Entrenar al personal del proyecto de digitalización

Antes de iniciar la línea de producción de bits hay que realizar
un buen entrenamiento en las herraminetas y en los casos particulares
que son específicos del material a digitalizar y/o el proyecto de digitalización

Como hemos estado viendo, los proyectos de digitalización masiva son lo suficientemente complejos como para que sea recomendable la contratación de empresas con experiencia en el área, ya que por el volumen de documentos que manejan, estos proyectos son costosos y cualquier error en la definición de los procesos se multiplica por un número grande, con las consecuencias que ello trae consigo. Una fuente de problemas adicionales son los errores que cometen los operarios, las personas a cargo de cada una de las actividades. Para minimizar este tipo de errores debe dársele importancia al entrenamiento del personal que realizará el proyecto de digitalización de volumen. También aquí hay detalles que conviene destacar.

Para una institución el asumir directamente un proyecto de digitalización masiva es una operación de alto riesgo, porque la tarea es más especializada y sofisticada de lo que aparenta ser. Si hay dudas en relación con ello puede verse lo planteado en algunos de nuestros últimos post (Por ejemplo: La digitalización no siempre funciona, Digitalización exitosa, El Diseño de la digitalización, o En la transición a un mundo digital hay que decidir sobre átomos). Debido a ello, el camino del desarrollo interno sólo debe seguirse si el número de documentos es relativamente pequeño o si existe la capacidad organizacional de dedicar un gerente de alto desempeño con competencias en el área para el liderazgo del proyecto. De no ser así, lo mejor es contratar una empresa con experiencia en el área.

En cualquiera de los casos siempre debe estar presente el tema del entrenamiento. Es natural que la institución destinataria o la empresa contratada requiera de la contratación de personal temporario para el proyecto de captura digital. Incluso si se trabaja con personas que han estado en otros proyectos de digitalización masiva, hay que asegurar o lograr que éstas manejen las herramientas que se usarán en el proyecto (incluyendo escáneres, software de digitalización, software de registro, aseguramiento de calidad, etc.). Cómo hemos visto (por ejemplo, Los escáneres en la digitalización de volumen), estas herramientas varían según la naturaleza del proyecto.

Además de las herramientas hay un entrenamiento específico de cada proyecto de digitalización. Por ejemplo, la ruta de los documentos y el control de salida y de llegada, las alternativas que pueden presentarse en la valoración de lo que va a ser digitalizado de acuerdo al estudio preliminar realizado, los casos que pueden requerir acciones de ajustes en la captura digital o en el postprocesamiento de imágenes de acuerdo con los resultados de las pruebas preliminares (ver Pruebas antes del proceso masivo de digitalización). Este tipo de entrenamiento debe realizarse incluso con personas que ya han participado en otros procesos usando las mismas herramientas de software.

Tomar en cuenta este entrenamiento es previo a un proceso de digitalización implica hacer un apartado para su planificación, desarrollo y ejecución, en tiempo y recursos. Dado que en muchas ocasiones hay contingencias en las que el personal operario deja de venir y las ausencias inciden en los números, las estadísticas y los compromisos del proyecto de digitalización, muchas veces se debe tener a personas contratadas como suplentes. Es interesante, cada vez  que se pueda, incluir los potenciales suplentes en la formación inicial. En caso de no poder hacerlo, o de tener que contratar a personas totalmente nuevas a los procesos, se debe tener contemplado un mecanismo alternativo de formación o entrenamiento intensivo que permita a cada trabajador nuevo comenzar a ser productivo en el menor tiempo posible.