La fiscalización del resultado de la digitalización

La organización que recibe el resultado de un proyecto de
digitalización de volumen debe fiscalizar lo que se le entrega,
normalmente sobre una base estadística

La semana pasada estuvimos comentando acerca del aseguramiento de calidad necesario en proyectos de digitalización de volumen en los que se transfiere a medios digitales el contenido de muchas decenas de miles o millones de documentos. Nos detuvimos en la actividad de aseguramiento de calidad que se realiza para aumentar las probabilidades de éxito de este tipo de proyectos y mencionamos, aunque postergamos por razones de espacio, la actividad de la fiscalización previa a la certificación del resultado de la digitalización. A esta tarea, sus objetivos y la manera en que debe realizarse dedicamos el post de hoy.

La fiscalización es diferente al aseguramiento de la calidad. Si el aseguramiento de la calidad debe ser realizado por los miembros de la unidad o empresa que hace las actividades de traslado de documentos, captura digital, catalogación, indexado, transcripción, etc. (Ver Dos distinciones para proyectos de digitalización: Aseguramiento de la Calidad y Fiscalización), la fiscalización es una actividad propia de quien recibe el resultado.

La fiscalización es la revisión final para aceptar el resultado del proceso. El equipo que opera la línea de producción de bits (Ver La línea de producción de bits) debe entregar a los destinatarios del proceso el producto digital, archivos, bases de datos, estadísticas, etc. y estos deben ser aceptados sobre la base de una revisión. Los criterios para esta revisión son parte del acuerdo y la planificación del proyecto y la tolerancia a errores depende de la aplicación o contexto en el que se esté trabajando. Hay aplicaciones en las cuales se puede ser un poco más laxo en los criterios de aceptación y aplicaciones en las que se debe ser en extremo estricto.

La aceptación no implica que no deba manejarse una garantía. Es, simplemente, una parte más del acuerdo de trabajo de un proyecto bien ejecutado.

Lo que independientemente de la aplicación, de la manera que se realiza el contrato, de la tecnología usada, si es muy importante tener en cuenta en la planificación, es que la fiscalización no debe realizarse al final, sino en lotes convenidos.

Los resultados deben ser certificados en la medida en que el proceso se va realizando. Esto tiene una razón de ser muy importante: Al final puede ser demasiado tarde. Un proyecto de digitalización de volumen por definición implica el trabajo con muchos miles, incluso, millones de documentos y si hubiera un error en el proceso de producción de bits, incluso pensando que hubiese un contrato con garantía, con obligación de correcciones, con penalizaciones por incumplimiento, el darse cuenta al final será una pérdida muy grande de dinero, recursos, tiempo y de valor institucional.

Por esta razón el seguimiento estadístico de la ejecución del proyecto no es suficiente y hay que acordar fiscalizaciones en ciertos puntos que eventualmente permitan tomar decisiones para rectificar o asegurar el resultado feliz del proceso. Es natural que la organización que recibe no revise la versión digital de cada documento, por todo lo que ello implica, pero es razonable hacer un muestreo de una parte del universo diseñada previamente para que las conclusiones puedan extrapolarse en forma razonable.

Así pues, en un buen proyecto de digitalización de volumen es imprescindible el aseguramiento de la calidad y una fiscalización por lotes representativos con criterios predefinidos.