Autopréstamo con estantería cerrada

La Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam es un ejemplo de un
servicio de autopréstamo implementado con estanterías cerradas.
Una vez que los usuarios recogen su material usan la estación
de autoservicio para registrar sus préstamos

Nuestro “post” anterior lo dedicamos al tema del Autopréstamo y expusimos cómo y por qué está creciendo su implementación en un mundo donde todas las semanas se implementan estaciones de Autopréstamos en bibliotecas de distintas características y tamaños. Nos quedó abierta en esa oportunidad la necesidad de conversar un poco más sobre el Autopréstamo como solución en bibliotecas de estantería cerrada ya que en el caso de las bibliotecas de estantería abierta la alternativa luce natural, como el siguiente paso lógico después de que el usuario seleccionó sus libros y los tiene en la mano. Con la estantería cerrada es el bibliotecario el que busca y saca los libros que van a ser prestados, entonces ¿cómo puede implementarse el Autopréstamo?

La respuesta está en la comprensión de tres condiciones: 1) las colas se eliminan si el usuario no tiene que esperar a que el personal de la biblioteca le entregue los libros que solicitó sino que el mismo los recoge donde el bibliotecario los colocó, 2) si el proceso de préstamos, asistido con tecnologías RFID en ambientes de hiperautomatización es tan sencillo que un usuario sin entrenamiento puede hacerlo y 3) el sistema que controla el servicio de hiperpréstamo puede ser personalizado para manejar la implementación muy particular.

En la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam el
personal de la biblioteca coloca los libros reservados en
cajones numerados identificados con RFID

Para entregar al usuario los libros solicitados en préstamo se requiere establecer un proceso donde el bibliotecario coloca estos libros en un sitio fácil de identificar por el usuario. Por ejemplo, un cajón numerado o una estantería etiquetada en un salón establecido. El usuario recibe las coordenadas donde puede encontrar los libros que solicitó en el mensaje que recibe por correo electrónico (ver “Hiperpréstamo, un servicio sin teclado”) y eso lo habilita a recogerlos sin necesidad de pedir ayuda. Si cuando llega al salón no tiene el correo que recibió a la mano, y no se recuerda las coordenadas que se le indicó, puede averiguarlo con su carnet RFID usando una estación estratégicamente ubicada en la entrada de la biblioteca. Con los libros en la mano puede ir a una estación de Autopréstamo, ubicada en el mismo salón donde recogió sus libros y, a partir de allí, trabajar igual que si se los hubiese recogido en una biblioteca de estantería abierta siguiendo los pasos que le indica la estación de Autopréstamo.

La estación de Autopréstamo trabaja con lectores RFID, una pantalla táctil y mensajes sencillos, fáciles de entender incluso por usuarios no experimentados, tal y como se explicó en el post anterior. Como se trata de una solución específica, se requiere de un sistema de hiperpréstamos que esté completamente adaptado a las necesidades de la biblioteca y no necesariamente se usa el mismo sistema bajo el cual se hace la catalogación, probado, por supuesto, que se establecen mecanismos adecuados de comunicación entre ambos.

En la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam los usuarios
recogen el material asignado ubicándolo por el número del
cajón

Un ejemplo interesante es el de la Biblioteca de la Universidad de Ámsterdam (ilustrado en las fotografías que se incluyen), que en agosto de 2009 implantó un servicio de hiperautomatización en el que el escritorio de préstamos se transforma en un conjunto de cajas numeradas donde el personal de la biblioteca coloca los libros solicitados por cada persona. En la implementación realizada, el usuario recibe en el correo que le avisa que puede pasar a buscar sus libros por la biblioteca, el número de la caja donde éstos están. De esta forma la persona recoge el material asignado sin tener que interactuar con nadie, va a la estación de autoservicio, registra su préstamo y con ello habilita su salida en el sistema de seguridad del salón.

La experiencia de la Universidad de Ámsterdam, como es usual en todos los autoservicios, reporta una excelente acogida por los usuarios con un aprendizaje rápido y manifestaciones de satisfacción. Un detalle anecdótico es que los diseñadores del salón ganaron un premio con el diseño estético del mismo (ver fotografías). También merece la pena mencionar que se trata de un caso donde el sistema bibliotecario usado para la catalogación no es el mismo que el sistema que controla los hiperpréstamos, sino que para estos últimos se usaron los servicios de una pequeña empresa especializada con la capacidad de ofrecer los servicios personalizados de hiperautomatización que requería la biblioteca de la universidad holandesa (Más fotografías ilustrativas pueden verse en flickr, y más documentación sobre el caso puede verse en Library spring)