viernes, 17 de diciembre de 2010

viernes, 10 de diciembre de 2010

Estadísticas de uso en la estantería abierta

Las estadísticas son claves para dirigir una biblioteca. Es difícil, si no imposible, hacer esta dirección bien sin saber cuánta gente la usa, cuántos vienen, cuántos entran, qué solicitan en préstamo, qué usan internamente, cómo varían los números durante el año, etc. Cuando se tiene una biblioteca donde los usuarios tienen libre acceso a las estanterías y exploran libremente los distintos volúmenes, para luego, después de hojearlos, simplemente dejarlos como se les indica, por ejemplo, en las mesas de la biblioteca ¿cómo se puede conocer qué consultan sin generar ningún tipo de trabajo para el bibliotecario ni tener que realizar encuestas que resultarían francamente fastidiosas para el usuario? La respuesta es extremadamente sencilla cuando se aprovecha la tecnología RFID bajo el paradigma de hiperautomatización. Es lo que explicamos brevemente en este “post”.

Las estadísticas hablan
Conocemos bibliotecas que después de más de diez años de automatización han descubierto con evidencias objetivas que, por ejemplo, más de la mitad de sus títulos nunca han sido solicitados en forma alguna en la última década. Si la biblioteca tiene una finalidad esencial de resguardo de información que no interesa a quienes actualmente la usan, quizá unas estadísticas así tendrían sentido. Pero si no es el caso y se considera que la biblioteca tiene la misión de ofrecer información relevante para sus actuales usuarios, es claro que unas estadísticas como las mencionadas están trasmitiendo un mensaje que debería ser evaluado bajo una perspectiva crítica.

Fuera de cualquier extremo es importante conocer todo lo que se pueda acerca del uso de los libros en la biblioteca. Qué se consulta a través de la Web y qué se solicita en préstamo son estadísticas fáciles que todo sistema mantiene en línea porque se realizan sobre operaciones que son normalmente automatizadas, un problema mayor es determinar las estadísticas de uso, conocer qué es lo que los usuarios hojean en la estantería.

Cómo resolver estadísticas de uso
En efecto, menos frecuente, pero no menos importante, es saber qué se usa dentro de una biblioteca de estantería abierta o qué se fotocopia en el servicio de fotocopiado de la biblioteca, independientemente de su tipo. Llevar estas estadísticas es relativamente fácil cuando la biblioteca tiene todo su inventario identificado con etiquetas de códigos de barras y un sistema adecuado para este servicio: basta con presentar cada documento dejado sobre las mesas o que se lleva a la fotocopiadora a un lector de códigos de barras y las estadísticas se actualizan.

Si en lugar de códigos de barras se usan etiquetas RFID, el registro de lo que se usa es aún más fácil ya que los dispositivos lectores pueden leer las etiquetas sin ni siquiera tener que presentárselas de una en una. Recordemos que con etiquetas RFID no hace falta una línea visual entre el libro y el lector y que los lectores que se usan con esta tecnología, como hemos explicado en varias oportunidades, tienen capacidades de hacer lecturas múltiples. Esta capacidad se usa para registrar el préstamo de varios libros simultáneamente (Ver Nuevos dispositivos en las bibliotecas), pero tiene una interesante aplicación para mantener sin esfuerzo las estadísticas: los bibliotecarios, al recoger los libros dejados por los usuarios en las mesas pueden estar, sin más ni menos, actualizando las estadísticas de uso de la biblioteca sin tocar ningún teclado ni hacer ningún actividad adicional, ni presentar los libros uno por uno a un lector de códigos de barras. Los enlaces inalámbricos de RFID pueden detectar lo que está haciendo el bibliotecario y actualizar las estadísticas hiperautomáticamente. Así se actualizan las estadísticas bajo el nuevo paradigma de hiperautomatización de bibliotecas.

viernes, 3 de diciembre de 2010

La implantación RFID en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás

Una vista interior de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás
En nuestro “post” anterior presentamos el modelo de hiperautomatización  RFID diseñado en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás (BTNT) e implementado entre el 2006 y el 2008. En este “post” revisamos la experiencia de la implantación en esta biblioteca mediana por su tamaño (con 350.000 mil ejemplares en la zona donde los usuarios circulan libremente) y grande por su importancia y contexto referencial. La BTNT enfatizó el proyecto de hiperautomatización con el objeto de proporcionar una gran autonomía y capacidad de autogestión a los usuarios de esta biblioteca de investigación y en este “post” comentamos características y dificultades de la implantación, los servicios más valorados tanto por sus usuarios como por los bibliotecarios que trabajan en ella y las conclusiones que pueden extraerse de la experiencia.

La implantación
La implantación de los nuevos procesos y tecnologías fueron realizados cooperativamente por tres compañías diferentes: una que aportó el desarrollo de los dispositivos (Bibliotheca), otra que hizo la implantación y personalización del software (Aida Centre) y la tercera que asumió el trabajo de iniciación de cada uno de los ejemplares (AVALON), etiquetándolos con RFID  y registrándolos adecuadamente según el proceso particular que fue definido. Resulta interesante la observación de que ninguna de las tres fue la autora del software con el que se implementó el catálogo público preexistente al proyecto de hiperautomatización.

Una complicación adicional que se tuvo que resolver en el proyecto fue el cambio de signatura topográfica y, correspondientemente, el pegado de nuevo tejuelo y sobrecejuelo, ya que la creación de la BTNT se hizo a partir de la fusión de ocho bibliotecas independientes en un mismo proceso. Obviamente un caso de integración bibliotecaria con hiperautomatización es más complejo que la mera hiperautomatización, lo que realza los méritos de los desarrolladores del proyecto.

Problema de diseño
Un problema de diseño, desde nuestro punto de vista, en un servicio que en general fue muy bien concebido y excelentemente implementado, fue que el incluir un comprobante de papel para el usuario. Esto va contra las prácticas de la Informática verde a la que hiciéramos alusión anteriormente (Ver La Hiperautomatización es verde) y es completamente innecesario. Un correo electrónico enviado al usuario es más efectivo, más económico al no involucrar consumibles, más amigable con la naturaleza y mejor para el usuario ya que le queda la traza de auditoría en un lugar útil que no molesta, en lugar de un papel de poca o ninguna utilidad que normalmente termina rápidamente en la papelera.

La estrella del autopréstamo
Un proyecto de hiperautomatización siempre afecta toda la cultura y los procesos de la biblioteca, pero al final con la BTNT ocurrió el fenómeno que hemos estado mencionando en otros “post”: Usuarios y bibliotecarios quedan complacidos, en general, por la mejora global de los servicios, pero en particular, tanto a los unos como a los otros les agrada especialmente la facilidad con la que los usuarios pueden realizar operaciones de autopréstamos. Este servicio es, recurrentemente, el más valorado en las distintas experiencias internacionales y el caso de la BTNT lo confirma.

Muchas ventajas y algunas limitaciones
Algunas ventajas que la BTNT ha reportado en distintos documentos en relación a su proceso son las siguientes:

  • Mejora de significativa de los servicios. Revalorización de la biblioteca con percepción positiva de usuarios y bibliotecarios.
  • Identificación unívoca de cada ejemplar, facilitando el control sobre cada item de la colección.
  • Integración de los nuevos servicios con el catalogo colectivo previo de la red de bibliotecas.
  • Posibilidades de personalización completa de la tecnología, permitiendo su adecuación a la necesidades de la biblioteca. La infraestructura tecnológica es flexible y permite agregar nuevos servicios.
  • Las estaciones de autopréstamos son muy fácil de manejar. Los usuarios valoran su independencia y los bibliotecarios el poder concentrarse en las tareas más interesantes.
  • Las etiquetas RFID son versátiles, flexibles y resistentes.

Como limitaciones del despliegue la BTNT ha señalado el costo de la tecnología implantada, incluyendo la necesidad de un soporte técnico responsable y adecuado a la sofisticación de los nuevos dispositivos. El hiperinventario ha sido reportado como un servicio en proceso de entonación.

Influencia positiva
La BTNT fue uno de los proyecto pioneros de hiperautomatización RFID iniciados en España en el 2006. Para el 2008 sólo dos de estos nuevos proyectos RFID de este país abrieron sus puertas a los usuarios pero, dos años más tarde, ya hay varios funcionando y en desarrollo y es claro que el éxito del proyecto en la BTNT estimula nuevas implantaciones en otras bibliotecas españolas.

