Dinámicas de la información

La información es dínámica y se caracteriza por estados que
se suceden iniciados por ciertos eventos sencillos.
Parte del dieño de una solución de gestión es especificar los
estados de la información y las transiciones de estado posibles

La información es dinámica. Cambia en el tiempo, y ciertos cambios ocasionan nuevos cambios en una cadena de eventos que se suceden en distintos ritmos y frecuencias. Cuando los gerentes de información no se preparan para esto tienden a pensar la información que gestionan como algo estático y eso les lleva a errores. De igual manera los que desarrollan sistemas de información en ocasiones comenten errores porque no modelan adecuadamente los procesos de cambio que ocurren en la información y sus consecuencias. En este post tratamos de explicar algunos aspectos de lo que significa entender y diseñar modelos de información que contemplan las dinámicas de información.

Cuando se quieren modelar dinámicas de información la primera cosa es asegurarse que se entiende bien la estática de la información. Esto nos lleva a recordar algunos conceptos de los que hemos hablado en otras oportunidades: estructura de información, objetos de información, campos de información (En este blog hay varios post marcados con la etiqueta Estructuras de información)

Una estructura de información es un modelo que se crea estableciendo un diseño de objetos de información y sus asociaciones o relaciones. Los objetos de información representan en los sistemas lo que afuera ocurre y se describen con campos que pueden ser identificadores, clasificadores y campos descriptivos (Ver Diseño de una solución y la Estructura de información). La información así estructurada se encuentra en siempre caracterizada por estados (ver Estados de la información) de modo que podemos decir cosas como "este expediente está en este estado", "este libro está prestado a fulano de tal", "esta correspondencia aún no está contestada", etc.

Ahora bien, si usamos los ejemplos anteriores para entender lo que significa modelar una dinámica de información podemos pensar en lo que sucede cuando el expediente pasa a otro estado, el libro es devuelto, la correspondencia es contestada, etc. Allí hay dos detalles en los cuales reparar: el primero es caer en cuenta que lo que ocurre es una "transición de estado", un concepto del que hablamos en nuestro post de la semana pasada. Los estados caracterizan lo que ocurre con la información en un cierto momento, pero lo que define una situación típicamente cambia y el cambio da pie a una transición de estado que se origina porque un evento simple sucede. En un sistema de información dinámico los Arquitectos de información deben definir en sus modelos las transiciones de estado, especificar quiénes pueden dispararlas o registrarlas y, muy importante, qué otros cambios deben ocurrir cuando un contenido de información puntual se mueve de un estado a otro. Estas especificaciones son aspectos importantes del diseño detallado de una solución dinámica.

Volviendo a los ejemplos: si un expediente cambia de estado, es probable que otras personas deban realizar ciertas actividades: revisar, validar, aprobar, autenticar, archivar, etc. Si un libro es devuelto seguramente se debe reubicar y hacer disponible, probablemente se debe enviar un mensaje de acuse de la devolución al que lo tenía prestado, quizá adicionalmente se debe realizar una operación de préstamo automática para alguien que había registrado previamente su interés y al que se le debe enviar un mensaje para avisarle que pasar por la biblioteca o, en algunos casos corporativos, se le debe enviar el libro a la oficina. Si una correspondencia es contestada deben hacerse actividades de seguimiento. Todas estas son acciones disparadas por transiciones de estado.

En síntesis, las dinámicas de la información se caracterizan por cambios de estado, hay actores que tienen que ver con las particularidades de esas transiciones de estado y hay que tomar en cuenta que normalmente se deben iniciar acciones con cada cambio de estado. Así, un modelo dinámico de información especifica los estados, las transiciones posibles, los actores involucrados y las acciones relacionadas. Una vez más debemos notar que hacer estas especficaciones es un trabajo de Arquitectura de información, independiente de las tecnologías, herramientas y software que se usen en la construcción de las soluciones.