Roles en el servicio de digitalización

La captura digital puede requerir equipos especiales, pero la digitalización
 de volumen de miles, o centenares de miles de páginas,
es un proceso complejo que requiere el concurso de diferentes roles
cuyo trabajo se suma para obtener un resultado de calidad

Muchas nuevas soluciones de gestión digital de información implican resolver la transición al espacio digital de la información que antes se manejaba en papel. Esto puede significar la captura digital de miles o centenares de miles de páginas. Son tareas adicionales, casi completamente paralelas al desarrollo y a la implementación de la nueva solución y un trabajo especializado de un tipo diferente y por ello requieren de nuevos roles, que definiremos en este post para complementar las conversaciones recientes sobre los roles en los equipos de desarrollo y los roles de contraparte.

Cuando el proyecto en desarrollo incluye la digitalización de un conjunto significativo de registros se requiere una actividad de captura digital estructurada, esto implica personas que digitalicen, que cataloguen, que transcriban, que clasifiquen, que aseguren la calidad de la digitalización y de la transcripción y que coordinen el servicio. Particularmente importante para el éxito de un proyecto de digitalización de volumen es la planificación del proceso y el diseño de las normas de digitalización.

Los roles típicos son, así pues, los siguientes:

Coordinador de Servicios de Digitalización/ Transcripción
Es la persona que funge como responsable en forma integral de la ejecución del servicio de Digitalización/ Transcripción. Es un rol comprometido con la ejecución de la actividad en todos los aspectos involucrados: tecnología, procesos y gente.

Analista de procesos de digitalización
Es la persona que debe analizar las necesidades particulares del proceso de digitalización, definir el proceso específico requerido y escribir las normas de digitalización.

Digitalizador
Es la persona responsable de la captura digital, del convertir los documentos originales en el formato digital convenido en las normas de digitalización.

Catalogador/Transcriptor
Es la persona responsable de registrar los campos de información acordados, usando las herramientas definidas en el proyecto: Una aplicación desarrollada, una hoja de trabajo genérica, una Plataforma o Manejador de Información y/o Documentos, etc.

Clasificador
Es la persona responsable de la valoración y clasificación de registros que son sometidos al proceso de digitalización. Debe tener criterios claros para que el resultado de su actividad sea adecuado.

Aseguramiento de la calidad de la digitalización/ catalogación/  transcripción
Es la persona responsable de asegurar los compromisos establecidos en el proyecto sobre la calidad de la información digitalizada, catalogada y transcrita.

Aseguramiento de la calidad de la clasificación/indización
Es la persona responsable de asegurar los compromisos establecidos en el proyecto sobre la calidad de la clasificación/indización de la información procesada.