Hiperinventarios de bibliotecas

Ejemplo de antena móvil
 usada en el hiperinventario de una biblioteca

Tradicionalmente, la realización de inventarios en bibliotecas ha sido una actividad complicada que requiere detener las operaciones por varios días y que consume gran cantidad de recursos de todo tipo, pero la hiperautomatización, particularmente con el uso de RFID, ha cambiado por completo el concepto de inventario. En primer lugar los inventarios se realizan en un tiempo significativamente menor porque la tecnología elimina la necesidad de lectura item por item sustituyéndola por una lectura automática múltiple. En segundo lugar los inventarios rápidos se realizan con dispositivos móviles y no requieren detener las actividades. En tercer lugar los inventarios de la hiperautomatización no necesitan hacerse en forma absoluta, porque la flexibilidad que se incorpora en el software permite ahora que puedan realizarse en forma parcial. Estas facilidades se han unido para conformar el concepto de hiperinventario incidiendo muy favorablemente en múltiples aspectos de la gerencia de bibliotecas.

Hiperinventario de bibliotecas y RFID

Los hiperinventarios RFID se realizan con unos dispositivos de mano provistos de una antena especial que es capaz de captar las señales de radio frecuencia de múltiples etiquetas simultáneamente, cada una de ellas identificando unívocamente un único ejemplar de un libro que yace en la estantería. Existen en el mercado varios tipos de estos dispositivos, de alguna manera similares al que mostramos en la fotografía. Más adelante dedicaremos un “post” al tema de las diferencias y similitudes en los procesos y dispositivos que se usan en el hiperinventario. La tecnología que se usa en el hardware y en el software de estos dispositivos no es sencilla, pero en cambio su uso en la biblioteca si lo es y la aplicación de hiperinventarios proporciona mucha seguridad en las operaciones de las bibliotecas hiperautomatizadas.

Los dispositivos portátiles para la realización de inventarios se conectan con el servidor de la biblioteca a través de redes inalámbricas, Wi-Fi o Bluetooth. Un software muy sofisticado implementa confiabilidad y seguridad en todos los niveles del proceso. Esto proporciona una velocidad sin precedentes en la actividad del inventario. No hace falta ni siquiera mover los materiales fuera de la estantería para identificarlos. No se requiere de visual y con sólo direccionar la antena se leen múltiples etiquetas. La conexión inalámbrica permite la comparación de lo inventariado con lo registrado en el servidor.

El inventario termina siendo tan rápido y flexible que no hace falta interrumpir las actividades, se puede hacer parcialmente e, incluso, varias veces al año.

Hiperinventario de bibliotecas  y códigos de barras

Muchos nos preguntan que se puede hacer con métodos de hiperinventarios en bibliotecas que aún tienen códigos de barras y es que, ciertamente, el hiperinventario es una experiencia cualitativamente diferente de la del inventario tradicional, particularmente cuando se usan etiquetas RFID. Pero con códigos de barra se pueden usar muchos de los procesos comunes y se aprovecha también la facilidad del Wi-Fi para el registro inalámbrico de los materiales reconocidos. Sin embargo se tiene el inconveniente de que se requiere una línea visual entre la etiqueta y el lector, por lo que cada libro debe ser extraído desde la estantería, retrasando la operación. A pesar de ello, las técnicas del hiperinventario en una biblioteca hiperautomatizada todavía ayudan en este caso, pues traen eficiencias que sobrepasan algunas de las limitaciones tecnológicas de esta tecnología. Por ello, bibliotecas con todos sus libros etiquetados con códigos de barras que desean introducirse en el nuevo paradigma no necesitan reetiquetar primero con RFID para iniciarse en las técnicas de la hiperautomatización y recomendamos por tanto a los bibliotecarios interesados conversar con sus proveedores las alternativas.


Separar inventario y depuración de la base de datos
En todo caso, no debe confundirse, como ocurre en ocasiones, la operación de inventario como tal con la depuración de la base de información bibliotecaria, que supone la validación de cada registro en la base de información con el contenido físico de cada ejemplar. El objetivo del inventario es asegurar que los ejemplares ubicados en su estantería, más los ejemplares en préstamo, más los ejemplares en transición en cualquier otra área de la biblioteca coinciden exactamente con lo registrado en la base de información que maneja el sistema bibliotecario usado. Una operación simple, precisa y útil, que con las herramientas adecuadas, puede realizarse eficientemente.