Algunas referencias:
Más información sobre la implantación de la hiperautomatización en la BTNT puede verse en:



viernes, 26 de noviembre de 2010

El modelo RFID en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás

Fachada exterior del Centro de Ciencias Humanas y Sociales creado por el
Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CISC) español

En varias ocasiones hemos expuesto la importancia de la planificación a la hora de emprender un proyecto de Hiperautomatización de Bibliotecas y cómo de cada experiencia hay lecciones para aprender. Queremos en este “post” referirnos a la Biblioteca Tomás Navarro Tomás (BTNT), un proyecto del área de Humanidades y Ciencias Sociales del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CISC) español. Se trata de una biblioteca de mediano tamaño (con 350.000 ejemplares en la zona de libre acceso por los usuarios) que se introdujo en las tecnologías RFID entre el 2006 y el 2008. Es un caso interesante por ser un proyecto pionero en España y porque la hiperautomatización se realizó conjuntamente con un proceso de fusión bibliotecaria. En este “post” presentamos el modelo que se siguió en el caso de esta biblioteca y en el siguiente ampliaremos sobre la experiencia de su implantación.

El contexto
La Biblioteca Tomás Navarro Tomás es una biblioteca española de investigación especializada en Ciencias Humanas y Sociales, ubicada en Madrid, que se esfuerza por ofrecer “servicios innovadores propios del siglo veintiuno” y una relación directa de sus usuarios con el fondo bibliográfico. Esta declaración fue sin duda un aliciente para que conjuntamente con su creación, a partir de la integración de los fondos de ocho bibliotecas realizado a partir del 2006, se emprendiera tempranamente un proyecto de introducción de nuevas tecnologías de hiperautomatización RFID.

El modelo de hiperautomatización
Cuando se toma la decisión de introducir tecnologías de Hiperautomatización la biblioteca debe establecer el modelo de servicios que desea implantar. La decisión involucra determinar, por ejemplo, cuáles son las aplicaciones particulares que se quiere realizar con las nuevas tecnologías, cuáles son los nuevos dispositivos que específicamente se desean introducir a la biblioteca y de qué manera se pretende articularlos con el sistema bibliotecario vigente o por implantar. Esto es importante porque no existe un modelo único y cada biblioteca tiene que decidir el suyo.

En el caso de la BTNT se diseñó un modelo con cinco tipos dispositivos específicos:
Las estaciones de autopréstamo
Los buzones de devolución
Las puestas de seguridad
Los lectores portátiles para inventario
Las estaciones de trabajo para uso bibliotecario

El modelo meta era una biblioteca poco intermediada en la que el usuario tuviera gran autonomía en la gestión de sus servicios, para mayor satisfacción de éste y menor involucramiento de los bibliotecarios en la parte monótona de los préstamos y devoluciones. También se deseaba facilitar al personal las tareas de inventario y la integración de los nuevos servicios basados en tecnologías RFID con el catálogo colectivo de la Red de Bibliotecas del CISC.

El plan
Para implantar el modelo se decidió adquirir cuatro estaciones de autopréstamo, un buzón de devolución, tres puertas de seguridad, cuatro estaciones portátiles para inventarios y ocho estaciones de trabajo para el personal bibliotecario.

Los servicios que se diseñaron son los siguientes:
Autopréstamos
Préstamos
Devolución
Renovación
Estado de cuenta
Seguridad
Inventario

Un proyecto pionero
El proyecto de la BTNT, planteado en el 2006, se constituyó en un proyecto pionero en España y creó una referencia piloto, exitosa, en este país. Por la envergadura del proceso de fusión y de hiperautomatización, la BTNT decidió contratar la implantación a un consorcio de tres empresas. Esta interesante experiencia y el resultado de la gestión de este plan merecen presentarse con detalles por lo que lo trataremos en un siguiente “post” dedicado a la ejecución del plan de implantación en la BTNT.


Notas
¿Quién fue Tomás Navarro Tomás?
Tomás Navarro Tomás (1884-1979) fue un célebre filólogo y lingüista español, miembro de la Real Academia de la Lengua desde 1935. Realizó importantes contribuciones lingüísticas: El Archivo de la palabra y el Manual de entonación española, entre otras. Más información sobre el célebre personaje puede verse en la Wikipedia.


La creación de la BTNT
La creación de la BTNT (http://biblioteca.cchs.csic.es/) es un proceso bien documentado y los interesados pueden ver este enlace: http://bibliotecas.csic.es/bibliotecahumayccss/Albasanz.html.



viernes, 19 de noviembre de 2010

Nuevos dispositivos en las bibliotecas: Antenas para hiperpréstamos

Antena RFID tope de escritorio. Al colocar 2 libros y un carnet
sobre ella el usuario realiza un hiperpréstamo sin tocar ningún
teclado
En “post” anteriores hemos hablado de que si la automatización del siglo pasado introdujo computadores en la biblioteca, el paradigma de hiperautomatización que se disparó en el presente siglo le dio la bienvenida a dispositivos diferentes basados en la aplicación a las bibliotecas de nuevas tecnologías emergentes de computación móvil, comunicaciones y automatización. Dedicamos la atención, por ejemplo, al uso de asistentes digitales con capacidad RFID (Ver “En las manos del bibliotecario”) que ayudan a los bibliotecarios en sus tareas diarias. En este “post” queremos introducir las antenas para hiperpréstamos, que son dispositivos que agilizan, hasta extremos sin precedentes, la facilidad y la eficiencia de los préstamos bibliotecarios, mucho más allá de lo que era posible con los códigos de barras que se usaban en la era de la automatización de bibliotecas. Estas antenas realmente cambian la práctica social de los préstamos en bibliotecas por lo que es conveniente conocerlas.

Las ventajas del RFID en bibliotecas
Como hemos explicado en varias oportunidades (Ver, por ejemplo, RFID y su uso en bibliotecas ), RFID es una tecnología que cambió completamente la identificación de ejemplares en bibliotecas. Ahora, en lugar de un código de barras, a cada ejemplar se le coloca una etiqueta RFID que lo identifica unívocamente. Como la etiqueta de RFID se lee con un enlace de radiofrecuencia (Ver RFID: Moderna y exitosa solución en bibliotecas), para reconocerlos no se requiere de línea visual como en los (hoy anticuados) códigos de barras. Esto hace que la etiqueta se pueda colocar en el interior del libro, con lo que se logra que ésta esté menos expuesta. Esta colocación protegida se suma a las ventajas intrínsecas de su construcción para hacer las etiquetas RFID más duraderas. Por otro lado, con RFID no importa la orientación ante el lector, por lo que también la lectura es más rápida. Pero sin duda, una de las mayores ventajas es que la tecnología RFID permite varias lecturas simultáneas, lo cual se constituye en un auténtico acelerador de las tareas en la biblioteca.

Las antenas RFID
Todos los dispositivos RFID tienen una antena que emite y recibe las señales de radiofrecuencia. En ocasiones esta antena puede ser algo muy pequeño y desapercibido, incorporado completamente a los dispositivos, como en el caso de los lectores universales de bajo costo, o de los asistentes digitales que hoy se usan en la biblioteca hiperautomatizada (Ver más sobre asistentes digitales). En general, cuando la lectura se hace a muy corta distancia la antena es muy pequeña y puede ser inadvertida. A partir de lecturas a distancias de 7 a 10 centímetros, como las que se hacen con los inventarios (Ver Hiperinventarios de bibliotecas), las antenas son obligatoriamente percibidas, ya que tiene al menos quince centímetros. Cuando se trabaja con lecturas en un rango medio, de 30 a 40 centímetros, las antenas son aún mayores, por lo que se usan como tope de escritorio, como se observa en la fotografía.

Las estaciones de hiperpréstamo
Las estaciones de hipréstamo son dispositivos muy simples de conectar y de usar como resultado de la integración de todas las tecnologías sofisticadas que incluyen. Puede ser tan simples como una pantalla (que muchas veces es táctil) y un tope de escritorio (antena) como el que aparece en la fotografía de arriba.

La simplicidad que en la práctica tiene una estación de hiperpréstamo radica en el hecho de que para prestar uno o varios libros no se requiere tocar ningún teclado, ni hacer procesos de conexión que dificulten el uso. Para el usuario basta con presentar los libros y el carnet de la institución a la estación para que el préstamo quede registrado, siempre, y por supuesto, de acuerdo a lo que los reglamentos de la biblioteca permiten para esos libros y ese usuario. Si se trata de una biblioteca de estantería abierta el hiperpréstamo es tan simple que lo realiza el propio usuario y la estación se usa como estación de autopréstamo. Si la biblioteca es de estantería cerrada normalmente el hiperpréstamo lo realiza el funcionario de la biblioteca y la simplicidad y velocidad le permite hacerlo muy rápidamente, por lo que se puede atender sin problemas a muchas personas.

