viernes, 27 de junio de 2014

La certificación de la digitalización

La certificación de la digitalización puede ser sencilla cuando se ha hecho
bien el trabajo de aseguramiento de calidad y de fiscalización
Saber cerrar un proyecto es definitivamente importante. Un proyecto de digitalización masiva es un esfuerzo para llevar contenidos de información que están almacenados en los medios propios de la cultura del papel a los medios digitales modernos con el objetivo expresamente formulado de que la información pueda ser manejada con una mayor eficiencia. Un proyecto de digitalización de volumen implica el hacer esto con centenares de miles o millones de páginas. ¿Cómo certificar un trabajo de este tamaño?  ¿Cuál es su relación de la certificación con la garantía y con la fiscalización?

La primera recomendación es darle importancia al cierre. Hay que estar conscientes de que la certificación es una conveniencia para ambos equipos. El que desarrolló el proyecto y el que recibe los beneficios de los resultados, sobre todo por el volumen de recursos y el esfuerzo que este tipo de proyectos significa. Por eso es que, llegado el momento, hay que estimular la colaboración de ambos grupos.

¿Pero qué es certificar?

Es reconocer que el proyecto cumplió sus objetivos de acuerdo a su diseño inicial y a los eventuales cambios acordados. La certificación no implica la afirmación de que el 100 % de los resultados son correctos, antes bien significa la aceptación de que las cotas máximas acordadas como tiempo de trabajo o como número de documentos o páginas digitalizados se cumplió y de que se realizó además conforme a las pautas de calidad acordadas, las cuales varían según la confiabilidad requerida en la aplicación.

La certificación de la digitalización no es un sustituto de la garantía. La garantía normalmente establece el compromiso de volver a digitalizar los documentos en los que se encuentren problemas definidos dentro de un cierto período de tiempo después de que se hizo la digitalización masiva. El tiempo es importante, no puede ser completamente abierto porque eso haría el proyecto inviable. La definición de las condiciones en que se repetiría la digitalización es también importante.

Si el proyecto fue realizado con un adecuado aseguramiento de la calidad y con una fiscalización por lotes, la certificación es un acto sencillo. Llegados al punto del cierre con el correspondiente acta de certificación existirá, en ese caso, en todas las partes la confianza necesaria para el acto protocolar. Los problemas sólo se elevan cuando estas condiciones no se cumplen.

Si los resultados preliminares han sido fiscalizados y la calidad ya ha sido validada, bien sea en forma exhaustiva o, más típicamente, en forma estadística, el acta de certificación hará referencia a estas fiscalizaciones previas. Si no ha sido así la certificación implicará una fiscalización estadística sobre todos los lotes, haciendo el trámite innecesarimente más engorroso. Por ello no recomendamos, como hemos explicado en otras oportunidades, dejar para después las revisiones que debemos hacer desde el principio. No debe hacerse control de calidad al final, debe hacerse aseguramiento de calidad (ver Dos distinciones para proyectos de digitalización...) durante el proceso de producción de bits (ver La línea de producción de bits). Tampoco la fiscalización debe dejarse para cuado toda la información ya ha sido digitalizada (ver La fiscalización del resultado de la digitalización).

viernes, 20 de junio de 2014

La fiscalización del resultado de la digitalización

La organización que recibe el resultado de un proyecto de
digitalización de volumen debe fiscalizar lo que se le entrega,
normalmente sobre una base estadística
La semana pasada estuvimos comentando acerca del aseguramiento de calidad necesario en proyectos de digitalización de volumen en los que se transfiere a medios digitales el contenido de muchas decenas de miles o millones de documentos. Nos detuvimos en la actividad de aseguramiento de calidad que se realiza para aumentar las probabilidades de éxito de este tipo de proyectos y mencionamos, aunque postergamos por razones de espacio, la actividad de la fiscalización previa a la certificación del resultado de la digitalización. A esta tarea, sus objetivos y la manera en que debe realizarse dedicamos el post de hoy.

La fiscalización es diferente al aseguramiento de la calidad. Si el aseguramiento de la calidad debe ser realizado por los miembros de la unidad o empresa que hace las actividades de traslado de documentos, captura digital, catalogación, indexado, transcripción, etc. (Ver Dos distinciones para proyectos de digitalización: Aseguramiento de la Calidad y Fiscalización), la fiscalización es una actividad propia de quien recibe el resultado.

