Las puertas de la biblioteca hiperautomatizada

Puertas RFID en la Biblioteca Pública de Madison County

Las puertas RFID son parte de la nueva generación de dispositivos que ha venido entrando a las bibliotecas recomendadas en alguna de las fases de implementación de los proyectos de hiperautomatización que son cada vez más frecuentes en el nuevo milenio. Las antecesoras de las puertas RFID fueron las puertas de tecnología EM, que se usaron en bibliotecas en las últimas décadas del milenio pasado. Externamente no hay diferencias. La forma y estética de ambas pueden ser iguales, pero la manera en que trabajan y el alcance de su funcionalidad en la biblioteca, desde un punto de vista práctico, si es muy diferente. Las anteriores sólo tenían que ver ser con la seguridad. Las nuevas, prestan mejor la función de seguridad, pero por las ventajas intrínsecas de la tecnología RFID y de los nuevos sistemas bibliotecarios, tienen más y mejores aplicaciones.

Cómo trabajan
Las puertas RFID contienen internamente lectores que pueden leer la identificación RFID en las etiquetas pegadas en los libros y en los carnets alojados en los bolsillos o carteras de las personas que usan la biblioteca. Tienen un alcance típico entre uno y dos metros y, usando varias, pueden disponerse en forma que este alcance sea mucho mayor. Suelen incorporar también detectores infrarrojos, con el objeto de detectar la entrada tanto de personas identificadas (portadoras de un carnet) como de personas no identificadas (no portadoras de carnets). Las fotografías de arriba muestran ejemplos de puertas preconstruidas con lectores RFID como las usadas en numerosas bibliotecas. Cómo pueden verse en ellas el llamarla “puertas” es realmente una metáfora cariñosa, porque no abren y cierran, sino que están siempre abiertas. Eso si, dándose cuenta de quien camina a través de ellas y qué libros lleva en la mano o en el morral o cartera.

Puertas personalizadas con lectores ocultos

Adicionalmente a las puertas de entrada convencionales preconstruidas, como las mostradas arriba, existen en el mercado lectores y antenas de RFID de gran alcance con los que se pueden diseñar e implementar soluciones de detección de entrada o de salida específicas. Este otro tipo de soluciones se usan en ambientes con un diseño interior especial que la institución quiere respetar al máximo, ocultando totalmente al usuario la presencia de los mecanismos de detección RFID.
La figura de al lado muestra un dispositivo lector como los que se emplean para este tipo de soluciones personalizadas. Estos dispositivos son pequeños y se ocultan fácilmente, de modo que no son visibles para el público y no afectan el ambiente de percepciones creado por arquitectos o diseñadores. Debe tomarse en cuenta, sin embargo, que cuando se opta por este tipo de soluciones muy personalizadas, se requiere, en forma adicional a dispositivos lectores y antenas, la realización de trabajos profesionales de ingeniería para el diseño, la instalación, prueba y ajustes de las soluciones específicas.

La solución integral en la biblioteca hiperautomatizada
La gran ventaja de las puertas RFID en las bibliotecas hiperautomatizadas es que la puertas detectan no sólo el estado prestado o no prestado de los libros que entran o salen, como se hacía anteriormente. Además de ello las puertas RFID detectan a las personas y se integran al funcionamiento del sistema bibliotecario proporcionando información estadística acerca de quién usa la biblioteca y acerca del movimiento del material. Son parte obligada de diseño de nuevas edificaciones inteligentes. Simplifican los trámites internos en la biblioteca porque ya no se requiere el paso de magnetización al prestar y desmagnetización al recibir, que se usaba con la vieja tecnología EM.
En síntesis, las puestas RFID son, sin duda, un componente básico de la solución tecnológica ideal en aquellos casos donde la biblioteca quiere dar la máxima flexibilidad a los usuarios con sistemas de autopréstamo, fáciles y seguros y cuando se quiere liberar el tiempo de los bibliotecarios para que puedan ocuparse de las auténticas funciones de su importante oficio.