Facilidad de conectar
Las estaciones de hiperpréstamo y autopréstamo RFID no sólo son muy fáciles de usar, también son muy fáciles de conectar. No requieren más que conectar el conjunto lector y antena RFID como un puerto USB y conectar a la corriente eléctrica, por lo que cualquier persona en la biblioteca lo puede hacer.

Eficiencia que se percibe
Estas maravillosas antenas RFID permiten hacer las operaciones muy rápidas, con gran eficiencia y seguridad, sin colas de usuarios esperando. Los bibliotecarios, así pues, liberan un tiempo valioso que se usa consecuentemente para trabajar como bibliotecarios, más que como simples realizadores de préstamos, todo lo cual deja a los usuarios más satisfechos.

Ciertamente las antenas para hiperpréstamo RFID son uno de los nuevos dispositivos que llegaron a la biblioteca para colocarse al lado de los computadores en las estaciones de préstamo y para facilitar la vida de todos: usuarios y bibliotecarios.

viernes, 12 de noviembre de 2010

Grandes Bibliotecarios que trabajan en Bibliotecas pequeñas

Francisco de Santa Cruz y  Espejo,
 bibliotecario ilustre del Ecuador (Ver nota abajo)

Nuestros dos últimospost” los dedicamos a una síntesis de los cambios operados en la Biblioteca Pública de Seattle en la última década. Presentamos como esta biblioteca pertenece a una liga de bibliotecas muy grandes cuyos números relevantes impresionan, y sus características mas resaltantes: su edificio emblemático que redefinió el concepto de infraestructuras para bibliotecas del siglo XXI y, por supuesto, la hiperautomatización extrema que se ha señalado como el elemento clave, dentro de esta biblioteca, en la gestión de su gran desempeño. Es interesante el feedback que recibimos ante estos contenidos por las enormes diferencias que existen entre los presupuestos que ejecutan las grandes bibliotecas y los que ejecutan las pequeñas, entre los tamaños de unas y otras y ello motiva que este “post” lo dediquemos a la relevancia del estudio de las soluciones de hiperautomatización que desarrollan las bibliotecas muy grandes, aún cuando la biblioteca donde uno trabaja sea muy diferente.

Grandes bibliotecarios…
En nuestra opinión hay grandes bibliotecarios tanto en bibliotecas grandes como en bibliotecas pequeñas y un gran bibliotecario, independientemente de donde se encuentre, contribuye a la gestión adecuada de su biblioteca, se concentra en aportar en el lugar donde trabaja y está enterado y se interesa en las líneas generales de las soluciones aplicables en los diversos tipos de bibliotecas. Conoce lo que hay en el mundo y usa ese conocimiento para transformar el sitio donde trabaja. Así como el hábito es insuficiente para convertir a una persona sin vocación en un monje, el tamaño de la biblioteca donde trabaja o el lugar del planeta donde vive no es lo que convierte a una persona en un gran bibliotecario o bibliotecaria. Antes bien está la capacidad de entender las grandes soluciones a los problemas que deben resolverse en su biblioteca y su capacidad de gestión alineada con el sentido que le indica su visión acerca de la evolución de su entorno.

El tamaño de la inversión no debe inhibir a las bibliotecas pequeñas
La inversión realizada en la infraestructura de hiperautomatización de la hiperbiblioteca de Seattle es del orden de los 5 millones de dólares. Eso podría hacer pensar en muchas bibliotecas modestas, que manejan presupuestos que son centenares de veces más pequeños, que el tema de la hiperautomatización no es con ellos. Hemos podido constatar la resignación a veces depresiva y en ocasiones sarcástica que este tipo de números suscita en algunos bibliotecarios. Sin embargo, como hemos mencionado en otras oportunidades, no es cierto que no puedan encontrarse soluciones de hiperautomatización para bibliotecas pequeñas y de escasos presupuestos. Ratificamos que hay múltiples tipos de alternativas a la hora de diseñar una solución de hiperbiblioteca y en este blog seguiremos ampliando sobre el tema, incluyendo las soluciones aptas para las grandes bibliotecas, que sin duda son referencias y de las cuáles hay conceptos para aprender, así como las soluciones adecuadas para las bibliotecas pequeñas gestionadas por grandes bibliotecarios.

Lo que es bueno saber
En cualquier caso, si se tiene la comprensión de la importancia de la hiperautomatización para mejorar el servicio al usuario, es conveniente que el bibliotecario se documente para constatar que:
Hay soluciones de hiperautomatización adecuadas para bibliotecas pequeñas, que afortunadamente la implementación no comienza con la compra de equipos, que si se planea identificar ejemplares hay que considerar saltarse la etapa de los códigos de barras e ir directo al uso de etiquetas RFID y que si ya se usan códigos de barras hay que averiguar cómo se puede manejar la transición, qué de la hiperautomatización se puede hacer con ellos y qué no, aspectos prácticos, como por ejemplo, cómo el cambio se puede hacer sin tener que comprar o alquilar las estaciones especializadas que las grandes bibliotecas usan en su transición. En relación a la gestión de los proyectos de hiperautomatizacion es bueno documentarse acerca de cómo estos proyectos grandes pueden dividirse en etapas, diseñar para que cada etapa arroje un resultado visible, saber lo importante que resulta que los usuarios finales perciban los resultados en la primera etapa (Ver) y lo que debe tomarse en cuenta en el diseño de proyectos pilotos adecuados (Ver).

Compromiso e interacción
Sobre todos estos temas seguiremos aportando aspectos conceptuales y consejos prácticos y una vez más, invitamos a nuestros lectores a escribirnos públicamente a través de este blog o, menos abiertamente, al correo info@hiperbibliotecas.org.

Nota sobre Francisco de Santa Cruz y Espejo
Personaje insigne del Ecuador (Luis Chusig, 1747 - 1795). Ilustre primer director de la Biblioteca Pública de Quito. Sin duda un ejemplo de cómo una persona con visión y determinación de realización puede dirigir su crecimiento como persona y profesional y promover una biblioteca que contribuya a la transformación de su entorno. Nos pareció adecuada su remembranza iconográfica a propósito de que se puede ser un gran bibliotecario con independencia de tamaño y el lugar donde nuestra biblioteca se encuentra. Más sobre Francisco de Santa Cruz y Espejo en http://es.wikipedia.org/wiki/Eugenio_Espejo. Imagen tomada de http://neohegquito.blogspot.com


viernes, 5 de noviembre de 2010

Hiperautomatización de Bibliotecas: desde Seattle hasta las pequeñas

La Biblioteca Pública de Seattle realiza varios millones de préstamos al año.
En la gráfica puede verse un aspecto del sistema de transporte controlado
con sensores RFID
En nuestro “postanterior nos acercamos a una de las referencias icónicas de la hiperautomatización de bibliotecas en el mundo y contextualizamos lo que metafóricamente llamábamos la liga de las grandes bibliotecas: planteamos los números sobresalientes de está auténtica maquinaria institucional de servicios bibliotecarios y presentamos los datos más resaltantes del edificio que redefinió la arquitectura de edificios para bibliotecas públicas en el nuevo milenio. ¿Pero qué hay en la hiperautomatización en Seattle para que pueda responder por doce millones de préstamos? ¿Dónde se puede ampliar o ilustrar la información que exponemos? y especialmente importante, ¿Qué lecciones pueden extraer de Seattle los bibliotecarios que trabajan en ambientes (países, ciudades, instituciones y números de usuarios de otras escalas y, por tanto, en realidades completamente diferentes? Estos son los temas a los que queremos referirnos en este “post”.

Hiperautomatización
La hiperautomatización en la Biblioteca Pública de Seattle se dice que es la más completa e industrializada existente, mucho más que cualquier otra previa, y está totalmente basada en el uso de RFID. Los libros viajan por cintas transportadoras entre los pisos y hay un salón de clasificación de materiales que envía clasificado cada item que entra a las cintas transportadoras de la biblioteca. Se trata de una auténtica fábrica de préstamos bibliotecarios. La fotografía que adjuntamos presenta un aspecto de las cintas transportadoras y en las referencias de abajo pueden verse vídeos del mecanismo operando, lo cual es siempre muy ilustrativo.

En toda la hiperautomatización de la Biblioteca Pública de Seattle hay muchos datos interesantes, pero sin duda, lo más interesante para los bibliotecarios es que el alto nivel de hiperautomatización libera el tiempo del personal de la biblioteca para que este pueda concentrarse en la atención referencial y bibliotecológica al público: “¿Dónde puedo encontrar información sobre este tema, que es de actualidad, pero intrínsecamente interdisciplinario?” “¿Qué me recomienda para…?”

