Campos clasificatorios de lenguaje controlado

En una entrada de datos de "Clase" de animales es muy diferente el
comportamiento y la utilidad del campo clasificatorio si éste es de vocabulario
abierto o controlado. Si es de vocabulario controlado los valores deben
prefijarse en el sistema y el usuario sólo debe seleccionar una de las
opciones posibles

La semana pasada conversamos acerca de cómo se describe el detalle de la estructura de objetos de información en el diseño de una solución automatizada de gestión de información. La estructura de información es una pieza central que define el trabajo de los Arquitectos de Información en el diseño de la solución. Según vimos, se deben realizar varias tablas, una para cada objeto de información. Para cada una de ellas se especificaron cuáles deben ser los contenidos presentes que describen sin ambigüedades la estructura de información. A partir de allí queremos hoy referirnos a una información adicional que complementa la descripción de la estructura de información. Entre ellas las tablas de lenguaje controlado que se llenan para campos clasificatorios.

Tablas de lenguaje controlado
Es común que en todo sistema de información existan distintas categorías clasificatorias. De hecho, uno de los trabajos que debe realizar el Arquitecto de información es hacer explícito la presencia de estas categorías clasificatorias en cada tipo de objeto de información.

Según la naturaleza de sus contenidos, las categorías clasificatorias pueden ser de distinto tipo: temáticas, geográficas, estadísticas, administrativas, onomásticas, de control de flujos de trabajo, etc.

Adicionalmente según la manera como se llenan, las categorías o metadatos clasificatorios pueden ser de lenguaje controlado o folksonomías de lenguaje abierto que se desarrollan a medida que los usuarios las usan y que no son controladas por los sistemas a priori, como por ejemplo, las etiquetas que los usuarios colocan en los sitos de Internet donde guardan sus fotografías.

Cuando son fijas en el sistema, los valores de clasificación son preestablecidos y por tanto deben definirse claramente y precargarse en la aplicación. Al momento de la entrada de datos debe asegurarse que sólo se permitirá que los campos clasificatorios de este tipo puedan tomar uno de los valores preestablecidos. Por eso este tipo de campos clasificatorios se llaman de lenguaje controlado. Un ejemplo es una lista de países, de alternativas para indicar el sexo o de solicitudes de servicios ofrecidos por una organización. Los valores se ofrecen prefijados.

En la fase de diseño debe analizarse la consistencia de los valores definidos para los campos clasificatorios y el resultado de este análisis, en la forma de listas de valores válidos, debe especificarse en el informe que debe producirse para los desarrolladores que construirán la aplicación.

La especificación consistirá por tanto en un conjunto de tablas agrupadas por objeto de información las cuales tendrán los valores posibles para cada campo clasificatorio de lenguaje controlado que debe usarse en ese objeto de información, o una especificación referencial precisa para los valores posibles, como por ejemplo, un tesauro, o la codificación de idiomas usada en los estándares definidos por el consorcio de la W3.

Para cada uno de los objetos de información que se usará en una solución habrán tantas tablas como campos clasificatorios de lenguaje controlado haya y en esta sección del informe de diseño habrá tantos grupos como de tablas como objetos de información se hayan especificado en la sección de estructura de información que se describió la semana pasada.