Estadísticas de acceso en una biblioteca hiperautomatizada

Ejemplo de la  tarjeta RFID
 usada en la Universidad de Chicago

Las bibliotecas muchas veces son lugares de trabajo valorados por sus usuarios donde la gente accede para trabajar, leer o estudiar, bien sea usando los recursos bibliohemerográficos residentes en las estanterías, bien sea los materiales que los propios usuarios llevan a las salas de la biblioteca. En ocasiones se dispone de varias salas, en cuyo caso el registro de la actividad por cada sala se convierte también en una variable de interés para la gestión integrada de salas o de red de bibliotecas. En nuestro "post" anterior, en diciembre, mostramos que la hiperautomatización tiene respuestas para las estadísticas de uso en estantería abierta. En este abordamos el tema de las estadísticas de acceso en bibliotecas hiperautomatizadas.

Tecnologías para gestionar el acceso y las estadísticas de acceso
¿Quién visita la biblioteca?  ¿Cómo varía el uso de la biblioteca o de sus salas en las distintas épocas del año? Son ejemplos de preguntas que conducen a  una información que siempre es relevante en la gestión. También, y en no pocos casos, la información de entrada a la biblioteca o a sus salas internas puede ser interesante desde el punto de vista de la seguridad, porque fundado o no, está siempre el temor de los hurtos.

Cualquiera que sea el interés, la información de entrada de la biblioteca puede obtenerse a través de distintas tecnologías: térmicas, infrarrojo, EM, etc. Hoy día cada vez más se usan tecnologías RFID en las puertas de acceso para leer automáticamente las tarjetas de identificación o carnets emitidos por la biblioteca, actualizando inmediatamente las estadísticas y permitiendo a la biblioteca o red de bibliotecas conocer cualquier variación en el uso de sus instalaciones.

La tarjeta de identificación RFID
Una tarjeta RFID tiene normalmente la apariencia de una tarjeta plástica (PVC) cualquiera. La tecnología de un microchip de RFID es pequeña y plana y queda oculta en la tarjeta que simplemente luce y tiene la calidad de una tarjeta plástica, impresa a color, resistente al uso, como la imagen ejemplo que presentamos. Las ventajas especiales de las tarjetas de identificación RFID no son evidentes con simplemente tenerlas en la mano. A diferencia de las tarjetas realizadas con otras tecnologías,  no se copian fácilmente y pueden ser leídas a distancia, sin interrumpir el paso del usuario. También permiten la combinación con otras tecnologías cuando así se desea.

Integradas a la gestión de la biblioteca, se usan en la agilización de los préstamos como hemos explicado desde distintas perspectiva en varias ocasiones:  Hiperpréstamo,  un servicio sin teclado, Hiperpréstamos, más interacciones, Autopréstamos con RFID o Autopréstamos con estantería cerrada.

Más allá de las bibliotecas
La versatilidad de las tarjetas de identificación con RFID hace que cada vez más se diseñen y usen, más allá de las bibliotecas, como tarjeta de identificación institucional, con la capacidad de emplearse instrumentalmente en un gran número de aplicaciones internas, desde control de acceso a instalaciones hasta crédito en servicios de lavandería para estudiantes universitarios, pasando por el acceso a estacionamientos.
La foto de arriba muestra, como ejemplo, la tarjeta RFID que adoptó la Universidad de Chicago desde la primavera de 2008. Entre otras aplicaciones la tarjeta se usa para la entrada a las bibliotecas, los servicios de préstamos y fotocopias, acceso a comedores, alquiler de material deportivo, servicios de salud, lavandería y bus universitario. (Más información en http://itservices.uchicago.edu/services/chicagocard/about/).

Las puertas RFID
Las puertas de tecnología RFID se usan cada vez más en el acceso y en la salida de la biblioteca y resulta interesante  que con ellas las estadísticas de acceso a la biblioteca pueden actualizarse en tiempo real. Pero lo que hay que contar sobre las puertas RFID es mucho más que lo que puede decirse en un párrafo apresurado, por lo que dejamos el tema para un próximo “post”.

Llegó la Navidad a Hiperbibliotecas...

