Las grandes Hiperbibliotecas: Seattle

El edificio sede de la Biblioteca Central de la Biblioteca Pública de Seattle
es un icono internacional que redefinió el concepto de la arquitectura para
bibliotecas

En algunos “post” anteriores hemos presentado cómo el concepto de Hiperbiblioteca, o biblioteca hiperautomatizada e hiperconectada, ha venido cobrando forma durante la última década, con la participación de bibliotecas de todos los tamaños. Desde los casos de redes de bibliotecas como el Sistema de Bibliotecas Públicas de Toronto en Canadá (Ver más) a los casos de pequeñas bibliotecas como el ejemplo de la biblioteca de un pequeño instituto tecnológico en una población como Chittor (Ver más), en el interior de la India, hemos presentado y desarrollado algunos ejemplos. Más adelante continuaremos el estudio de soluciones de bajo costo ideales para las bibliotecas pequeñas, pero en este "post" queremos presentar algunos detalles de una de las hiperbibliotecas más interesantes del mundo, la Biblioteca Pública de Seattle, una referencia internacional, a la que, entre otros méritos, se le atribuye el haber creado el primer edificio de bibliotecas públicas realizado con una visión propia del siglo XXI, una auténtica renovación.

En la liga de las grandes
La Biblioteca Pública de Seattle es una biblioteca que vale la pena conocer por muchas razones. Ubicada en el corazón de una ciudad que destaca por ser la ciudad más educada de los EEUU (Ver más) y algunas referencias tecnológicas (Microsoft y Amazon, por ejemplo), la hiperbiblioteca de Seattle ha sido desarrollada para destacarse entre una serie de hiperbibliotecas que se han perfilado como íconos mundiales y que, sin duda, ejercen un rol de referencia por los resultados que han concretado en cumplimiento de su planeación estratégica: la Biblioteca Pública de Singapure, la Biblioteca Pública de Shenzhen en China, la Biblioteca Pública de Hamburgo en Alemania, por sólo mencionar tres ejemplos más.

Algunos números representativos
La Biblioteca Pública de Seattle tiene 26 sucursales y servicios móviles y una colección de 2,4 millones de libros y otros ítems. Trabajan en ellas 643 personas que atienden (datos del 2009) un poco más de 6 millones de préstamos de libros, aproximadamente un tercio de los cuales son realizados por niños. Adicionalmente se realizan cerca de 5.6 millones de préstamos de DVDs, CDs y audiobooks. En total casi doce millones de préstamos al año. La biblioteca central tiene cerca de la mitad de la colección (cerca de 1 millón de ítems) mientras que las sucursales tienen, en total, un poco más (cerca de 1,2 millones de ítems). Hay más de 7 millones de personas que entran en la biblioteca central o en las sucursales.

Un edificio estrella
El edificio sede de la Biblioteca Pública de Seattle, es considerado, en si mismo, como una obra de arte moderno. Diseñado por el célebre arquitecto holandés Rem Koolhaas, la edificación fue ganadora del premio a la mejor arquitectura del Instituto Americano de Arquitectos, se ha convertido en un nuevo ícono para la ciudad y se ha llegado a decir que, “de ahora en adelante, cualquiera que vaya a construir una nueva edificación de biblioteca pública tendrá que venir primero a Seattle y estudiar su biblioteca central” (Ver ref.). En un recuadro publicado en agosto de 2005 en el Library Journal se señala que el edificio representa un renacimiento para el concepto de biblioteca pública: es funcional y flexible, relativamente barato, grande, hecho en colaboración, ecológico, de alta tecnología e impresionante estéticamente (Ver recuadro). Un ejemplo más de que lo bello, lo ecológico y lo funcional pueden ir juntos.

Colofón para una próxima reflexión
Es muy interesante entender que en la liga en que está la Biblioteca Pública de Seatlle se manejan números como los citados arriba y que eso requiere de un diseño integral donde lo estético y lo funcional se funden para construir una referencia de arte y de practicidad hiperautomatizada bajo la que se atienden doce millones de préstamos. Eso nos prepara para una próxima reflexión llamada a convertirse en el tema del siguiente “post”: ¿Hay lecciones en la Biblioteca pública de Seattle útiles para otra escala de ciudad, de público y de biblioteca?