Los bibliotecarios tienen tiempo para ser bibliotecarios porque dos tercios de todas las transacciones son realizadas por los propios usuarios usando servicios de autopréstamo propios de una biblioteca hiperautomtizada. Un número sin duda importante cuando se realizan millones de préstamos al año. Sin este grado de hiperautomatización sería imposible el enorme volumen anual de préstamos realizados por esta hiperbiblioteca.

Leer o ver más sobre la Biblioteca Pública de Seattle
Referencias sobre la Biblioteca Pública de Seattle se consiguen en Internet.
En particular, puede conocerse más sobre su hiperautomatización leyendo en el Library Journal (http://www.libraryjournal.com/article/CA633326.html), en RFID Gazette (http://www.rfidgazette.org/libraries/) o en el Sitio Web de esta Biblioteca (ver por ejemplo http://www.spl.lib.wa.us/ o bien  http://www.spl.org/default.asp?pageID=branch_central_overview&branchID=1).

En YouTube pueden verse varios videos que presentan el interior y el exterior de la biblioteca central (por ejemplo http://www.youtube.com/watch?v=W2mKns9eSIc&feature=related o http://www.youtube.com/watch?v=HLugNTpFZ4I) y el sistema completamente automatizado de ordenamiento al que hicimos alusión arriba (por ejemplo http://www.youtube.com/watch?v=heOUkMvp-Gg o http://www.youtube.com/watch?v=pQF8W7gHjaU&feature=related).

Grandes bibliotecas y grandes bibliotecarios
Seguiremos hablando más sobres grandes bibliotecas y quizá sobre la Biblioteca Pública de Seattle, pero para cerrar por ahora este capítulo es importante la reflexión sobre el sentido que tiene esta conversación, aún en escenarios donde la cotidianeidad es completamente diferente. ¿Por qué es importante conocer sobre otras bibliotecas y en particular, sobre las grandes bibliotecas? La respuesta es porque, sin duda, allí hay en ellas aprendizajes y referencias importantes para hacer mejores las nuestras. Si estamos en una biblioteca grande es claro que el ejemplo es naturalmente pertinente y seguramente tiene aplicaciones directas, pero la realidad, menos evidente, es que si estamos en una biblioteca pequeña también es importante tener de referencia las luces de las grandes soluciones a los grandes problemas, para comprender la esencia de lo que tenemos que hacer en nuestro caso, aún a sabiendas de que el camino concreto para el pequeño presupuesto va a ser otro. Como desarrollaremos en un próximo "post": no sólo en las grandes bibliotecas hay grandes bibliotecarios. Un tema sobre el que, sin duda, hay que conversar y que por tanto continuaremos.

viernes, 29 de octubre de 2010

Las grandes Hiperbibliotecas: Seattle

El edificio sede de la Biblioteca Central de la Biblioteca Pública de Seattle
es un icono internacional que redefinió el concepto de la arquitectura para
bibliotecas
En algunos “post” anteriores hemos presentado cómo el concepto de Hiperbiblioteca, o biblioteca hiperautomatizada e hiperconectada, ha venido cobrando forma durante la última década, con la participación de bibliotecas de todos los tamaños. Desde los casos de redes de bibliotecas como el Sistema de Bibliotecas Públicas de Toronto en Canadá (Ver más) a los casos de pequeñas bibliotecas como el ejemplo de la biblioteca de un pequeño instituto tecnológico en una población como Chittor (Ver más), en el interior de la India, hemos presentado y desarrollado algunos ejemplos. Más adelante continuaremos el estudio de soluciones de bajo costo ideales para las bibliotecas pequeñas, pero en este "post" queremos presentar algunos detalles de una de las hiperbibliotecas más interesantes del mundo, la Biblioteca Pública de Seattle, una referencia internacional, a la que, entre otros méritos, se le atribuye el haber creado el primer edificio de bibliotecas públicas realizado con una visión propia del siglo XXI, una auténtica renovación.

En la liga de las grandes
La Biblioteca Pública de Seattle es una biblioteca que vale la pena conocer por muchas razones. Ubicada en el corazón de una ciudad que destaca por ser la ciudad más educada de los EEUU (Ver más) y algunas referencias tecnológicas (Microsoft y Amazon, por ejemplo), la hiperbiblioteca de Seattle ha sido desarrollada para destacarse entre una serie de hiperbibliotecas que se han perfilado como íconos mundiales y que, sin duda, ejercen un rol de referencia por los resultados que han concretado en cumplimiento de su planeación estratégica: la Biblioteca Pública de Singapure, la Biblioteca Pública de Shenzhen en China, la Biblioteca Pública de Hamburgo en Alemania, por sólo mencionar tres ejemplos más.

Algunos números representativos
La Biblioteca Pública de Seattle tiene 26 sucursales y servicios móviles y una colección de 2,4 millones de libros y otros ítems. Trabajan en ellas 643 personas que atienden (datos del 2009) un poco más de 6 millones de préstamos de libros, aproximadamente un tercio de los cuales son realizados por niños. Adicionalmente se realizan cerca de 5.6 millones de préstamos de DVDs, CDs y audiobooks. En total casi doce millones de préstamos al año. La biblioteca central tiene cerca de la mitad de la colección (cerca de 1 millón de ítems) mientras que las sucursales tienen, en total, un poco más (cerca de 1,2 millones de ítems). Hay más de 7 millones de personas que entran en la biblioteca central o en las sucursales.

Un edificio estrella
El edificio sede de la Biblioteca Pública de Seattle, es considerado, en si mismo, como una obra de arte moderno. Diseñado por el célebre arquitecto holandés Rem Koolhaas, la edificación fue ganadora del premio a la mejor arquitectura del Instituto Americano de Arquitectos, se ha convertido en un nuevo ícono para la ciudad y se ha llegado a decir que, “de ahora en adelante, cualquiera que vaya a construir una nueva edificación de biblioteca pública tendrá que venir primero a Seattle y estudiar su biblioteca central” (Ver ref.). En un recuadro publicado en agosto de 2005 en el Library Journal se señala que el edificio representa un renacimiento para el concepto de biblioteca pública: es funcional y flexible, relativamente barato, grande, hecho en colaboración, ecológico, de alta tecnología e impresionante estéticamente (Ver recuadro). Un ejemplo más de que lo bello, lo ecológico y lo funcional pueden ir juntos.

Colofón para una próxima reflexión
Es muy interesante entender que en la liga en que está la Biblioteca Pública de Seatlle se manejan números como los citados arriba y que eso requiere de un diseño integral donde lo estético y lo funcional se funden para construir una referencia de arte y de practicidad hiperautomatizada bajo la que se atienden doce millones de préstamos. Eso nos prepara para una próxima reflexión llamada a convertirse en el tema del siguiente “post”: ¿Hay lecciones en la Biblioteca pública de Seattle útiles para otra escala de ciudad, de público y de biblioteca?

viernes, 22 de octubre de 2010

¿De qué tamaño el proyecto piloto de Hiperautomatización?

St. Lawrence Hall. Toronto Public Library (*)
En nuestro “postanterior desarrollamos el tema del proyecto piloto que la biblioteca o la red de bibliotecas normalmente realiza una vez que entiende la importancia de transitar, dentro de sus particularidades, el camino de la transición desde el paradigma de automatización de bibliotecas al de hiperautomatización de bibliotecas. Dado que nos concentramos en los aspectos cualitativos, en la justificación, en los por qué y en los quiénes, las preguntas que recibimos están ligadas al dimensionamiento: ¿Qué puede ser un tamaño razonable para un proyecto piloto? Y, naturalmente, en los ejemplos que ilustran el concepto, así como en algunas dudas en las que se vincula el tamaño del piloto con el presupuesto institucional. Así pues, el alcance que debe tener la experiencia piloto se impuso como el tema que abordamos en este “post”, en el que cerramos con una conclusión de valor práctico.

El tamaño de una experiencia piloto

No hay una norma fija para el tamaño de una prueba piloto, pero cualquier cosa entre el 1% y el 15% luce razonable. La transición completa a la hiperautomatización RFID siempre implica una inversión significativa y normalmente dura más de un año por lo que desarrollar la experiencia piloto siempre suele ser recomendable, independientemente de las consideraciones de presupuesto.

Por sólo poner un ejemplo, el Sistema de bibliotecas publicas públicas de Toronto está entre los sistemas bibliotecarios más ocupados del mundo, 17.5 millones de personas visitan un centenar de bibliotecas y piden prestado cerca de 31 millones de ítems (Ver detalles). Pues bien, en su proyecto piloto, realizado para el 2006, involucró a sólo dos bibliotecas del sistema (Más detalles), es decir, al 2 % de las bibliotecas de la red. De esta manera ganó la experiencia para desarrollar hiperautomatización en el resto del sistema a los niveles de hoy en día.

