Analizando la información

Al inicio del proyecto hay que recabar la información,
pero luego hay que organizarla

La semana pasada conversamos acerca de la importante actividad de recolección de información que se necesita al acometer un proyecto de gestión: Hablamos sobre la entrevistas y reuniones con las personas involucradas, la inspección del ambiente físico, la revisión documental sobre los procesos existentes y sobre otros procesos relacionados. Mencionamos el muchas veces necesario inventario documental. Hoy queremos señalar lo que sigue a partir de allí: el análisis. Veremos que no se trata sólo de acopiar información sino de comprenderla, en sus coherencias e incongruencias, lo definido y lo realizado, lo actual y lo posible.

Efectivamente, el obtener la información (Ver: Obteniendo la información) que se requiere para conceptualizar un proyecto de gestión de información no es un fin en si mismo sino un medio para realizar una serie de análisis que servirán para sintetizar los dos productos principales de la primera fase en el ciclo de visa del proyecto: la definición misma del proyecto, su justificación, objetivos, métodos, organización, etapas y estructura, por un lado y el modelo preliminar de información, por el otro (Ver:  Identificación de la solución que se desea).

¿Que se requiere al inicio del proyecto?

En primer lugar el análisis de los procesos de gestión actuales. Bien se trate de un proyecto de automatización, de mejora o de sustitución de los procesos actualmente vigentes es necesario conocerlos en un alto grado de detalles. Para ello hay que tener presente, como dejamos entrever la semana pasada, que siempre puede haber dos versiones de un proceso, el teóricamente definido y el realizado en la práctica por las personas integrantes de la institución en la que se trabaja. De allí la necesidad de explorar lo que piensan y hacen las personas, en entrevistas y reuniones, y la documentación institucional que estable lo que, en principio, debería hacerse.

Después de analizar los procesos de información actuales hay que detectar las necesidades. Las percibidas por los usuarios y coordinadores de los procesos y las que subyacen como necesidades, que no son vislumbradas por las personas involucradas cotidianamente, pero que pueden salir a flote gracias a que el ojo del arquitecto de información experto las puede detectar.

Detección de posibles incongruencias:

Procesos de información actuales y necesidades pueden ser incongruentes. Los procesos pueden estar alineados con las necesidades y de lo que se trata es entonces de aumentar la eficiencia de operación en los mismos o pueden orientarse a implementaciones muy diferentes, por lo que se plantea la obligatoriedad de tomar decisiones sobre cambios más radicales.

Un aspecto muy importante son las mediciones que se realizan en la operación actual. Ellas sirven para aterrizar los juicios sobre los procesos actuales y la conversación sobre las necesidades. Cuando hay mediciones las opiniones y recomendaciones pueden ser más sustentadas y hay un criterio natural para evaluar la mejora. El que no las haya expresa una gran debilidad.

La incongruencias entre procesos actuales y necesidades es la base para proponer nuevos procesos de gestión. Esto supone un cambio y dirige la formulación del proyecto a partir de este punto. De lo que se trata entonces es de crear un nuevo modelo de gestión de información. Para ello son de gran ayuda todas las conversaciones sobre Arquitectura de información, sobre la definición de objetos de información y sobre el mapa preliminar de información que hemos realizado en otras oportunidades (Ver).