¿De qué tamaño el proyecto piloto de Hiperautomatización?

St. Lawrence Hall. Toronto Public Library (*)

En nuestro “post” anterior desarrollamos el tema del proyecto piloto que la biblioteca o la red de bibliotecas normalmente realiza una vez que entiende la importancia de transitar, dentro de sus particularidades, el camino de la transición desde el paradigma de automatización de bibliotecas al de hiperautomatización de bibliotecas. Dado que nos concentramos en los aspectos cualitativos, en la justificación, en los por qué y en los quiénes, las preguntas que recibimos están ligadas al dimensionamiento: ¿Qué puede ser un tamaño razonable para un proyecto piloto? Y, naturalmente, en los ejemplos que ilustran el concepto, así como en algunas dudas en las que se vincula el tamaño del piloto con el presupuesto institucional. Así pues, el alcance que debe tener la experiencia piloto se impuso como el tema que abordamos en este “post”, en el que cerramos con una conclusión de valor práctico.

El tamaño de una experiencia piloto

No hay una norma fija para el tamaño de una prueba piloto, pero cualquier cosa entre el 1% y el 15% luce razonable. La transición completa a la hiperautomatización RFID siempre implica una inversión significativa y normalmente dura más de un año por lo que desarrollar la experiencia piloto siempre suele ser recomendable, independientemente de las consideraciones de presupuesto.

Por sólo poner un ejemplo, el Sistema de bibliotecas publicas públicas de Toronto está entre los sistemas bibliotecarios más ocupados del mundo, 17.5 millones de personas visitan un centenar de bibliotecas y piden prestado cerca de 31 millones de ítems (Ver detalles). Pues bien, en su proyecto piloto, realizado para el 2006, involucró a sólo dos bibliotecas del sistema (Más detalles), es decir, al 2 % de las bibliotecas de la red. De esta manera ganó la experiencia para desarrollar hiperautomatización en el resto del sistema a los niveles de hoy en día.

Otros ejemplos: El consorcio de bibliotecas públicas ALIS (Automated Library Information System) (Ver detalles) del Condado de Nassau en New York inició este año (2010) un proyecto piloto en seis de sus 54 bibliotecas: el 11 % de las bibliotecas del consorcio. La Biblioteca Regional Riverina en NWS, Australia, tiene 13 bibliotecas en su red (detalles). Desarrolló un proyecto piloto en su biblioteca central (el 8 % del total de bibliotecas) durante el período 2007-2008, que fue la base de la extensión a toda la red emprendida en el 2008-2009.

Estos ejemplos están alineados con las tendencias que hemos venido presentado y con los porcentajes que expresamos arriba sobre el tamaño adecuado de una experiencai piloto.

Conclusión

Mientras más etiquetas RFID se puedan colocar en un proyecto piloto es mejor, porque la prueba se realizará en condiciones más reales y se pueden apreciar mejor las ventajas y las dificultades, pero extender el número de etiquetas es uno de los elementos que agrega significativamente magnitudes en el costo y el tiempo de implementación del proyecto piloto, por lo que hay decidir un punto razonable. Una universidad o una red de bibliotecas puede hacer un piloto que incluya inicialmente sólo una o que sea un subconjunto bastante menor que el total de sus bibliotecas. Una biblioteca puede hacer un piloto con una pequeña porción de su colección, escogida con algún criterio, por ejemplo, una sala o, alternativamente, un conjunto dado, como los libros de más demanda.

Independientemente del tamaño de la experiencia piloto es conveniente involucrar en ella a todo el personal, de esta manera se crean las condiciones idóneas para las fases siguientes de extensión de la hiperautomatización a toda la red o a toda la biblioteca..

Hiperautomatización de Bibliotecas: Importancia del proyecto piloto





Sistema de Bibliotecas Publicas de Toronto
(http://www.torontopubliclibrary.ca/).
Realizó su proyecto piloto de hiperautomatización en el 2006

   Un proyecto de hiperautomatización de bibliotecas es una actualización necesaria que siempre resulta trascendente. Su tamaño y complejidad varía, por supuesto, en cada institución, pero dentro de cada biblioteca es siempre algo significativo que requiere una prueba de concepto. El cambio permea y se expresa esencialmente, como señalamos en nuestro “post” anterior, a través de cuatro dimensiones claves: tecnología, procesos, gente y contenidos. El asunto es que, con independencia de los detalles diferenciadores de cada caso, siempre hay un problema de gestión del cambio que hay que resolver, y, en ese contexto, con este “post” queremos contribuir con un contenido útil para ese momento en que dentro de la biblioteca o la red de bibliotecas se tiene la decisión y la capacidad de ejecución y se entiende por tanto que hay que pasar por una etapa importante del camino: el proyecto piloto.

