Pruebas antes del proceso masivo de digitalización

Antes de comenzar un proceso de digitalización de volumen,
es importante hacer pruebas de digitalización sobre una muestra representativa
del conjunto de documentos a digitalizar. En ocasiones el estado del material
en algunos subconjuntos del archivo pueden obligarnos a cambiar el diseño
 de los procesos,o el tipo de solución o de escáneres empleados

En los post anteriores hemos hablado de todo lo que debe planificarse antes de realizar un proceso de captura digital que implique un gran volumen de documentos: La definición de políticas de organización, digitalización y registro, la conformación de las unidades de trabajo, el establecimiento de la ruta de documentos, la selección de los equipos a utilizar, entre otras temas. Se trata de un conocimiento que debe manejar un gerente de información y sobre el que hay complicaciones cuando no se tiene la experiencia. Hoy queremos mencionar las pruebas de digitalización que deben realizarse antes de iniciar el proceso masivo.

El problema con los proyectos de digitalización de volumen es que los grandes números que se manejan hacen que los errores resulten costosos y por eso, si en todos los proyectos suele ser recomendable la planificación, en estos casos la exhaustividad en la misma resulta imprescindible, porque un error multiplicado por centenas de miles o millones es siempre algo que tiene un gran impacto, en tiempo, en recursos necesarios e, incluso, en la factibilidad misma del proyecto.

El profesional a cargo de la planificación del proceso de digitalización no debe dejarse guiar por las apariencias. El estado de los documentos reales no se aprecia con sólo caminar a través de un archivo y hay casos donde aguardan las sorpresas debido, por ejemplo, a las condiciones ambientales a las que estuvieron o han estado expuestos los documentos.

En ocasiones hemos visto que la velocidad con la que se suponía podía realizarse un proceso de digitalización resultó una ilusión porque, la fichas eran totalmente diversas en su legibilidad, desde la que eran muy nítidas a las que resultaban casi imposibles de leer. Muchas cosas pueden variar, el tipo de papel, el color del papel, la tinta usada, con consecuencias prácticas para los parámetros de digitalización necesarios. En ocasiones los bordes de la fichas están deteriorados y pueden entrabar el mecanismo de alimentación del escáner. Igual puede suceder con los bordes de las páginas de documentos encuadernados.

Los problemas pueden estar presentes en ciertos lotes o estar dispersos a través de todos los lotes. Por ejemplo, si un sector del archivo se desarrolló en un cierto período donde cambió el papel, puede que el proceso no sea tan problemático porque las diferencias se dan entre grupos de documentos y lotes importantes pueden ser procesados con velocidad porque las características que teiene los documentos dentro de ellos son similares. El problema se presenta cuando hay simultaneidad en dos hechos: 1) hay diferencias significativas en cuanto a los parámetros de digitalización que requieren ciertos documentos y 2) estos se encuentran diseminados por todo el archivo de tal forma que deben revisarse obligatoriamente los parámetros antes de cada digitalización.

La manera de estar prevenidos a lo que pueda ocurrir es digitalizar una muestra representativa del material para asegurarse de su uniformidad relativa, descubrir si hay diferencias significativas dispersas o cuantificar los lotes donde hay problemas. La regla de oro es, así pues, no dejarse llevar por las apariencias, no probar sólo con las primeras y las últimas páginas a digitalizar, sino hacer un conjunto de pruebas realmente representativo. En algunos casos puede ser incluso recomendable asesorarse acerca de lo que debe ser la muestra representativa del material.