Transiciones de estado

Cuando diseñan modelos, los Arquitectos de Información deben
determinar los estados posibles para los objetos de información y,
para cada uno de ellos,  las transiciones de estado posibles, y,
 para cada una de ellas, quiénes pueden registrar ese cambio

El trabajo de los Arquitectos de Información cuando diseñan una solución de gestión de Información es construir un modelo que siendo relativamente sencillo de entender, luzca cercano a la realidad y permita describirla y emularla. En algunos casos esto es relativamente fácil, en otros no lo es. Cuando se trata de un proceso dinámico, en el que hay flujos de trabajo, transacciones que cambian los estados en el que encuentran el sistema y ciertos objetos de información, uno de los aspectos claves es determinar cuáles son los estados que caracterizan a la información, qué determina dónde se encuentra un cierto objeto de información (una actividad, un trámite) y algo que hemos estado explicando en nuestros últimos post, las transiciones de estado. los pasos que trasmutan la información de un estado a otro. Es un tema interesante.

Los estados (Ver Estados de la información) son valores críticos que expresan el punto donde un cierto objeto de información está. Sirven para clasificar la información, pero por sobre todo, la caracterizan en su dinámica. "Pendiente de revisión", "Enviada a presidencia", "En proceso de análisis", "Otorgado", "Evaluando recaudos", "Aprobado preliminarmente",  "Esperando para ser impreso", pueden ser estados en los que se encuentran trámites en un momento dado. Ellos marcan las próximas actividades pendientes. En una institución ellos enrumban el flujo del trabajo y es importante su cruce con el tiempo, saber desde cuando el trámite está en ese estado.

Las transiciones de estado son la parte dinámica del asunto (Ver Dinámicas de la información). Lo que ocurre cuando un estado cambia. Son relevantes incluso desde el momento previo al ellas: la determinación de los próximos pasos posibles, qué es lo que puede ocurrir a un trámite que se encuentra en un cierto punto. Por ejemplo, llega el día de la exposición de una tesis ante un jurado. Esta tendrá como estados posibles: "Aprobada", "Aprobada con mención publicación", "Reprobada", "Prorrogada".  Lo que suceda marcará la transición desde el estado "En revisión por el jurado" a los valores mencionados arriba.

Así pues, en un sistema el arquitecto identifica los distintos tipos de estado posibles, los valores aceptables para ese estado y los valores posibles a partir de cada uno de ellos. Por ejemplo, siguiendo el caso de la tesis de grado, desde el estado "En desarrollo", se puede pasar a "En revisión por el jurado", pero no a "Aprobada" o "Reprobada".

Cada estado tiene otros que lo pueden suceder. Son las transiciones posibles. Es trabajo del Arquitecto de información hacerlas explícitas cuando construye el modelo de gestión.

Además de definir cada transición posible él debe determinar los roles que pueden generar esa transición. Cuál es la comunidad, el equipo, el grupo de personas que pueden cambiar el estado, vale decir, realizar la transacción. Hay varias posibilidades típicas. Trámites que pueden realizar varias personas o trámites que realiza sólo una. Si son varias personas estas pueden requerirse en forma conjunta para un siguiente estado o en forma indistinta. Puede que una puede hacer una transición directa a un estado que está dos escalones por delante y que otra sólo pueda avanzar el trámite a un punto donde alguien mas debe aprobar o realizar el avance al segundo escalón.

La Arquitectura de información puede no ser simple en si misma y el esfuerzo del arquitecto es lograr no sólo que su modelo trabaje, sino que se entienda. Al final es igual que en el ajedrez, no hay una única manera correcta de hacer las cosas y hay estilos en el hacer y huellas personales que se dejan.