La implantación RFID en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás

Una vista interior de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás

En nuestro “post” anterior presentamos el modelo de hiperautomatización  RFID diseñado en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás (BTNT) e implementado entre el 2006 y el 2008. En este “post” revisamos la experiencia de la implantación en esta biblioteca mediana por su tamaño (con 350.000 mil ejemplares en la zona donde los usuarios circulan libremente) y grande por su importancia y contexto referencial. La BTNT enfatizó el proyecto de hiperautomatización con el objeto de proporcionar una gran autonomía y capacidad de autogestión a los usuarios de esta biblioteca de investigación y en este “post” comentamos características y dificultades de la implantación, los servicios más valorados tanto por sus usuarios como por los bibliotecarios que trabajan en ella y las conclusiones que pueden extraerse de la experiencia.

La implantación
La implantación de los nuevos procesos y tecnologías fueron realizados cooperativamente por tres compañías diferentes: una que aportó el desarrollo de los dispositivos (Bibliotheca), otra que hizo la implantación y personalización del software (Aida Centre) y la tercera que asumió el trabajo de iniciación de cada uno de los ejemplares (AVALON), etiquetándolos con RFID  y registrándolos adecuadamente según el proceso particular que fue definido. Resulta interesante la observación de que ninguna de las tres fue la autora del software con el que se implementó el catálogo público preexistente al proyecto de hiperautomatización.

Una complicación adicional que se tuvo que resolver en el proyecto fue el cambio de signatura topográfica y, correspondientemente, el pegado de nuevo tejuelo y sobrecejuelo, ya que la creación de la BTNT se hizo a partir de la fusión de ocho bibliotecas independientes en un mismo proceso. Obviamente un caso de integración bibliotecaria con hiperautomatización es más complejo que la mera hiperautomatización, lo que realza los méritos de los desarrolladores del proyecto.

Problema de diseño
Un problema de diseño, desde nuestro punto de vista, en un servicio que en general fue muy bien concebido y excelentemente implementado, fue que el incluir un comprobante de papel para el usuario. Esto va contra las prácticas de la Informática verde a la que hiciéramos alusión anteriormente (Ver La Hiperautomatización es verde) y es completamente innecesario. Un correo electrónico enviado al usuario es más efectivo, más económico al no involucrar consumibles, más amigable con la naturaleza y mejor para el usuario ya que le queda la traza de auditoría en un lugar útil que no molesta, en lugar de un papel de poca o ninguna utilidad que normalmente termina rápidamente en la papelera.

La estrella del autopréstamo
Un proyecto de hiperautomatización siempre afecta toda la cultura y los procesos de la biblioteca, pero al final con la BTNT ocurrió el fenómeno que hemos estado mencionando en otros “post”: Usuarios y bibliotecarios quedan complacidos, en general, por la mejora global de los servicios, pero en particular, tanto a los unos como a los otros les agrada especialmente la facilidad con la que los usuarios pueden realizar operaciones de autopréstamos. Este servicio es, recurrentemente, el más valorado en las distintas experiencias internacionales y el caso de la BTNT lo confirma.

Muchas ventajas y algunas limitaciones
Algunas ventajas que la BTNT ha reportado en distintos documentos en relación a su proceso son las siguientes:

• Mejora de significativa de los servicios. Revalorización de la biblioteca con percepción positiva de usuarios y bibliotecarios.

• Identificación unívoca de cada ejemplar, facilitando el control sobre cada item de la colección.

• Integración de los nuevos servicios con el catalogo colectivo previo de la red de bibliotecas.

• Posibilidades de personalización completa de la tecnología, permitiendo su adecuación a la necesidades de la biblioteca. La infraestructura tecnológica es flexible y permite agregar nuevos servicios.

• Las estaciones de autopréstamos son muy fácil de manejar. Los usuarios valoran su independencia y los bibliotecarios el poder concentrarse en las tareas más interesantes.

• Las etiquetas RFID son versátiles, flexibles y resistentes.

Como limitaciones del despliegue la BTNT ha señalado el costo de la tecnología implantada, incluyendo la necesidad de un soporte técnico responsable y adecuado a la sofisticación de los nuevos dispositivos. El hiperinventario ha sido reportado como un servicio en proceso de entonación.

Influencia positiva
La BTNT fue uno de los proyecto pioneros de hiperautomatización RFID iniciados en España en el 2006. Para el 2008 sólo dos de estos nuevos proyectos RFID de este país abrieron sus puertas a los usuarios pero, dos años más tarde, ya hay varios funcionando y en desarrollo y es claro que el éxito del proyecto en la BTNT estimula nuevas implantaciones en otras bibliotecas españolas.

Algunas referencias:
Más información sobre la implantación de la hiperautomatización en la BTNT puede verse en:

• 20.000 metros cuadrados de viajes por las ciencias humanas y sociales. La Biblioteca Tomás Navarro Tomás del CISC, 2009. 
• RFID technology implemented in different Spanish libraries. The CSIC’s Tomás Navarro Tomás Library case, 2010.
• La tecnología RFID aplicada a bibliotecas. La experiencia de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás, 2008.