Identificación de la visión compartida en una propuesta de gestión de información

Una visón compartida entre desarrolladores y contrapartes
 no asegura el éxito, pero es condición necesaria 

En las últimas semanas comenzamos la conversación sobre el ciclo de vida de aplicaciones de gestión de información desarrolladas con criterios de Arquitectura de Información. Vimos que en el camino desde su nacimiento hasta su desaparición las aplicaciones recorren un ciclo que comienza con la identificación de necesidades. Queremos detenernos un poco en esta etapa básica o inicial donde nos hacemos la idea general de lo que queremos y le damos forma conceptual a lo que vamos a hacer, nuestro plan de trabajo, bien sea éste de desarrollo de un nuevo servicio de información o de mejora de uno existente.

No revisaremos hoy cuáles son las actividades naturales en esta etapa, ni cuáles son los resultados que debemos obtener o entregar. Antes bien queremos apreciar algo más básico: Por qué momentos se pasa al identificar la solución y cuál es la importancia que estos pasos tienen en el eventual éxito o fracaso del proceso.

Generalmente la identificación de la solución de gestión se logra en dos pasos característicos: la definición del proyecto y la conceptualización de la solución.

Pueden llamarse diferente en la literatura, pero lo típico es que la transformación que se busca en cualquier iniciativa de mejora en la gestión de información requiere que se formule como un proyecto, primero en forma gruesa y luego con detalles. Pero no es tan simple como parece. Es importante darse cuenta de qué es lo que la instancia que requiere el cambio normalmente tiene que acordar con una tercera parte, bien sea ésta una empresa consultora o una unidad interna de una corporación o institución.

Siempre se requiere asegurar que ambas partes estén identificados en cuál es el proyecto que se va a realizar. Esto pasa por colocarle un título, definirlo, plantear un alcance, asignar unos recursos, acordar unos entregables y establecer una expectativa de horizonte temporal. La idea es concretar de alguna manera la visión compartida por los que requieren de la solución y por los encargados de desarrollarla.

Iniciar un proyecto sin esta visión compartida, expresada en forma clara y para todos los involucrados, conduce a una fricción que se hace inevitable cuando lo que obtengan los desarrolladores no sea lo que esperaban en su imaginario, realista o no, los potenciales usuarios. Los desacuerdos entre quienes construyen una solución y quienes la solicitaron muchas veces son el resultado de no haber hecho un buen comienzo: una definición explícita de qué es lo que entiende cada parte por el trabajo a realizar y por la manera de desarrollarlo y entregarlo. Por eso, si es importante una Arquitectura de Información bien estructurada, el primer paso es la definición del proyecto como un acuerdo explícito de visión en un lenguaje compartido por los desarrolladores y sus contrapartes. Esto no asegura un resultado exitoso y una relación armónica, pero abre la posibilidad de estos logros.

En un próximo post veremos como, en proyectos de cierta complejidad, sin embargo, incluso después de haber escrito la visión compartida en forma explícita, puede ser bueno no acordar el desarrollo completo de la solución, sino sólo la primera de sus fases: la conceptualización.