Otros ejemplos: El consorcio de bibliotecas públicas ALIS (Automated Library Information System) (Ver detalles) del Condado de Nassau en New York inició este año (2010) un proyecto piloto en seis de sus 54 bibliotecas: el 11 % de las bibliotecas del consorcio. La Biblioteca Regional Riverina en NWS, Australia, tiene 13 bibliotecas en su red (detalles). Desarrolló un proyecto piloto en su biblioteca central (el 8 % del total de bibliotecas) durante el período 2007-2008, que fue la base de la extensión a toda la red emprendida en el 2008-2009.

Estos ejemplos están alineados con las tendencias que hemos venido presentado y con los porcentajes que expresamos arriba sobre el tamaño adecuado de una experiencai piloto.

Conclusión

Mientras más etiquetas RFID se puedan colocar en un proyecto piloto es mejor, porque la prueba se realizará en condiciones más reales y se pueden apreciar mejor las ventajas y las dificultades, pero extender el número de etiquetas es uno de los elementos que agrega significativamente magnitudes en el costo y el tiempo de implementación del proyecto piloto, por lo que hay decidir un punto razonable. Una universidad o una red de bibliotecas puede hacer un piloto que incluya inicialmente sólo una o que sea un subconjunto bastante menor que el total de sus bibliotecas. Una biblioteca puede hacer un piloto con una pequeña porción de su colección, escogida con algún criterio, por ejemplo, una sala o, alternativamente, un conjunto dado, como los libros de más demanda.

Independientemente del tamaño de la experiencia piloto es conveniente involucrar en ella a todo el personal, de esta manera se crean las condiciones idóneas para las fases siguientes de extensión de la hiperautomatización a toda la red o a toda la biblioteca..

viernes, 15 de octubre de 2010

Hiperautomatización de Bibliotecas: Importancia del proyecto piloto




Sistema de Bibliotecas Publicas de Toronto
(http://www.torontopubliclibrary.ca/).
Realizó su proyecto piloto de hiperautomatización en el 2006
   Un proyecto de hiperautomatización de bibliotecas es una actualización necesaria que siempre resulta trascendente. Su tamaño y complejidad varía, por supuesto, en cada institución, pero dentro de cada biblioteca es siempre algo significativo que requiere una prueba de concepto. El cambio permea y se expresa esencialmente, como señalamos en nuestro “post” anterior, a través de cuatro dimensiones claves: tecnología, procesos, gente y contenidos. El asunto es que, con independencia de los detalles diferenciadores de cada caso, siempre hay un problema de gestión del cambio que hay que resolver, y, en ese contexto, con este “post” queremos contribuir con un contenido útil para ese momento en que dentro de la biblioteca o la red de bibliotecas se tiene la decisión y la capacidad de ejecución y se entiende por tanto que hay que pasar por una etapa importante del camino: el proyecto piloto.

¿El por qué del piloto?
La idea del proyecto piloto es poner a prueba el concepto. Terminar de convencer a los involucrados, motivar la participación. Ajustar las ideas. Formar el personal. Precisar el conocimiento sobre la tecnología. Definir con cuidado los procesos. Visualizar los cambios de contenidos que son necesarios. Encontrarse de frente con el diablo que, como siempre, se esconde en detalles que son imperceptibles en el nivel macro.

Siempre en una escala más pequeña los proyectos son manejables y siempre la rectificación a tiempo, aguas arriba, facilita el control sobre el proceso que ocurre aguas abajo. El proyecto piloto prepara el camino para el despliegue total de la ideas, en forma exitosa, actuando en un momento en que se está a tiempo para corregir y a una escala donde el impacto económico es menor.

Cuando no se hace un proyecto piloto, se entra en un escenario donde se pasa de la nada al todo y que, por tanto, suele ser de alto riesgo. Por eso la primera fase de todo proyecto de envergadura es, justificadamente, la implementación preliminar en una escala controlada.

Ahora bien, ¿De que tamaño es un proyecto piloto? ¿Quiénes deben involucrarse?

El equipo de personas ante el cambio cultural
En relación al tamaño la respuesta es obviamente relativa, pero dado que siempre se trata observar, en condiciones reales, los problemas que pueden suscitarse en el despliegue definitivo, una experiencia piloto normalmente no es un proyecto de cincuenta o cien libros, caso en que hablaríamos de un ejemplo o una demostración. Un proyecto piloto se trata de una prueba en un escenario verosímil donde los problemas reales puedan aflorar y donde puedan, proactivamente, experimentarse alternativas y resolverse las soluciones en una escala razonable de implementación.

En relación a las personas involucradas, más allá del líder del proyecto, más allá del grupo promotor y de los proveedores de la institución, un proyecto piloto debe incorporar y formar a todo el personal porque, en buena parte, lo que se quiere detectar y resolver son problemas ligados al cambio cultural. ¿Qué cosas son difíciles de manejar, en el sentido de trabas mentales, dentro del cambio de procesos? ¿Qué comentarios de sombra se realizan que son necesarios iluminar? Es muy importante que todo el personal de la biblioteca entienda por qué la institución está haciendo la transición, por qué su orientación al futuro, cuál es el rol de cada quien en el cambio, cómo el proyecto logrará mejorar el servicio al usuario y cuál es el compromiso que se tiene allí.

En los proyectos piloto en los que no se etiqueta toda la colección la instalación de puertas y otros dispositivos de seguridad no son necesarios. Esto a su vez disminuye los costos de las experiencias piloto y concentra a todos en el servicio de préstamos y la satisfacción de los usuarios, razones fundamentales en el deber ser de la biblioteca.

Una de las ventajas de las experiencias pilotos es que permite mostrar el concepto vivo, operando, a los patrocinantes institucionales, lo cual suele ser importante para seguir contando con su apoyo en un proyecto que puede requerir de un tiempo significativo (y una inversión importante) para lograr su implementación total.

viernes, 8 de octubre de 2010

Las cuatro dimensiones claves para el cambio en las bibliotecas



Robot diseñado para la reapertura de la Biblioteca
J. Paul Leonard en San Francisco State University
programada para el 2012 

Cuando se trata de introducir innovaciones en organizaciones, cuando se persiguen pasos trascendentes que puedan ser reconocidos por los usuarios de un servicio, hay que tomar en cuenta que las instituciones son el producto de conocimiento y prácticas que se han ido moldeando con los años y que no se cambian por decreto ni con la mera compra de artilugios tecnológicos. Antes bien hay que explícitamente trabajar para lograr el cambio deseado en forma exitosa y eso es una tarea que normalmente involucra la gestión de cuatro dimensiones claves: tecnología, procesos, gente y contenidos. Queremos dedicar este "post" al repaso de estas variables desde la perspectiva de la preparación de una biblioteca que se propone transitar el interesante camino que va de la automatización a la hiperautomatización y que se pregunta ¿Qué debo hacer?

Tecnología
Es indudable que la tecnología juega un papel en la hiperautomatización de bibliotecas. Como hemos comentado en otras oportunidades, en el nuevo paradigma confluyen avances como los de la Internet y la Web actuales, que proporcionan (con distintas opciones de hardware y software) opciones de conectividad ubicua a la red con total independencia de donde se está y del tipo de equipo usado para conectarse, las tecnologías RFID, que permiten la identificación con enlaces de radio frecuencia en forma mucho más versátil que los viejos códigos de barras y que han estimulado el uso de numerosos nuevos dispositivos en la biblioteca, el Wi-Fi, indispensable para traer la conectividad a las estanterías, el GSM 3G y 4G, que permite la conectividad en los teléfonos celulares. Todo esto se integra en el concepto de servicio que prestan las hiperbibliotecas.

Procesos
Si algo expresa la hiperautomatización es el cambio de procesos. Lo que hace el usuario en una biblioteca hiperautomatizada es diferente, en muchos casos los usuarios se auto atienden y en todos están, por lo general, más conectados con la biblioteca a través de sus páginas personales. Lo que hace el bibliotecario también es diferente, en los procesos técnicos se introducen nuevas tareas, el seguimiento y la seguridad se implementan en forma diferente, los inventarios cambian también en sus pasos, los servicios: préstamos y devoluciones y todo el movimiento detrás de ellos cambia con el concepto de hiperpréstamo. Aún pensando que las nuevas actividades o el nuevo orden en que se hacen los pasos sean más sencillos, adecuados o naturales para la organización, la dimensiones del cambio de procesos impacta culturalmente, por lo que debe planificarse el esquema de adopción que se seguirá. Es claro, así pues, que debe trabajarse con los involucrados para hacerles conscientes y diestros en el manejo de las diferencias.