¿El por qué del piloto?
La idea del proyecto piloto es poner a prueba el concepto. Terminar de convencer a los involucrados, motivar la participación. Ajustar las ideas. Formar el personal. Precisar el conocimiento sobre la tecnología. Definir con cuidado los procesos. Visualizar los cambios de contenidos que son necesarios. Encontrarse de frente con el diablo que, como siempre, se esconde en detalles que son imperceptibles en el nivel macro.

Siempre en una escala más pequeña los proyectos son manejables y siempre la rectificación a tiempo, aguas arriba, facilita el control sobre el proceso que ocurre aguas abajo. El proyecto piloto prepara el camino para el despliegue total de la ideas, en forma exitosa, actuando en un momento en que se está a tiempo para corregir y a una escala donde el impacto económico es menor.

Cuando no se hace un proyecto piloto, se entra en un escenario donde se pasa de la nada al todo y que, por tanto, suele ser de alto riesgo. Por eso la primera fase de todo proyecto de envergadura es, justificadamente, la implementación preliminar en una escala controlada.

Ahora bien, ¿De que tamaño es un proyecto piloto? ¿Quiénes deben involucrarse?

El equipo de personas ante el cambio cultural
En relación al tamaño la respuesta es obviamente relativa, pero dado que siempre se trata observar, en condiciones reales, los problemas que pueden suscitarse en el despliegue definitivo, una experiencia piloto normalmente no es un proyecto de cincuenta o cien libros, caso en que hablaríamos de un ejemplo o una demostración. Un proyecto piloto se trata de una prueba en un escenario verosímil donde los problemas reales puedan aflorar y donde puedan, proactivamente, experimentarse alternativas y resolverse las soluciones en una escala razonable de implementación.

En relación a las personas involucradas, más allá del líder del proyecto, más allá del grupo promotor y de los proveedores de la institución, un proyecto piloto debe incorporar y formar a todo el personal porque, en buena parte, lo que se quiere detectar y resolver son problemas ligados al cambio cultural. ¿Qué cosas son difíciles de manejar, en el sentido de trabas mentales, dentro del cambio de procesos? ¿Qué comentarios de sombra se realizan que son necesarios iluminar? Es muy importante que todo el personal de la biblioteca entienda por qué la institución está haciendo la transición, por qué su orientación al futuro, cuál es el rol de cada quien en el cambio, cómo el proyecto logrará mejorar el servicio al usuario y cuál es el compromiso que se tiene allí.

En los proyectos piloto en los que no se etiqueta toda la colección la instalación de puertas y otros dispositivos de seguridad no son necesarios. Esto a su vez disminuye los costos de las experiencias piloto y concentra a todos en el servicio de préstamos y la satisfacción de los usuarios, razones fundamentales en el deber ser de la biblioteca.

Una de las ventajas de las experiencias pilotos es que permite mostrar el concepto vivo, operando, a los patrocinantes institucionales, lo cual suele ser importante para seguir contando con su apoyo en un proyecto que puede requerir de un tiempo significativo (y una inversión importante) para lograr su implementación total.

Las cuatro dimensiones claves para el cambio en las bibliotecas



Robot diseñado para la reapertura de la Biblioteca
J. Paul Leonard en San Francisco State University
programada para el 2012 



Cuando se trata de introducir innovaciones en organizaciones, cuando se persiguen pasos trascendentes que puedan ser reconocidos por los usuarios de un servicio, hay que tomar en cuenta que las instituciones son el producto de conocimiento y prácticas que se han ido moldeando con los años y que no se cambian por decreto ni con la mera compra de artilugios tecnológicos. Antes bien hay que explícitamente trabajar para lograr el cambio deseado en forma exitosa y eso es una tarea que normalmente involucra la gestión de cuatro dimensiones claves: tecnología, procesos, gente y contenidos. Queremos dedicar este "post" al repaso de estas variables desde la perspectiva de la preparación de una biblioteca que se propone transitar el interesante camino que va de la automatización a la hiperautomatización y que se pregunta ¿Qué debo hacer?