Estadísticas de uso en la estantería abierta

Las estadísticas son claves para dirigir una biblioteca. Es difícil, si no imposible, hacer esta dirección bien sin saber cuánta gente la usa, cuántos vienen, cuántos entran, qué solicitan en préstamo, qué usan internamente, cómo varían los números durante el año, etc. Cuando se tiene una biblioteca donde los usuarios tienen libre acceso a las estanterías y exploran libremente los distintos volúmenes, para luego, después de hojearlos, simplemente dejarlos como se les indica, por ejemplo, en las mesas de la biblioteca ¿cómo se puede conocer qué consultan sin generar ningún tipo de trabajo para el bibliotecario ni tener que realizar encuestas que resultarían francamente fastidiosas para el usuario? La respuesta es extremadamente sencilla cuando se aprovecha la tecnología RFID bajo el paradigma de hiperautomatización. Es lo que explicamos brevemente en este “post”.

Las estadísticas hablan
Conocemos bibliotecas que después de más de diez años de automatización han descubierto con evidencias objetivas que, por ejemplo, más de la mitad de sus títulos nunca han sido solicitados en forma alguna en la última década. Si la biblioteca tiene una finalidad esencial de resguardo de información que no interesa a quienes actualmente la usan, quizá unas estadísticas así tendrían sentido. Pero si no es el caso y se considera que la biblioteca tiene la misión de ofrecer información relevante para sus actuales usuarios, es claro que unas estadísticas como las mencionadas están trasmitiendo un mensaje que debería ser evaluado bajo una perspectiva crítica.

Fuera de cualquier extremo es importante conocer todo lo que se pueda acerca del uso de los libros en la biblioteca. Qué se consulta a través de la Web y qué se solicita en préstamo son estadísticas fáciles que todo sistema mantiene en línea porque se realizan sobre operaciones que son normalmente automatizadas, un problema mayor es determinar las estadísticas de uso, conocer qué es lo que los usuarios hojean en la estantería.

Cómo resolver estadísticas de uso
En efecto, menos frecuente, pero no menos importante, es saber qué se usa dentro de una biblioteca de estantería abierta o qué se fotocopia en el servicio de fotocopiado de la biblioteca, independientemente de su tipo. Llevar estas estadísticas es relativamente fácil cuando la biblioteca tiene todo su inventario identificado con etiquetas de códigos de barras y un sistema adecuado para este servicio: basta con presentar cada documento dejado sobre las mesas o que se lleva a la fotocopiadora a un lector de códigos de barras y las estadísticas se actualizan.

Si en lugar de códigos de barras se usan etiquetas RFID, el registro de lo que se usa es aún más fácil ya que los dispositivos lectores pueden leer las etiquetas sin ni siquiera tener que presentárselas de una en una. Recordemos que con etiquetas RFID no hace falta una línea visual entre el libro y el lector y que los lectores que se usan con esta tecnología, como hemos explicado en varias oportunidades, tienen capacidades de hacer lecturas múltiples. Esta capacidad se usa para registrar el préstamo de varios libros simultáneamente (Ver Nuevos dispositivos en las bibliotecas), pero tiene una interesante aplicación para mantener sin esfuerzo las estadísticas: los bibliotecarios, al recoger los libros dejados por los usuarios en las mesas pueden estar, sin más ni menos, actualizando las estadísticas de uso de la biblioteca sin tocar ningún teclado ni hacer ningún actividad adicional, ni presentar los libros uno por uno a un lector de códigos de barras. Los enlaces inalámbricos de RFID pueden detectar lo que está haciendo el bibliotecario y actualizar las estadísticas hiperautomáticamente. Así se actualizan las estadísticas bajo el nuevo paradigma de hiperautomatización de bibliotecas.

La implantación RFID en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás

Una vista interior de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás

En nuestro “post” anterior presentamos el modelo de hiperautomatización  RFID diseñado en la Biblioteca Tomás Navarro Tomás (BTNT) e implementado entre el 2006 y el 2008. En este “post” revisamos la experiencia de la implantación en esta biblioteca mediana por su tamaño (con 350.000 mil ejemplares en la zona donde los usuarios circulan libremente) y grande por su importancia y contexto referencial. La BTNT enfatizó el proyecto de hiperautomatización con el objeto de proporcionar una gran autonomía y capacidad de autogestión a los usuarios de esta biblioteca de investigación y en este “post” comentamos características y dificultades de la implantación, los servicios más valorados tanto por sus usuarios como por los bibliotecarios que trabajan en ella y las conclusiones que pueden extraerse de la experiencia.

