viernes, 15 de octubre de 2010

Hiperautomatización de Bibliotecas: Importancia del proyecto piloto




Sistema de Bibliotecas Publicas de Toronto
(http://www.torontopubliclibrary.ca/).
Realizó su proyecto piloto de hiperautomatización en el 2006
   Un proyecto de hiperautomatización de bibliotecas es una actualización necesaria que siempre resulta trascendente. Su tamaño y complejidad varía, por supuesto, en cada institución, pero dentro de cada biblioteca es siempre algo significativo que requiere una prueba de concepto. El cambio permea y se expresa esencialmente, como señalamos en nuestro “post” anterior, a través de cuatro dimensiones claves: tecnología, procesos, gente y contenidos. El asunto es que, con independencia de los detalles diferenciadores de cada caso, siempre hay un problema de gestión del cambio que hay que resolver, y, en ese contexto, con este “post” queremos contribuir con un contenido útil para ese momento en que dentro de la biblioteca o la red de bibliotecas se tiene la decisión y la capacidad de ejecución y se entiende por tanto que hay que pasar por una etapa importante del camino: el proyecto piloto.

¿El por qué del piloto?
La idea del proyecto piloto es poner a prueba el concepto. Terminar de convencer a los involucrados, motivar la participación. Ajustar las ideas. Formar el personal. Precisar el conocimiento sobre la tecnología. Definir con cuidado los procesos. Visualizar los cambios de contenidos que son necesarios. Encontrarse de frente con el diablo que, como siempre, se esconde en detalles que son imperceptibles en el nivel macro.

Siempre en una escala más pequeña los proyectos son manejables y siempre la rectificación a tiempo, aguas arriba, facilita el control sobre el proceso que ocurre aguas abajo. El proyecto piloto prepara el camino para el despliegue total de la ideas, en forma exitosa, actuando en un momento en que se está a tiempo para corregir y a una escala donde el impacto económico es menor.

Cuando no se hace un proyecto piloto, se entra en un escenario donde se pasa de la nada al todo y que, por tanto, suele ser de alto riesgo. Por eso la primera fase de todo proyecto de envergadura es, justificadamente, la implementación preliminar en una escala controlada.

Ahora bien, ¿De que tamaño es un proyecto piloto? ¿Quiénes deben involucrarse?

El equipo de personas ante el cambio cultural
En relación al tamaño la respuesta es obviamente relativa, pero dado que siempre se trata observar, en condiciones reales, los problemas que pueden suscitarse en el despliegue definitivo, una experiencia piloto normalmente no es un proyecto de cincuenta o cien libros, caso en que hablaríamos de un ejemplo o una demostración. Un proyecto piloto se trata de una prueba en un escenario verosímil donde los problemas reales puedan aflorar y donde puedan, proactivamente, experimentarse alternativas y resolverse las soluciones en una escala razonable de implementación.

En relación a las personas involucradas, más allá del líder del proyecto, más allá del grupo promotor y de los proveedores de la institución, un proyecto piloto debe incorporar y formar a todo el personal porque, en buena parte, lo que se quiere detectar y resolver son problemas ligados al cambio cultural. ¿Qué cosas son difíciles de manejar, en el sentido de trabas mentales, dentro del cambio de procesos? ¿Qué comentarios de sombra se realizan que son necesarios iluminar? Es muy importante que todo el personal de la biblioteca entienda por qué la institución está haciendo la transición, por qué su orientación al futuro, cuál es el rol de cada quien en el cambio, cómo el proyecto logrará mejorar el servicio al usuario y cuál es el compromiso que se tiene allí.

En los proyectos piloto en los que no se etiqueta toda la colección la instalación de puertas y otros dispositivos de seguridad no son necesarios. Esto a su vez disminuye los costos de las experiencias piloto y concentra a todos en el servicio de préstamos y la satisfacción de los usuarios, razones fundamentales en el deber ser de la biblioteca.

Una de las ventajas de las experiencias pilotos es que permite mostrar el concepto vivo, operando, a los patrocinantes institucionales, lo cual suele ser importante para seguir contando con su apoyo en un proyecto que puede requerir de un tiempo significativo (y una inversión importante) para lograr su implementación total.

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