Tecnología

Es indudable que la tecnología juega un papel en la hiperautomatización de bibliotecas. Como hemos comentado en otras oportunidades, en el nuevo paradigma confluyen avances como los de la Internet y la Web actuales, que proporcionan (con distintas opciones de hardware y software) opciones de conectividad ubicua a la red con total independencia de donde se está y del tipo de equipo usado para conectarse, las tecnologías RFID, que permiten la identificación con enlaces de radio frecuencia en forma mucho más versátil que los viejos códigos de barras y que han estimulado el uso de numerosos nuevos dispositivos en la biblioteca, el Wi-Fi, indispensable para traer la conectividad a las estanterías, el GSM 3G y 4G, que permite la conectividad en los teléfonos celulares. Todo esto se integra en el concepto de servicio que prestan las hiperbibliotecas.

Procesos

Si algo expresa la hiperautomatización es el cambio de procesos. Lo que hace el usuario en una biblioteca hiperautomatizada es diferente, en muchos casos los usuarios se auto atienden y en todos están, por lo general, más conectados con la biblioteca a través de sus páginas personales. Lo que hace el bibliotecario también es diferente, en los procesos técnicos se introducen nuevas tareas, el seguimiento y la seguridad se implementan en forma diferente, los inventarios cambian también en sus pasos, los servicios: préstamos y devoluciones y todo el movimiento detrás de ellos cambia con el concepto de hiperpréstamo. Aún pensando que las nuevas actividades o el nuevo orden en que se hacen los pasos sean más sencillos, adecuados o naturales para la organización, la dimensiones del cambio de procesos impacta culturalmente, por lo que debe planificarse el esquema de adopción que se seguirá. Es claro, así pues, que debe trabajarse con los involucrados para hacerles conscientes y diestros en el manejo de las diferencias.

Gente

Las personas son la organización. Al final las actividades, aún las hiperautomtizadas, tienen que ver siempre con gente, tanto algunos que están en primera línea cono otros que siempre están detrás de los escenarios. En una transición como la que nos hemos estado refiriendo, donde hay tantos cambios tecnológicos y de procesos involucrados, si no se trabajan los detalles con las personas, se atenta contra el éxito del proyecto. Un proyecto de hiperautomatización debe contemplar no sólo el cambio tecnológico y de procesos sino la formación de la nueva cultura que debe acompañar a este cambio. El problema es que la cultura no se resuelve con un decreto, un memorándum o una compra. Es algo que suele requerir actividades como reuniones, seminarios y talleres y, sin duda, un seguimiento cercano a los comportamientos, a favor y en contra, que eventualmente suceden. Los unos para promoverlos y los otros para reorientarlos. Una transición a la hiperautomatización de bibliotecas bien llevada contempla siempre un proyecto piloto en el que se acerca y se prepara la gente, en forma conceptual y práctica, para manejar las nuevas tecnologías y procesos.

Contenidos

Suele haber siempre data e información detrás de los cambios tecnológicos y de procesos. La hiperautomatización puede implicar nuevos contenidos, flujos de información y normas que hay que desarrollar. Son necesarias preguntas cómo qué cambios hay que hacer en el sitio Web, qué nueva señalética e instrucciones hay que colocar en la biblioteca y qué de la anterior hay que eliminar. También algunas muy técnicas: cuáles son los metadatos de la base de datos central de la biblioteca que deben fluir hacia el sistema de hiperpréstamos, qué cambios se requieren en los contenidos o en los flujos de información para que las estadísticas funcionen mejor aprovechando las oportunidades de la tecnología de identificación RFID, etc.

Conclusión

Definitivamente el introducir las innovaciones en organizaciones está lejos de ser una lista de compras y por ello, para asegurar el éxito, es importante comprender cómo y de qué manera trabajamos las cuatro dimensiones claves del cambio.

