestra los componentes mencionados y es útil para visualizar y explicar en forma sencilla y gráfica lo que un Archivo único Digital de clientes es.