Gente
Las personas son la organización. Al final las actividades, aún las hiperautomtizadas, tienen que ver siempre con gente, tanto algunos que están en primera línea cono otros que siempre están detrás de los escenarios. En una transición como la que nos hemos estado refiriendo, donde hay tantos cambios tecnológicos y de procesos involucrados, si no se trabajan los detalles con las personas, se atenta contra el éxito del proyecto. Un proyecto de hiperautomatización debe contemplar no sólo el cambio tecnológico y de procesos sino la formación de la nueva cultura que debe acompañar a este cambio. El problema es que la cultura no se resuelve con un decreto, un memorándum o una compra. Es algo que suele requerir actividades como reuniones, seminarios y talleres y, sin duda, un seguimiento cercano a los comportamientos, a favor y en contra, que eventualmente suceden. Los unos para promoverlos y los otros para reorientarlos. Una transición a la hiperautomatización de bibliotecas bien llevada contempla siempre un proyecto piloto en el que se acerca y se prepara la gente, en forma conceptual y práctica, para manejar las nuevas tecnologías y procesos.

Contenidos
Suele haber siempre data e información detrás de los cambios tecnológicos y de procesos. La hiperautomatización puede implicar nuevos contenidos, flujos de información y normas que hay que desarrollar. Son necesarias preguntas cómo qué cambios hay que hacer en el sitio Web, qué nueva señalética e instrucciones hay que colocar en la biblioteca y qué de la anterior hay que eliminar. También algunas muy técnicas: cuáles son los metadatos de la base de datos central de la biblioteca que deben fluir hacia el sistema de hiperpréstamos, qué cambios se requieren en los contenidos o en los flujos de información para que las estadísticas funcionen mejor aprovechando las oportunidades de la tecnología de identificación RFID, etc.

Conclusión
Definitivamente el introducir las innovaciones en organizaciones está lejos de ser una lista de compras y por ello, para asegurar el éxito, es importante comprender cómo y de qué manera trabajamos las cuatro dimensiones claves del cambio.

viernes, 1 de octubre de 2010

Hiperinventarios de bibliotecas

Ejemplo de antena móvil
 usada en el hiperinventario de una biblioteca

Tradicionalmente, la realización de inventarios en bibliotecas ha sido una actividad complicada que requiere detener las operaciones por varios días y que consume gran cantidad de recursos de todo tipo, pero la hiperautomatización, particularmente con el uso de RFID, ha cambiado por completo el concepto de inventario. En primer lugar los inventarios se realizan en un tiempo significativamente menor porque la tecnología elimina la necesidad de lectura item por item sustituyéndola por una lectura automática múltiple. En segundo lugar los inventarios rápidos se realizan con dispositivos móviles y no requieren detener las actividades. En tercer lugar los inventarios de la hiperautomatización no necesitan hacerse en forma absoluta, porque la flexibilidad que se incorpora en el software permite ahora que puedan realizarse en forma parcial. Estas facilidades se han unido para conformar el concepto de hiperinventario incidiendo muy favorablemente en múltiples aspectos de la gerencia de bibliotecas.


Hiperinventario de bibliotecas y RFID

Los hiperinventarios RFID se realizan con unos dispositivos de mano provistos de una antena especial que es capaz de captar las señales de radio frecuencia de múltiples etiquetas simultáneamente, cada una de ellas identificando unívocamente un único ejemplar de un libro que yace en la estantería. Existen en el mercado varios tipos de estos dispositivos, de alguna manera similares al que mostramos en la fotografía. Más adelante dedicaremos un “post” al tema de las diferencias y similitudes en los procesos y dispositivos que se usan en el hiperinventario. La tecnología que se usa en el hardware y en el software de estos dispositivos no es sencilla, pero en cambio su uso en la biblioteca si lo es y la aplicación de hiperinventarios proporciona mucha seguridad en las operaciones de las bibliotecas hiperautomatizadas.

Los dispositivos portátiles para la realización de inventarios se conectan con el servidor de la biblioteca a través de redes inalámbricas, Wi-Fi o Bluetooth. Un software muy sofisticado implementa confiabilidad y seguridad en todos los niveles del proceso. Esto proporciona una velocidad sin precedentes en la actividad del inventario. No hace falta ni siquiera mover los materiales fuera de la estantería para identificarlos. No se requiere de visual y con sólo direccionar la antena se leen múltiples etiquetas. La conexión inalámbrica permite la comparación de lo inventariado con lo registrado en el servidor.

El inventario termina siendo tan rápido y flexible que no hace falta interrumpir las actividades, se puede hacer parcialmente e, incluso, varias veces al año.


Hiperinventario de bibliotecas  y códigos de barras

Muchos nos preguntan que se puede hacer con métodos de hiperinventarios en bibliotecas que aún tienen códigos de barras y es que, ciertamente, el hiperinventario es una experiencia cualitativamente diferente de la del inventario tradicional, particularmente cuando se usan etiquetas RFID. Pero con códigos de barra se pueden usar muchos de los procesos comunes y se aprovecha también la facilidad del Wi-Fi para el registro inalámbrico de los materiales reconocidos. Sin embargo se tiene el inconveniente de que se requiere una línea visual entre la etiqueta y el lector, por lo que cada libro debe ser extraído desde la estantería, retrasando la operación. A pesar de ello, las técnicas del hiperinventario en una biblioteca hiperautomatizada todavía ayudan en este caso, pues traen eficiencias que sobrepasan algunas de las limitaciones tecnológicas de esta tecnología. Por ello, bibliotecas con todos sus libros etiquetados con códigos de barras que desean introducirse en el nuevo paradigma no necesitan reetiquetar primero con RFID para iniciarse en las técnicas de la hiperautomatización y recomendamos por tanto a los bibliotecarios interesados conversar con sus proveedores las alternativas.


Separar inventario y depuración de la base de datos
En todo caso, no debe confundirse, como ocurre en ocasiones, la operación de inventario como tal con la depuración de la base de información bibliotecaria, que supone la validación de cada registro en la base de información con el contenido físico de cada ejemplar. El objetivo del inventario es asegurar que los ejemplares ubicados en su estantería, más los ejemplares en préstamo, más los ejemplares en transición en cualquier otra área de la biblioteca coinciden exactamente con lo registrado en la base de información que maneja el sistema bibliotecario usado. Una operación simple, precisa y útil, que con las herramientas adecuadas, puede realizarse eficientemente.

viernes, 24 de septiembre de 2010

Transición: códigos de barras a hiperautomatización RFID

Etiquetado RFID en la Universidad de Waterloo (2)
(http://www.lib.uwaterloo.ca/staff/isig/images/rfid.jpg)

La transición de las bibliotecas a RFID comenzó hace varios años. Las bibliotecas pioneras ya tienen más de cinco años usando esta tecnología y algunas ya cumplen o están cercanas a cumplir los 10 años. Sin embargo, en estos momentos, en el inicio de la segunda década del milenio, es que realmente RFID comienza a desplegarse de un modo tal que el paradigma de la hiperautomatización de bibliotecas se orienta hacia la madurez. En algunos países, como en el Reino Unido, donde las bibliotecas le compiten al fútbol como pasatiempo, se ha venido incrementando la velocidad de adopción en numerosos programas. Uno de estos proyectos, por ejemplo, el del sistema de bibliotecas públicas de Hertfordshire (1), comenzó a instalar sistemas de autopréstamos RFID en todas las 47 bibliotecas del condado, comenzando a partir de septiembre de 2009, a una tasa de una por semana. Pero en este “post” queremos referirnos a la transición, que muchas veces es más lenta, y en la que en la biblioteca conviven las etiquetas RFID de la hiperautomatización con los códigos de barra de la automatización.

Para una biblioteca que se inicia, es siempre más fácil adoptar una nueva tecnología. Para una biblioteca ya establecida, las decisiones de la migración son más complicadas por las implicaciones en recursos y en tiempo que lleva consigo cualquier migración tecnológica. Por otro lado, aunque los códigos de barras son menos eficientes que las etiquetas RFID, algunas bibliotecas que operan con ellos se mantendrán, por algún tiempo más, usando códigos de barras por distintas razones y a sabiendas de las limitaciones de esta tecnología óptica que obliga a que los lectores tengán línea visual para poder trabajar. La buena noticia es que, con ciertas limitaciones, estas bibliotecas pueden adecuar los nuevos esquemas de la hiperautomatización a su realidad. Esto es importante porque el mero etiquetado de los libros puede durar un tiempo considerable: varios meses e incluso más de un año.

