Dos distinciones para proyectos de digitalización: Aseguramiento de la Calidad y Fiscalización

La calidad no es un problema estático sino un problema dinámico
que debe resolverse mientras se opera el proceso, analizando lo que
se obtiene en cada momento y tomando medidas para mejorar los
resultados

En las últimas semanas nos hemos abocado a hacer contribuciones útiles para las gerentes de información e instituciones que están planificando o esperan realizar proyectos de digitalización masiva, realizando la captura digital de decenas de miles o millones de páginas. Estos proyectos son importantes en función de los beneficios que pueden aportar una vez que se completa el resultado de la digitalización. Su realización es costosa y por ello, hemos visto que requieren de un diseño y una ejecución cuidadosos. Para aumentar las probabilidades de éxito se debe garantizar la comprensión de algunos conceptos que definen actividades que siempre se deben realizarse en la digitalización de volumen. Entre ellas, el aseguramiento de la calidad y la fiscalización.

La primera de estas actividades le corresponde a la empresa, la unidad o el equipo a cargo de ejecutar el proyecto de digitalización. La segunda a la institución, unidad o equipo responsable de recibir el resultado. Pero hay detalles en el asunto. Esta semana hablaremos del aseguramiento de la calidad para comentar la semana que viene sobre la fiscalización.

Como explicamos en otra oportunidad la ejecución de un proyecto de digitalización es realmente la operación de una línea de producción de bits (Ver). Dada las implicaciones que podría tener un error que se multiplique en el tiempo o a través de muchos miles de documentos, los problemas deben ser identificados y corregidos lo más pronto posible. Para ello, la actividad que se realiza en toda línea de producción (y la producción de bits no es la excepción) es el aseguramiento de la calidad.

El término aseguramiento es el apropiado y no el de control de calidad, que aún usan algunos gerentes que no se actualizaron cuando estos conceptos evolucionaron. El control de calidad era la actividad que en algún momento lució recomendable, de revisar lo obtenido como producto final y descartarlo o corregirlo. Ésta aproximación hoy en día luce inadecuada porque se enfoca en el producto final y no en el proceso que lo genera. Cuando uno se enfoca en el proceso, toma medidas para que los problemas que ocasionaron ciertas fallas no vuelvan a producirse, las evaluaciones y cambios entonces se orientan a propender a que no se comentan los mismos errores o se obtengan las mismas fallas o insuficiencias, por eso se habla de asegurar la calidad.

En los proyectos de digitalización el aseguramiento de la calidad revisa con criterios definidos lo que se va obteniendo y propone que se hagan correcciones que eviten que se repitan los malos resultados. El tipo de problemas puede ser el mal funcionamiento de un escáner, su operación con unos parámetros inadecuados, un operador o un transcriptor que no ha sido correctamente formado o que no tiene la concentración para realizar la tarea, las condiciones diferentes en que se encuentran el material a digitalizar en un cierto lote, etc. El personal de aseguramiento de la calidad debe detectar el problema, analizarlo, comprender lo que lo causa, proponer la solución, escalar las medidas si es el caso, y garantizar que el cambio en la línea de producción ocurra.

El aseguramiento de la calidad debe hacerse en cada actividad, no sólo en la captura digital y la transcripción, sino en aspectos como las funciones de post operación que se realizan en el proceso, tales como la catalogación, el indexado, movimiento físico de los documentos, etc. En toda actividad humana puede haber errores y el aseguramiento de la calidad lo que hace es propender a que estos sean los menos posibles, cada vez de menor relevancia y, en lo posible, intrascendentes. Esta actividad no debe confundirse con la actividad de fiscalización a la cual nos referiremos en nuestro siguiente post.