Hiperinventarios de bibliotecas

Ejemplo de antena móvil
 usada en el hiperinventario de una biblioteca

Tradicionalmente, la realización de inventarios en bibliotecas ha sido una actividad complicada que requiere detener las operaciones por varios días y que consume gran cantidad de recursos de todo tipo, pero la hiperautomatización, particularmente con el uso de RFID, ha cambiado por completo el concepto de inventario. En primer lugar los inventarios se realizan en un tiempo significativamente menor porque la tecnología elimina la necesidad de lectura item por item sustituyéndola por una lectura automática múltiple. En segundo lugar los inventarios rápidos se realizan con dispositivos móviles y no requieren detener las actividades. En tercer lugar los inventarios de la hiperautomatización no necesitan hacerse en forma absoluta, porque la flexibilidad que se incorpora en el software permite ahora que puedan realizarse en forma parcial. Estas facilidades se han unido para conformar el concepto de hiperinventario incidiendo muy favorablemente en múltiples aspectos de la gerencia de bibliotecas.

Hiperinventario de bibliotecas y RFID

Los hiperinventarios RFID se realizan con unos dispositivos de mano provistos de una antena especial que es capaz de captar las señales de radio frecuencia de múltiples etiquetas simultáneamente, cada una de ellas identificando unívocamente un único ejemplar de un libro que yace en la estantería. Existen en el mercado varios tipos de estos dispositivos, de alguna manera similares al que mostramos en la fotografía. Más adelante dedicaremos un “post” al tema de las diferencias y similitudes en los procesos y dispositivos que se usan en el hiperinventario. La tecnología que se usa en el hardware y en el software de estos dispositivos no es sencilla, pero en cambio su uso en la biblioteca si lo es y la aplicación de hiperinventarios proporciona mucha seguridad en las operaciones de las bibliotecas hiperautomatizadas.

Los dispositivos portátiles para la realización de inventarios se conectan con el servidor de la biblioteca a través de redes inalámbricas, Wi-Fi o Bluetooth. Un software muy sofisticado implementa confiabilidad y seguridad en todos los niveles del proceso. Esto proporciona una velocidad sin precedentes en la actividad del inventario. No hace falta ni siquiera mover los materiales fuera de la estantería para identificarlos. No se requiere de visual y con sólo direccionar la antena se leen múltiples etiquetas. La conexión inalámbrica permite la comparación de lo inventariado con lo registrado en el servidor.

El inventario termina siendo tan rápido y flexible que no hace falta interrumpir las actividades, se puede hacer parcialmente e, incluso, varias veces al año.

Hiperinventario de bibliotecas  y códigos de barras

Muchos nos preguntan que se puede hacer con métodos de hiperinventarios en bibliotecas que aún tienen códigos de barras y es que, ciertamente, el hiperinventario es una experiencia cualitativamente diferente de la del inventario tradicional, particularmente cuando se usan etiquetas RFID. Pero con códigos de barra se pueden usar muchos de los procesos comunes y se aprovecha también la facilidad del Wi-Fi para el registro inalámbrico de los materiales reconocidos. Sin embargo se tiene el inconveniente de que se requiere una línea visual entre la etiqueta y el lector, por lo que cada libro debe ser extraído desde la estantería, retrasando la operación. A pesar de ello, las técnicas del hiperinventario en una biblioteca hiperautomatizada todavía ayudan en este caso, pues traen eficiencias que sobrepasan algunas de las limitaciones tecnológicas de esta tecnología. Por ello, bibliotecas con todos sus libros etiquetados con códigos de barras que desean introducirse en el nuevo paradigma no necesitan reetiquetar primero con RFID para iniciarse en las técnicas de la hiperautomatización y recomendamos por tanto a los bibliotecarios interesados conversar con sus proveedores las alternativas.


Separar inventario y depuración de la base de datos
En todo caso, no debe confundirse, como ocurre en ocasiones, la operación de inventario como tal con la depuración de la base de información bibliotecaria, que supone la validación de cada registro en la base de información con el contenido físico de cada ejemplar. El objetivo del inventario es asegurar que los ejemplares ubicados en su estantería, más los ejemplares en préstamo, más los ejemplares en transición en cualquier otra área de la biblioteca coinciden exactamente con lo registrado en la base de información que maneja el sistema bibliotecario usado. Una operación simple, precisa y útil, que con las herramientas adecuadas, puede realizarse eficientemente.