La implantación
La implantación de los nuevos procesos y tecnologías fueron realizados cooperativamente por tres compañías diferentes: una que aportó el desarrollo de los dispositivos (Bibliotheca), otra que hizo la implantación y personalización del software (Aida Centre) y la tercera que asumió el trabajo de iniciación de cada uno de los ejemplares (AVALON), etiquetándolos con RFID  y registrándolos adecuadamente según el proceso particular que fue definido. Resulta interesante la observación de que ninguna de las tres fue la autora del software con el que se implementó el catálogo público preexistente al proyecto de hiperautomatización.

Una complicación adicional que se tuvo que resolver en el proyecto fue el cambio de signatura topográfica y, correspondientemente, el pegado de nuevo tejuelo y sobrecejuelo, ya que la creación de la BTNT se hizo a partir de la fusión de ocho bibliotecas independientes en un mismo proceso. Obviamente un caso de integración bibliotecaria con hiperautomatización es más complejo que la mera hiperautomatización, lo que realza los méritos de los desarrolladores del proyecto.

Problema de diseño
Un problema de diseño, desde nuestro punto de vista, en un servicio que en general fue muy bien concebido y excelentemente implementado, fue que el incluir un comprobante de papel para el usuario. Esto va contra las prácticas de la Informática verde a la que hiciéramos alusión anteriormente (Ver La Hiperautomatización es verde) y es completamente innecesario. Un correo electrónico enviado al usuario es más efectivo, más económico al no involucrar consumibles, más amigable con la naturaleza y mejor para el usuario ya que le queda la traza de auditoría en un lugar útil que no molesta, en lugar de un papel de poca o ninguna utilidad que normalmente termina rápidamente en la papelera.

La estrella del autopréstamo
Un proyecto de hiperautomatización siempre afecta toda la cultura y los procesos de la biblioteca, pero al final con la BTNT ocurrió el fenómeno que hemos estado mencionando en otros “post”: Usuarios y bibliotecarios quedan complacidos, en general, por la mejora global de los servicios, pero en particular, tanto a los unos como a los otros les agrada especialmente la facilidad con la que los usuarios pueden realizar operaciones de autopréstamos. Este servicio es, recurrentemente, el más valorado en las distintas experiencias internacionales y el caso de la BTNT lo confirma.

Muchas ventajas y algunas limitaciones
Algunas ventajas que la BTNT ha reportado en distintos documentos en relación a su proceso son las siguientes:

• Mejora de significativa de los servicios. Revalorización de la biblioteca con percepción positiva de usuarios y bibliotecarios.

• Identificación unívoca de cada ejemplar, facilitando el control sobre cada item de la colección.

• Integración de los nuevos servicios con el catalogo colectivo previo de la red de bibliotecas.

• Posibilidades de personalización completa de la tecnología, permitiendo su adecuación a la necesidades de la biblioteca. La infraestructura tecnológica es flexible y permite agregar nuevos servicios.

• Las estaciones de autopréstamos son muy fácil de manejar. Los usuarios valoran su independencia y los bibliotecarios el poder concentrarse en las tareas más interesantes.

• Las etiquetas RFID son versátiles, flexibles y resistentes.

Como limitaciones del despliegue la BTNT ha señalado el costo de la tecnología implantada, incluyendo la necesidad de un soporte técnico responsable y adecuado a la sofisticación de los nuevos dispositivos. El hiperinventario ha sido reportado como un servicio en proceso de entonación.

Influencia positiva
La BTNT fue uno de los proyecto pioneros de hiperautomatización RFID iniciados en España en el 2006. Para el 2008 sólo dos de estos nuevos proyectos RFID de este país abrieron sus puertas a los usuarios pero, dos años más tarde, ya hay varios funcionando y en desarrollo y es claro que el éxito del proyecto en la BTNT estimula nuevas implantaciones en otras bibliotecas españolas.

Algunas referencias:
Más información sobre la implantación de la hiperautomatización en la BTNT puede verse en:

• 20.000 metros cuadrados de viajes por las ciencias humanas y sociales. La Biblioteca Tomás Navarro Tomás del CISC, 2009. 
• RFID technology implemented in different Spanish libraries. The CSIC’s Tomás Navarro Tomás Library case, 2010.
• La tecnología RFID aplicada a bibliotecas. La experiencia de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás, 2008.