Para facilitar en forma práctica la migración a la hiperautomatización, en todos los casos, hay sistemas bibliotecarios modernos donde se proporcionan soluciones en las que pueden convivir las etiquetas RFID con las etiquetas con códigos de barras. Este esfuerzo se integra con el de los fabricantes de equipos lectores de RFID que, por su parte, construyen también equipos híbridos que permiten leer con un mismo dispositivo un código de barras o un código RFID, aún pensando que los esquemas de lectura de ambos tipos de códigos son completamente diferentes.

Esto es interesante porque significa que una biblioteca automatizada con códigos de barras puede ir moviéndose de forma práctica desde la automatización hacia la hiperautomatización. Los dispositivos portátiles que en este caso usa el personal de la biblioteca (Ver “En las manos del bibliotecario”) pueden leer con un botón los códigos de barras actuales y con otro botón las nuevas etiquetas RFID de modo que, sin interrumpir el servicio, puede hacerse, como en efecto se hace en muchos sitios, el etiquetado RFID usando una estación móvil entre las estanterías. De esta forma se aborda en forma práctica el etiquetado RFID cuando se sobrepasan las decenas o centenas de miles de ejemplares y se contesta así, afirmativamente, una pregunta siempre presente: ¿Se pueden aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías mientras todavía no hay una porción significativa de la biblioteca etiquetada con las nuevas etiquetas de radio frecuencia?.


Mas información:

  1. Sobre el proyecto de las bibliotecas públicas de Hertfordshire puede verse en: el artículo de Claire Swedberg, “In the U.K., Libraries Switch to Self-Serve”, RFID Journal.
  2. Sobre la transición a RFID en la Universidad de Waterloo puede verse en la Web del personal de esta biblioteca.
  3. Sobre procesos de transición en las bibliotecas hiperautomatizadas puede verse el libro La biblioteca hiperautomatizada


viernes, 17 de septiembre de 2010

Bibliotecas hiperautomatizadas de todos los tipos y tamaños

Escritorio de préstamos en la biblioteca del Sri Venkateswara College of
 Engineering & Technology  (SVCET), en Chittoor India
(pueden apreciarse los lectores de RFID para el carnet y para los libros)

Entre las preguntas que nos llegan cuando hablamos sobre el paradigma de hiperautomatización de bibliotecas está el tema del tipo de biblioteca y el tema del tamaño, este último particularmente relevante desde la perspectiva de Latinoamérica. Hay quienes enterándose de la tendencia internacional han pensado que las soluciones de hiperautomatización son posibles sólo en bibliotecas grandes con varias centenas de miles o millones de ejemplares en sus estanterías y con muchos miles de usuarios demandando libros prestados a la biblioteca. Han oído hablar de las prácticas crecientes en hiperautomatización RFID de bibliotecas, como las que hemos descrito, pero quizá han creído que se trata de un fenómeno que sólo se da en los países más avanzados tecnológicamente y en las instituciones académicas muy grandes. Esta apreciación no es correcta y a ella queremos dedicar este “post”, comentando y referenciando un par de ejemplos muy diferentes entre si.

Muchas opciones
La hiperautomatización de bibliotecas es un fenómeno que deja muchas puertas abiertas a la personalización. No supone un patrón único, un proceso definido al detalle, un método genérico a copiar sin más. Tampoco un tamaño. Tampoco de trata de una mera compra de equipos sofisticados. Al contrario, en cada sitio donde se implanta los bibliotecarios implementan soluciones creativas confirmando, sin duda, que hay soluciones para todos los tamaños y tipos de bibliotecas.
Resulta importante la comprensión de que se trata de un paradigma de gestión, no de un esquema simple con un proceso estandarizado que hay que adoptar sin mayores opciones. La realidad muestra que las soluciones de hiperpréstamos, por ejemplo, pueden adaptarse a bibliotecas de muy diferentes tipos, con distintas modalidades de servicio y distinto volumen de transacciones. En este blog hemos hecho referencias a bibliotecas públicas, a bibliotecas académicas, a bibliotecas infantiles, a redes de bibliotecas. En ese sentido con la hiperautomatización de bibliotecas ocurre algo como ocurrió con las tecnologías Web, cuyo uso incipiente en el primer lustro de los 90 llamaba a muchos la atención, pero no era fácil vislumbrar entonces lo que pasó dos décadas después, su actual adopción global: son útiles en bibliotecas de todos los tipos y tamaños, pero cada una las usa a su manera. Para los que se inician en el tema es importante entonces entender que la hiperautomatización de bibliotecas tiene interesantes alternativas de configuración de sus diversos habilitadores tecnológicos, lo que se evidencia en los ejemplos que siguen.

Bibliotecas pequeñas
Especialmente interesante para los países latinoamericanos es mencionar como las soluciones de hiperautomatización no se dan únicamente en las bibliotecas grandes, en las grandes ciudades de los países más industrializados. Actualmente se da también en bibliotecas pequeñas, con unos pocos miles de ejemplares, en poblaciones de provincia e, incluso, en instituciones muy pequeñas como centros educativos de unos pocos centenares de estudiantes. En la fotografía de arriba, por ejemplo, podemos ver un sencillo escritorio de préstamos de la biblioteca del Sri Venkateswara College of Engineering & Technology  (SVCET), en Chittoor, India, una institución de menos de mil estudiantes. Sin duda un ejemplo ilustrativo de que una institución muy pequeña, orientada al futuro, en un país que no es de primer mundo, puede implementar procesos de hiperautomatización como los que hemos estado describiendo en este blog (Más detalles sobre esta biblioteca o sobre el SVCET pueden verse en el sitio de la institución).
La lectura es clara: si en un pequeño instituto de menos de mil estudiantes en una pequeña ciudad de provincia lo hicieron, quiere decir que hay si hay soluciones para muchos tipos de bibliotecas, probado que haya, como allí, el interés en dar el paso hacia delante.

Soluciones a la medida
Para el bibliotecario que se acerca al tema es importante entender también que más que una compra de tecnología genérica se trata del diseño y adopción de un modelo creado a la medida de cada biblioteca. Lo específico con que se quieren establecer los servicios de préstamos, por ejemplo, ha introducido interesantes variantes en el espacio de decisiones de la biblioteca moderna: Algunas implementen sus operaciones con un proveedor con la capacidad de configurar soluciones de hiperpréstamos muy personalizadas, mientras mantienen sus procesos técnicos de catalogación y su base de datos central usando una solución clásica de servicios muy estandarizados. Esto no se daba en la década de los 90.
Tal es, por ejemplo, el caso de la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam, Holanda, una red de múltiples salas dispersas por toda la ciudad, en una institución relativamente grande ubicada en una ciudad importante de un país de primer mundo. Allí, literalmente, agregaron la solución de hiperpréstamo comunicando la base de datos de su catalogación con nuevos servicios creados en la interacción con el proveedor de la solución bibliotecaria RFID. Sin duda una muestra representativa de que la hiperautomatización no se trata de un movimiento que se inicia o se reduce a una compra de equipos. El caso particular lo describimos recientemente en su carácter específico de solución de Autopréstamo con estantería cerrada y se trata, sin duda, de una experiencia enriquecedora, otra expresión de que los bibliotecarios de todo el mundo están sumándose al movimiento mundial de hiperautomatización en forma muy creativa.

Más casos y tu caso
blog.hiperbibliotecs.org es leído y comentado en toda Iberoamérica. Las bibliotecas interesadas en reportar su actividad de hiperautomatización por este medio pueden escribirnos, bien sea que deseen relatar directamente su experiencia o enviarnos fotografías e información para nosotros publicarlas en un contexto pedagógico y divulgativo (invitamos a dejar sus comentarios en el blog a escribirnos a info@hiperbibliotecas.org).

viernes, 10 de septiembre de 2010

En las manos del bibliotecario




En la biblioteca hiperautomatizada nuevos dispositivos
móviles llegan a las manos del bibliotecario 

Si el paradigma de automatización introdujo computadores en la biblioteca, el paradigma de la hiperautomatización ha abierto las puertas a otro tipo de sofisticados dispositivos que, para beneficio de bibliotecarios y usuarios, aprovechan los aportes y la complementariedad de varias tecnologías que permiten habilitar nuevos conceptos como hiper reserva e hiperpréstamos (a los cuales nos hemos referido en anteriores oportunidades). Lo que resulta interesante es que, en efecto, los nuevos dispositivos influencian significativamente la manera de prestar el servicio en la biblioteca moderna. Precisamente este “post” queremos dedicarlo a uno de ellos, los asistentes digitales portátiles, un compañero necesario en las manos del bibliotecario que se mueve entre las estanterías de las bibliotecas hiperautomatizadas y que cambia por completo la forma de buscar los libros para satisfacer los requerimientos de hiper reservas. ¿Por qué hace falta? ¿Qué beneficios se obtiene cuando se camina con él en la biblioteca?

