Obteniendo la información

Para realizar un proyecto se requiere recoger y analizar información.
El reto comienza en el saber dónde y cómo buscarla.

Una vez que tomamos la decisión de realizar un proyecto de gestión de información comienza el trabajo de conceptualización. El resultado de la conceptualización será una idea concreta de lo que queremos obtener, un proyecto bien definido y una visión compartida. Lo que la continuará será un modelo de información, el diseño detallado de lo que queremos lograr como cambio situacional en la gestión. Pero no podremos hacer una buena conceptualización o definición del problema a resolver y su solución, y mucho menos, diseñar una gestión apropiada con un modelo sintonizado con las necesidades si no obtenemos la información que se requiere. Por eso, todo proyecto comienza planteándonos el reto de obtener la información. ¿Cómo lo hacemos?

Lo primero que tenemos que preguntarnos es donde está la información que requerimos y cómo podemos obtenerla. Dedicamos este post a este problema.

Es muy común que en una organización, independientemente de todo su patrimonio escrito, los procesos que realmente se ejecutan residen en las cabezas de las personas como parte de su conocimiento tácito, de sus prácticas sociales rutinarias. Esto sucede en forma independiente a la capacidad de estas personas de formular explícitamente el conocimiento implícito en sus actividades cotidianas. De allí que un sitio a donde a hay que ir a buscar la información está los actores claves de los procesos, y un método para extraer la información que suele ser ineludible, es la entrevista.

Muchas veces se requiere también de actividades de grupo diseñadas para poder cotejar datos y relaciones, validando lo que dice uno con lo que dice otro y presentando explícitamente lo que se va obteniendo a todo el conjunto de personas involucradas. Esto no necesariamente es un sustituto de las entrevistas individuales, pero en algunos casos puede reducirlas a las necesarias.

Mucha información puede obtenerse a través de la red y de hecho cada vez mas la actividad de gestión de información puede resolverse a distancia. Hoy día podemos hacer así entrevistas y reuniones de modo que no necesariamente los desarrolladores de un proyecto de gestión de información tienen que ir hasta los lugares específicos. Sin embargo, cada vez que esto sea posible, es altamente recomendable. Hay información que los ojos expertos notan en el lugar y que, como señalamos, a no ser que la visita concreta tenga un impacto significativo en los costos del proyecto, suele ser altamente recomendable porque lo que se ve en los lugares físicos muchas veces le habla elocuentemente a los observadores entrenados en las técnicas de levantar información.

Lo anterior no significa que los documentos que definen explicita o implícitamente los procedimientos organizacionales puedan ser obviados a través de entrevistas, reuniones y visitas al sitio. La buena práctica de levantamiento de información incluye la revisión de la documentación pertinente, a la profundidad requerida por el proyecto, dando tratamiento diferencial a cada documento, según su relevancia para los fines previstos.

Los procesos organizacionales normalmente se continúan o se vinculan con otros que los preceden. Por ello, es una fuente iluminadora de información que puede ser importante examinar, aunque sea rápidamente, es la documentación y las características de los procesos relacionados.

Finalmente, todo proyecto tiene una escala, un tamaño y como la cualidad de cualquier fenómeno cambia cuando cambian significativamente los números que lo definen, suele ser necesario un cierto nivel de inventario o por lo menos un muestreo que proporcione información cuantitativa necesaria para caracterizar el proyecto.