Las fechas de un proyecto bien formulado son probabilísticas

En un proyecto sofisticado siempre hay condiciones que requieren
reevaluar los cronogramas, los riesgos y los planes de mitigación

Algunos procesos de desarrollo de soluciones de gestión de información son delicados y hay que tomarse el tiempo necesario para minimizar las probabilidades de que ocurran ciertos problemas, aguas abajo, debido a una mala construcción realizada aguas arriba. Algunos gerentes sienten mucha necesidad de correr hacia la entrada en producción de sus soluciones. Y se entiende. Las demoras suelen tener implicaciones económicas importantes. No les falta razón cuando aquilatan la importancia de cumplir los cronogramas y ahorrar costos. Los procesos fuera de control, abiertos y sin hitos que cumplir en el tiempo son ineficientes e indeseables. Pero no manejar riesgos es un sinsentido y, mientras más grande e importante es un proyecto, mayores son las razones para gestionarlos. No se debe pretender cumplir los cronogramas ignorando riesgos. En este contexto hay que tomar en cuenta que las fechas de cualquier desarrollo no trivial no son determinísticas, sino probabilísticas.

Es idílico pensar que un proyecto grande y sofisticado puede desarrollarse sin contratiempos o consideraciones de riesgos. Cuando la NASA desarrolla una misión espacial, sabe que la fecha de lanzamiento no es precisa, sino que es un hito que debe ocurrir después de otros y que debe manejarse como un período cuya precisión se plantea en términos probabilísticos. Mientras más cercano se está de un hito, es más fácil cerrar los intervalos de tiempo, pero ni siquiera al acercarse al final de una etapa las consideraciones son absolutamente predecibles. Incluso el día anterior al lanzamiento hay variables que pueden no estar determinadas. Cuando ya todo está desarrollado, probado y preparado, lo que se sabe es que la partida de la nave será al día siguiente, con alta probabilidad. Un fenómeno de condiciones meteorológicas inadecuadas o un inconveniente de salud de una de las personas críticas, por sólo colocar un par de ejemplos, podría llevar a una suspensión temporal del despegue y exigir un nuevo retraso.

Si las fechas de un proyecto son naturalmente probabilísticas, no expresa sapiencia sino inexperiencia, ingenuidad o ignorancia el pensar o intentar que con puro voluntarismo se pueden pasar por alto los riesgos asociados a la construcción de una solución y cumplir así, llueva, truene o relampaguee, un cronograma que erróneamente se ha planteado en forma determinística.

Con el tiempo, uno va acumulando experiencias sobre buenas y malas prácticas. Hemos visto gerentes ignorar los riegos de saltarse actividades necesarias pretendiendo ahorrar tiempo y recursos, con la triste consecuencia de obtener el efecto contrario, alargar los calendarios y los gastos cuando se presentan las fallas como consecuencia de omisiones y malas decisiones. Alternativamente los tiempos hay que gestionarlos. Administrar etapas y cronogramas de proyectos implica, entre otras actividades, un análisis permanente de determinación de riesgos. Las buenas prácticas de gestión de la calidad recomiendan considerar y reconsiderar los eventuales planes de mitigación, así como explorar alternativas de mejoras que surgen en el camino y que por alguna razón no fueron consideradas inicialmente.

Cuando hay análisis de gestión de conocimiento se pueden descubrir nuevos aspectos que se deben tomar en cuenta en una solución y esto puede ocurrir en cualquier fase del proceso. Ignorar estos factores no es la mejor práctica. Incluir permanentemente nuevos elementos tampoco lo es. El equilibrio está en un punto intermedio que los buenos gerentes deben medir.

Celebrar los cumpleaños de los hijos en fecha precisas es posible porque las acciones están tipificadas, las conocemos, las prevemos y las implementamos. Pero estos son procesos triviales. Un buen gerente conversa las situaciones con los desarrolladores, registra, mide, analiza y toma decisiones. No administra todos los procesos como si sólo se tratara de celebras los cumpleaños de los hijos.