Lo bueno, lo malo y lo feo del formato PDF

El formato PDF puede es muy bueno cuando se usa
en forma apropiada, pero es muy malo cuando se
usa inadecuadamente...

La impresión de documentos pareció resolverse desde hace algunos años con la propuesta de Adobe, basada en el lenguaje Postcript y concretada en el formato PDF. Hoy en día se dispone de muchas herramientas tanto para generar como para visualizar archivos creados con este formato y las salidas impresas lucen, por lo general, muy bien. El problema que tenemos es que muchos implementadores de sitios Web no han entendido en qué momento es bueno el HTML y en qué momento es bueno el PDF y esto genera usos incorrectos de ambos formatos. Entre estos errores, el más grave es el uso del PDF como mecanismo de exposición de contenidos en la Web. De allí que continuaremos la conversación sobre formatos que hemos estado manteniendo en las últimas semanas con los Gerentes de Información que nos siguen, dedicando este post a explicar por qué no es aconsejable usar siempre el PDF, con la esperanza de que este conocimiento ayude a mejorar el diseño y la navegación de algunos de los sitios donde se hace un uso excesivo de este formato.

El formato PDF no siempre es lo mejor
El formato PDF, creado en 1993, fue diseñado para representar documentos y lograr que la gente los imprima con gran control, no sólo de los contenidos, sino también de la diagramación y la presentación general de la salida. En ningún momento ha sido ni es un sustituto del HTML como lenguaje universal de la navegación en hipertextos. Pero a pesar de que hay personas a la que esto puede sonar una obviedad, o casi, en muchos lugares de la Web hemos visto que la gente usa documentos PDF como mecanismo de publicación y, como consecuencia, numerosas páginas resultan complicadas de navegar en el computador, o en las nuevas tabletas digitales, debido esencialmente a que los contenidos fueron publicados en PDF.

Muchas veces el volcado de información al papel es innecesario para los nativos digitales, si bien para algunos inmigrantes digitales, a veces, es imprescindible. Pero el problema al que nos referimos es independiente de este. No queremos hablar de la necesidad o no de imprimir, de los temas ecológicos derivados, de la diferente aproximación de los nativos y los inmigrantes digitales a la lectura en los nuevos medios electrónicos. Esos otros temas son pertinentes, los hemos tocado y los seguiremos tocando en este blog, pero el tema central de hoy es en qué contexto es apropiado el uso formato PDF y, complementariamente, en qué contexto no lo es.

¿Cuándo es apropiado el PDF?
El PDF es un formato apto para representar documentos que van a ser impresos en papel, pero es importante entender que, a pesar de que hay esquemas para crear mecanismos de navegación con él, este formato resulta poco adecuado como un sustituto de la exploración y la navegación directa en la Web.

¿Qué significa esto? Que el PDF no es un formato para presentar contenidos, para eso está el HTML, que es más rápido y versátil para adecuarse a las diversas pantallas. Por tanto, cada vez que en un sitio Web usemos el PDF para presentar un contenido en pantalla para su primera lectura por el usuario, nos estamos equivocando. Todos los sitios Web que así lo hacen, lo están haciendo mal. En primer lugar porque el PDF requiere un visor que generalmente está, pero no siempre, disponible. En segundo lugar porque cuando el visor está, es más lento ver los contenidos de esta forma y la Web en general es un mecanismo rápido de búsqueda de información. Finalmente, a pesar de que es posible representar enlaces y menús con el formato PDF, este no tiene las facilidades de adecuación y de navegación de las páginas formateadas en HTML.

¿Cuál es la recomendación?
Al desarrollar un sitio Web lo apropiado, en términos prácticos, es usar una arquitectura en la que se presenta la información usando HTML y se coloca un enlace de impresión que construye o descarga el mismo contenido que se mostró inicialmente en su versión en HTML, pero esta vez con una diagramación explicita para la impresión, en formato PDF. En ese contexto, cuando se visualiza un documento PDF es porque la decisión de imprimir el contenido se ha tomado, el usuario puede esperar un poco más y la rigidez de la navegación PDF no es un problema. Así debe hacerse para una mayor usabilidad. Es la recomendación general.