Identificación, procesamiento y comunicaciones en las manos
La tecnología RFID, que como hemos señalado, facilita el etiquetado de identificación de todos los recursos de la biblioteca de manera muy superior a los anteriores códigos de barras, es clave para facilitar la solución de numerosos problemas prácticos, como por ejemplo, poder inventariar sin sacar los libros de la estantería. Pero hay más beneficios que tienen que ver con los nuevos dispositivos que llegaron a la biblioteca hiperautomatizada que son más cotidianos que los inventarios rápidos.

Los asistentes digitales portátiles se conocen en el mercado como PDA por sus siglas en inglés (Personal Digital Assistant). Estos dispositivos aparecieron hace algunos años como pequeños ordenadores de las tareas de ejecutivos y fueron posibles gracias al desarrollo de las pantallas sensibles al tacto. En una fase posterior, se fundieron con los teléfonos celulares con lo que se logró que, en la mayoría de los casos, las personas no tengan que cargar, innecesariamente, con dos dispositivos. Al agregárseles capacidades de identificación, primero con lectores de códigos de barras y luego con lectores de etiquetas RFID y comunicaciones inalámbricas (Wi-Fi, GSM, Bluetooth) adquirieron gran importancia en todas las operaciones de logística, de almacenamiento y despacho. Su uso cambió y se convirtieron en facilitadores de transacciones que se simplifican con un dispositivo de procesamiento de información que se puede llevar en la mano y cuyas capacidades de comunicaciones permiten consultar bases de datos en línea después de identificar un item.

En la biblioteca
Estos dispositivos que combinan el viejo (¡!) PDA con un lector de RFID saltaron de los almacenes a las bibliotecas. En efecto, los asistentes digitales personales son una ayuda muy interesante para el bibliotecario que se mueve entre las estanterías de una biblioteca hiperautomatizada. Con ellos puede ver rápidamente, sin sentarse ante un computador de escritorio, la lista de solicitudes hechas por los usuarios de la biblioteca, asumir alguna o algunas, indicando que a partir de ese momento él se encarga de esa solicitud, encontrar ejemplares en la estantería, indicar al sistema que ya se tomó de la estantería un ejemplar previamente solicitado por el usuario y asumido por él y que se va camino al mostrador de préstamos para habilitar el hiperpréstamo requerido. Con este dispositivo en las manos del bibliotecario, cada paso será visible por el usuario a través de su página personal en la biblioteca donde, cuando así lo desee, puede conocer cada detalle que se realiza para atenderlo.

El uso del asistente digital personal por el bibliotecario le permite tener en sus manos la información que necesita para moverse asertivamente en las estanterías, pero también la capacidad de reportar el resultado de sus acciones. Pero lo realmente importante es que, cuando los bibliotecarios se mueven entre las estanterías usando este tipo de dispositivo, el usuario (usando su conexión a su página personal a la biblioteca) se entera de que está siendo atendido cuando efectivamente lo está y sabe cuándo cada libro solicitado por él llega al mostrador de préstamos donde se le entregará. El paradigma de hiperautomatización permite así un nuevo tipo de servicio, el hiperpréstamo, posible gracias a una combinación tecnológica sofisticada (RFID, Wi-fi, Internet) y nuevos usos para dispositivos portátiles personales, que se unen en sistemas modernos en los que las comunidades de usuarios interactúan, de acuerdo a sus roles, a través de perfiles definidos y conexiones personalizadas. El resultado es la optimización del tiempo de todos y un usuario que está siempre informado, con un nivel de detalles que antes era imposible, acerca del estatus de sus transacciones en la biblioteca. Todo ello gracias a múltiples factores, entre otros, sin duda, a los nuevos dispositivos en las manos del bibliotecario.

viernes, 3 de septiembre de 2010

Autopréstamo con estantería cerrada


La Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam es un ejemplo de un
servicio de autopréstamo implementado con estanterías cerradas.
Una vez que los usuarios recogen su material usan la estación
de autoservicio para registrar sus préstamos
Nuestro “post” anterior lo dedicamos al tema del Autopréstamo y expusimos cómo y por qué está creciendo su implementación en un mundo donde todas las semanas se implementan estaciones de Autopréstamos en bibliotecas de distintas características y tamaños. Nos quedó abierta en esa oportunidad la necesidad de conversar un poco más sobre el Autopréstamo como solución en bibliotecas de estantería cerrada ya que en el caso de las bibliotecas de estantería abierta la alternativa luce natural, como el siguiente paso lógico después de que el usuario seleccionó sus libros y los tiene en la mano. Con la estantería cerrada es el bibliotecario el que busca y saca los libros que van a ser prestados, entonces ¿cómo puede implementarse el Autopréstamo?

La respuesta está en la comprensión de tres condiciones: 1) las colas se eliminan si el usuario no tiene que esperar a que el personal de la biblioteca le entregue los libros que solicitó sino que el mismo los recoge donde el bibliotecario los colocó, 2) si el proceso de préstamos, asistido con tecnologías RFID en ambientes de hiperautomatización es tan sencillo que un usuario sin entrenamiento puede hacerlo y 3) el sistema que controla el servicio de hiperpréstamo puede ser personalizado para manejar la implementación muy particular.

En la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam el
personal de la biblioteca coloca los libros reservados en
cajones numerados identificados con RFID
Para entregar al usuario los libros solicitados en préstamo se requiere establecer un proceso donde el bibliotecario coloca estos libros en un sitio fácil de identificar por el usuario. Por ejemplo, un cajón numerado o una estantería etiquetada en un salón establecido. El usuario recibe las coordenadas donde puede encontrar los libros que solicitó en el mensaje que recibe por correo electrónico (ver “Hiperpréstamo, un servicio sin teclado”) y eso lo habilita a recogerlos sin necesidad de pedir ayuda. Si cuando llega al salón no tiene el correo que recibió a la mano, y no se recuerda las coordenadas que se le indicó, puede averiguarlo con su carnet RFID usando una estación estratégicamente ubicada en la entrada de la biblioteca. Con los libros en la mano puede ir a una estación de Autopréstamo, ubicada en el mismo salón donde recogió sus libros y, a partir de allí, trabajar igual que si se los hubiese recogido en una biblioteca de estantería abierta siguiendo los pasos que le indica la estación de Autopréstamo.

La estación de Autopréstamo trabaja con lectores RFID, una pantalla táctil y mensajes sencillos, fáciles de entender incluso por usuarios no experimentados, tal y como se explicó en el post anterior. Como se trata de una solución específica, se requiere de un sistema de hiperpréstamos que esté completamente adaptado a las necesidades de la biblioteca y no necesariamente se usa el mismo sistema bajo el cual se hace la catalogación, probado, por supuesto, que se establecen mecanismos adecuados de comunicación entre ambos.

En la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam los usuarios
recogen el material asignado ubicándolo por el número del
cajón
Un ejemplo interesante es el de la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam (ilustrado en las fotografías que se incluyen), que en agosto de 2009 implantó un servicio de hiperautomatización en el que el escritorio de préstamos se transforma en un conjunto de cajas numeradas donde el personal de la biblioteca coloca los libros solicitados por cada persona. En la implementación realizada, el usuario recibe en el correo que le avisa que puede pasar a buscar sus libros por la biblioteca, el número de la caja donde éstos están. De esta forma la persona recoge el material asignado sin tener que interactuar con nadie, va a la estación de autoservicio, registra su préstamo y con ello habilita su salida en el sistema de seguridad del salón.

La experiencia de la Universidad de Ámsterdam, como es usual en todos los autoservicios, reporta una excelente acogida por los usuarios con un aprendizaje rápido y manifestaciones de satisfacción. Un detalle anecdótico es que los diseñadores del salón ganaron un premio con el diseño estético del mismo (ver fotografías). También merece la pena mencionar que se trata de un caso donde el sistema bibliotecario usado para la catalogación no es el mismo que el sistema que controla los hiperpréstamos, sino que para estos últimos se usaron los servicios de una pequeña empresa especializada con la capacidad de ofrecer los servicios personalizados de hiperautomatización que requería la biblioteca de la universidad holandesa (Más fotografías ilustrativas pueden verse en flickr, y más documentación sobre el caso puede verse en Library spring)