La fiscalización es la revisión final para aceptar el resultado del proceso. El equipo que opera la línea de producción de bits (Ver La línea de producción de bits) debe entregar a los destinatarios del proceso el producto digital, archivos, bases de datos, estadísticas, etc. y estos deben ser aceptados sobre la base de una revisión. Los criterios para esta revisión son parte del acuerdo y la planificación del proyecto y la tolerancia a errores depende de la aplicación o contexto en el que se esté trabajando. Hay aplicaciones en las cuales se puede ser un poco más laxo en los criterios de aceptación y aplicaciones en las que se debe ser en extremo estricto.

La aceptación no implica que no deba manejarse una garantía. Es, simplemente, una parte más del acuerdo de trabajo de un proyecto bien ejecutado.

Lo que independientemente de la aplicación, de la manera que se realiza el contrato, de la tecnología usada, si es muy importante tener en cuenta en la planificación, es que la fiscalización no debe realizarse al final, sino en lotes convenidos.

Los resultados deben ser certificados en la medida en que el proceso se va realizando. Esto tiene una razón de ser muy importante: Al final puede ser demasiado tarde. Un proyecto de digitalización de volumen por definición implica el trabajo con muchos miles, incluso, millones de documentos y si hubiera un error en el proceso de producción de bits, incluso pensando que hubiese un contrato con garantía, con obligación de correcciones, con penalizaciones por incumplimiento, el darse cuenta al final será una pérdida muy grande de dinero, recursos, tiempo y de valor institucional.

Por esta razón el seguimiento estadístico de la ejecución del proyecto no es suficiente y hay que acordar fiscalizaciones en ciertos puntos que eventualmente permitan tomar decisiones para rectificar o asegurar el resultado feliz del proceso. Es natural que la organización que recibe no revise la versión digital de cada documento, por todo lo que ello implica, pero es razonable hacer un muestreo de una parte del universo diseñada previamente para que las conclusiones puedan extrapolarse en forma razonable.

Así pues, en un buen proyecto de digitalización de volumen es imprescindible el aseguramiento de la calidad y una fiscalización por lotes representativos con criterios predefinidos.

viernes, 13 de junio de 2014

Dos distinciones para proyectos de digitalización: Aseguramiento de la Calidad y Fiscalización

La calidad no es un problema estático sino un problema dinámico
que debe resolverse mientras se opera el proceso, analizando lo que
se obtiene en cada momento y tomando medidas para mejorar los
resultados
En las últimas semanas nos hemos abocado a hacer contribuciones útiles para las gerentes de información e instituciones que están planificando o esperan realizar proyectos de digitalización masiva, realizando la captura digital de decenas de miles o millones de páginas. Estos proyectos son importantes en función de los beneficios que pueden aportar una vez que se completa el resultado de la digitalización. Su realización es costosa y por ello, hemos visto que requieren de un diseño y una ejecución cuidadosos. Para aumentar las probabilidades de éxito se debe garantizar la comprensión de algunos conceptos que definen actividades que siempre se deben realizarse en la digitalización de volumen. Entre ellas, el aseguramiento de la calidad y la fiscalización.

La primera de estas actividades le corresponde a la empresa, la unidad o el equipo a cargo de ejecutar el proyecto de digitalización. La segunda a la institución, unidad o equipo responsable de recibir el resultado. Pero hay detalles en el asunto. Esta semana hablaremos del aseguramiento de la calidad para comentar la semana que viene sobre la fiscalización.

Como explicamos en otra oportunidad la ejecución de un proyecto de digitalización es realmente la operación de una línea de producción de bits (Ver). Dada las implicaciones que podría tener un error que se multiplique en el tiempo o a través de muchos miles de documentos, los problemas deben ser identificados y corregidos lo más pronto posible. Para ello, la actividad que se realiza en toda línea de producción (y la producción de bits no es la excepción) es el aseguramiento de la calidad.

El término aseguramiento es el apropiado y no el de control de calidad, que aún usan algunos gerentes que no se actualizaron cuando estos conceptos evolucionaron. El control de calidad era la actividad que en algún momento lució recomendable, de revisar lo obtenido como producto final y descartarlo o corregirlo. Ésta aproximación hoy en día luce inadecuada porque se enfoca en el producto final y no en el proceso que lo genera. Cuando uno se enfoca en el proceso, toma medidas para que los problemas que ocasionaron ciertas fallas no vuelvan a producirse, las evaluaciones y cambios entonces se orientan a propender a que no se comentan los mismos errores o se obtengan las mismas fallas o insuficiencias, por eso se habla de asegurar la calidad.

