La certificación de la digitalización

La certificación de la digitalización puede ser sencilla cuando se ha hecho
bien el trabajo de aseguramiento de calidad y de fiscalización

Saber cerrar un proyecto es definitivamente importante. Un proyecto de digitalización masiva es un esfuerzo para llevar contenidos de información que están almacenados en los medios propios de la cultura del papel a los medios digitales modernos con el objetivo expresamente formulado de que la información pueda ser manejada con una mayor eficiencia. Un proyecto de digitalización de volumen implica el hacer esto con centenares de miles o millones de páginas. ¿Cómo certificar un trabajo de este tamaño?  ¿Cuál es su relación de la certificación con la garantía y con la fiscalización?

La primera recomendación es darle importancia al cierre. Hay que estar conscientes de que la certificación es una conveniencia para ambos equipos. El que desarrolló el proyecto y el que recibe los beneficios de los resultados, sobre todo por el volumen de recursos y el esfuerzo que este tipo de proyectos significa. Por eso es que, llegado el momento, hay que estimular la colaboración de ambos grupos.

¿Pero qué es certificar?

Es reconocer que el proyecto cumplió sus objetivos de acuerdo a su diseño inicial y a los eventuales cambios acordados. La certificación no implica la afirmación de que el 100 % de los resultados son correctos, antes bien significa la aceptación de que las cotas máximas acordadas como tiempo de trabajo o como número de documentos o páginas digitalizados se cumplió y de que se realizó además conforme a las pautas de calidad acordadas, las cuales varían según la confiabilidad requerida en la aplicación.

La certificación de la digitalización no es un sustituto de la garantía. La garantía normalmente establece el compromiso de volver a digitalizar los documentos en los que se encuentren problemas definidos dentro de un cierto período de tiempo después de que se hizo la digitalización masiva. El tiempo es importante, no puede ser completamente abierto porque eso haría el proyecto inviable. La definición de las condiciones en que se repetiría la digitalización es también importante.

Si el proyecto fue realizado con un adecuado aseguramiento de la calidad y con una fiscalización por lotes, la certificación es un acto sencillo. Llegados al punto del cierre con el correspondiente acta de certificación existirá, en ese caso, en todas las partes la confianza necesaria para el acto protocolar. Los problemas sólo se elevan cuando estas condiciones no se cumplen.

Si los resultados preliminares han sido fiscalizados y la calidad ya ha sido validada, bien sea en forma exhaustiva o, más típicamente, en forma estadística, el acta de certificación hará referencia a estas fiscalizaciones previas. Si no ha sido así la certificación implicará una fiscalización estadística sobre todos los lotes, haciendo el trámite innecesarimente más engorroso. Por ello no recomendamos, como hemos explicado en otras oportunidades, dejar para después las revisiones que debemos hacer desde el principio. No debe hacerse control de calidad al final, debe hacerse aseguramiento de calidad (ver Dos distinciones para proyectos de digitalización...) durante el proceso de producción de bits (ver La línea de producción de bits). Tampoco la fiscalización debe dejarse para cuado toda la información ya ha sido digitalizada (ver La fiscalización del resultado de la digitalización).