viernes, 9 de mayo de 2014

En la transición a un mundo digital hay que decidir sobre átomos


En los proyectos de digitalización de volumen debe diseñarse
cuidadosamente la ruta de documentos físicos desde que salen
de su lugar de archivo habitual hasta que regresan a él
Hay bastante tela que cortar en el mundo antes de podernos hacer un traje digital a la medida. Los proyectos de digitalización se emprenden para lograr la transición que permite a las instituciones almacenar los contenidos y gestionar digitalmente los flujos la información que tradicionalmente han mantenido atados al papel. Como hemos estado viendo, estos proyectos son costosos y por ello requieren de un cuidadoso diseño, planificación y ejecución. En días pasados hicimos una lista de características de los proyectos de digitalización exitosos y hemos estado hablando con más detalles de algunas de ellas. Hoy queremos referirnos a un tema vinculado a los átomos: el establecimiento de la ruta de documentos en la ejecución de un proyecto de digitalización.

Este aspecto suele ser pasado por alto cuando el proyecto de digitalización es planificado por personas sin experiencia, porque no es evidente. Pero la digitalización crea bits a partir de átomos, registros digitales a partir de documentos en papel. Estos documentos en papel  están catalogados y almacenados en forma estructurada.  Para digitalizarlos, deben moverse desde el lugar donde residen actualmente, los archivos físicos a la zona de digitalización, en lugar donde se analizarán, valorarán y clasificarán, de allí a los escritorios de registro y escaneo y finalmente deben ser llevados de nuevo a los archivos físicos donde deben quedar en las ubicaciones correctas.

La planificación de este recorrido es lo que se llama el establecimiento de la ruta de documentos, una actividad donde se diseña el flujo organizado en el viaje de ida y de vuelta de los documentos en papel desde el sitio de archivo al lugar de digitalización y transcripción. Cuando la operación es de gran volumen, se requieren varios escáneres  con el correspondiente personal de digitalización y transcripción y el problema puede ser de cierta complejidad e implicar el establecimiento de archivos temporales diarios que garanticen el funcionamiento adecuado de la unidad de digitalización.

Un aspecto importante en este flujo físico es la bitácora donde se lleva el control de que es lo que se mueve y donde está cada documento, expediente, fotografía, caja o archivador. Cuando el archivo está retirado físicamente de la zona de digitalización suelen haber consideraciones de seguridad especiales, por el hecho de que los documentos se mueven por zonas no convencionales y por el hecho de que son manejados por personal no ordinario. Esta es una de las razones por la que conviene contratar con organizaciones especializadas.

Una complicación adicional se tiene en los lugares en los que el proceso de digitalización se realiza manteniendo la operatividad del archivo que se está digitalizando, ya que en esos casos la actividad de servicio institucional tiene que tener la capacidad de buscar un documento en el archivo convencional o en la zona de digitalización y, una vez usado, debe devolverlo al archivo normal o a la zona de digitalización sin afectar significativamente la realización de la transformación digital de la información. Para ello es conveniente que la bitácora mencionada tenga una expresión digital que facilite el seguimiento de los bultos, cajas, paquetes y documentos con ayudas computarizadas.

En conclusión, como se desprende de las consideraciones anteriores, un proyecto de digitalización masiva requiere de la planificación de qué hacer con los átomos y no sólo que hacer con los bits.

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