Un poco más sobre la visión: preguntas y respuestas pertinentes

Al iniciar un proyecto es importante hacerse algunas preguntas,
 así como lograr identidad en las respuestas de las personas involucradas

Cada vez que se vislumbra un cambio posible, bien sea una mejora cuantitativa, para dar eficiencia a los procesos de información actuales o un cambio cualitativo, para hacer las cosas radicalmente diferentes, es importante aclarar y hacer explícita la visión compartida. Sobre ello ya hemos hablado: La mejor manera en que un proyecto puede nacer es con una identidad compartida sobre lo que se va a hacer en la cual coincidan las personas intensamente relacionadas con el proyecto. Sin embargo hoy queremos apuntar algunos detalles más acerca de qué es lo que debe lograrse y expresarse cuando se construye esta visión común de un cambio deseable para un proceso de gestión. Nos referimos a una serie de preguntas cuyas respuestas estamos obligados manejar en el colectivo de los involucrados en el proyecto.

La visión compartida puede pensarse como una descripción de muy alto nivel. Debe ser comprendida tanto por los que toman las decisiones como por lo que implantan el cambio en sus diversas etapas. En esta compresión deben incluirse los qué (los atributos) que caracterizan el adónde se quiere llegar, pero también los por qué y los cómo fundamentales del proyecto.

En concreto, una visión compartida debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

¿Cuál es el problema que se pretende resolver con el proyecto? ¿Por qué este proyecto es importante para la institución?

¿Cuáles son los atributos esenciales de la nueva situación a la que se espera llegar? ¿Cuáles son los elementos imprescindibles que definirán el logro a alcanzar?

¿Quiénes participan en el proyecto? ¿Cuáles son sus roles en el mismo y cuáles son las contribuciones que se esperan de cada uno?

¿Quiénes son los usuarios del proceso? ¿Cuáles son las necesidades que se les resolverán?

¿Qué representan estos cambios para la institución? ¿Por qué y por quiénes se valorarán estos cambios?

¿Cuáles son los aspectos/ características claves en el proyecto? ¿Qué se espera del equipo que diseñe e implemente la solución?

¿Cuáles son los requerimientos funcionales más importantes?

¿Cuáles son los requerimientos no funcionales que han sido incluidos por su carácter crítico? ¿Qué restricciones de diseño debe contemplar obligatoriamente la solución?

¿Cuáles son los términos claves del glosario que hay que manejar para entender el problema y la solución?

Las respuestas serán mejores mientras más concretas y cortas sean, siempre que mantengan su carácter descriptivo y su pertinencia: La ambigüedad o generalidad no ayuda mucho cuando se trata de centrar un colectivo en un proceso de cambio definido.