En los proyectos de digitalización el aseguramiento de la calidad revisa con criterios definidos lo que se va obteniendo y propone que se hagan correcciones que eviten que se repitan los malos resultados. El tipo de problemas puede ser el mal funcionamiento de un escáner, su operación con unos parámetros inadecuados, un operador o un transcriptor que no ha sido correctamente formado o que no tiene la concentración para realizar la tarea, las condiciones diferentes en que se encuentran el material a digitalizar en un cierto lote, etc. El personal de aseguramiento de la calidad debe detectar el problema, analizarlo, comprender lo que lo causa, proponer la solución, escalar las medidas si es el caso, y garantizar que el cambio en la línea de producción ocurra.

El aseguramiento de la calidad debe hacerse en cada actividad, no sólo en la captura digital y la transcripción, sino en aspectos como las funciones de post operación que se realizan en el proceso, tales como la catalogación, el indexado, movimiento físico de los documentos, etc. En toda actividad humana puede haber errores y el aseguramiento de la calidad lo que hace es propender a que estos sean los menos posibles, cada vez de menor relevancia y, en lo posible, intrascendentes. Esta actividad no debe confundirse con la actividad de fiscalización a la cual nos referiremos en nuestro siguiente post.

viernes, 6 de junio de 2014

Entrenar al personal del proyecto de digitalización


Antes de iniciar la línea de producción de bits hay que realizar
un buen entrenamiento en las herraminetas y en los casos particulares
que son específicos del material a digitalizar y/o el proyecto de digitalización
Como hemos estado viendo, los proyectos de digitalización masiva son lo suficientemente complejos como para que sea recomendable la contratación de empresas con experiencia en el área, ya que por el volumen de documentos que manejan, estos proyectos son costosos y cualquier error en la definición de los procesos se multiplica por un número grande, con las consecuencias que ello trae consigo. Una fuente de problemas adicionales son los errores que cometen los operarios, las personas a cargo de cada una de las actividades. Para minimizar este tipo de errores debe dársele importancia al entrenamiento del personal que realizará el proyecto de digitalización de volumen. También aquí hay detalles que conviene destacar.

Para una institución el asumir directamente un proyecto de digitalización masiva es una operación de alto riesgo, porque la tarea es más especializada y sofisticada de lo que aparenta ser. Si hay dudas en relación con ello puede verse lo planteado en algunos de nuestros últimos post (Por ejemplo: La digitalización no siempre funciona, Digitalización exitosa, El Diseño de la digitalización, o En la transición a un mundo digital hay que decidir sobre átomos). Debido a ello, el camino del desarrollo interno sólo debe seguirse si el número de documentos es relativamente pequeño o si existe la capacidad organizacional de dedicar un gerente de alto desempeño con competencias en el área para el liderazgo del proyecto. De no ser así, lo mejor es contratar una empresa con experiencia en el área.

En cualquiera de los casos siempre debe estar presente el tema del entrenamiento. Es natural que la institución destinataria o la empresa contratada requiera de la contratación de personal temporario para el proyecto de captura digital. Incluso si se trabaja con personas que han estado en otros proyectos de digitalización masiva, hay que asegurar o lograr que éstas manejen las herramientas que se usarán en el proyecto (incluyendo escáneres, software de digitalización, software de registro, aseguramiento de calidad, etc.). Cómo hemos visto (por ejemplo, Los escáneres en la digitalización de volumen), estas herramientas varían según la naturaleza del proyecto.

Además de las herramientas hay un entrenamiento específico de cada proyecto de digitalización. Por ejemplo, la ruta de los documentos y el control de salida y de llegada, las alternativas que pueden presentarse en la valoración de lo que va a ser digitalizado de acuerdo al estudio preliminar realizado, los casos que pueden requerir acciones de ajustes en la captura digital o en el postprocesamiento de imágenes de acuerdo con los resultados de las pruebas preliminares (ver Pruebas antes del proceso masivo de digitalización). Este tipo de entrenamiento debe realizarse incluso con personas que ya han participado en otros procesos usando las mismas herramientas de software.

Tomar en cuenta este entrenamiento es previo a un proceso de digitalización implica hacer un apartado para su planificación, desarrollo y ejecución, en tiempo y recursos. Dado que en muchas ocasiones hay contingencias en las que el personal operario deja de venir y las ausencias inciden en los números, las estadísticas y los compromisos del proyecto de digitalización, muchas veces se debe tener a personas contratadas como suplentes. Es interesante, cada vez  que se pueda, incluir los potenciales suplentes en la formación inicial. En caso de no poder hacerlo, o de tener que contratar a personas totalmente nuevas a los procesos, se debe tener contemplado un mecanismo alternativo de formación o entrenamiento intensivo que permita a cada trabajador nuevo comenzar a ser productivo en el menor tiempo posible.