Identificación de la solución que se desea

La identificación o conceptualización de una solución de
gestión de información requiere de un conjunto de
actividades no secuenciales

La primera etapa por la que se pasa en el ciclo de vida de una solución de gestión de información es la identificación de la solución que se desea. En esta etapa se clarifica qué es lo que se necesita. Tiene que lograrse además que la visión sea compartida por todos los involucrados, los responsables del servicio, los que lo operan en forma cotidiana, los que desarrollarán la nueva solución, los que facilitan el cambio. Ahora bien, identificar completamente la solución requerida no es meramente el producto de una conversación, una reunión o un taller. Es algo mucho más complejo que requiere de una serie de pasos. Tampoco es algo que se desarrolla exactamente como una secuencia de actividades que se ejecutan uno detrás de otra.

Como ocurre con frecuencia, la comprensión de un problema y de su solución se resuelve en procesos iterativos de refinamiento sucesivo en los que se avanza con las observaciones, el análisis y el conocimiento que se desarrolla en cada iteración.

El origen de un proceso de desarrollo de una solución de gestión, como hemos señalado (ver El ciclo de vida de una solución de gestión de información), pueden ser la recopilación y análisis de los datos obtenidos del proceso gestionado actualmente, que muestra ineficiencias que pueden ser corregidas incorporando tecnologías, una necesidad de introducir un cambio en un proceso como consecuencia de otros cambios organizacionales, la conciencia que se tiene de que de ciertos factores exógenos han variado de forma tal que abren la posibilidad de que la institución mejore sus procesos, actividades o resultados si incorpora estos cambios, o algún otro.

La información recopilada es la base del planteamiento de cambio, pero también sucede lo contrario, la formulación de una solución que se desea obliga a mejorar la información base que se tiene para poder manejar todos los detalles requeridos. Es parte de lo que se logra con las iteraciones necesarias.

Cabe la pregunta entonces de cuáles son el conjunto de actividades que deben hacerse en la etapa de Identificación o conceptualización de la solución, al inicio del ciclo de vida que ha de recorrerse y en forma preliminar a la etapa de diseño que le sigue.

La forma concreta de la respuesta puede variar, porque siempre hay consideraciones, conceptos y elementos de lenguaje que dependen de la guía que se siga, la literatura sobre la que nos basemos, la metodología finalmente adoptada pero, independientemente de estas variaciones, una respuesta genérica debe considerar las siguientes actividades:

• El levantamiento de información
• La definición de la visión
• La especificación de requerimientos
• Los casos de uso
• El modelo preliminar
• La estimación de tamaño
• El plan de proyecto
• El mecanismo de difusión y concertación de ideas y criterios

Nos referiremos más adelante a estos actividades, su caracterización, sus interacciones y sus iteraciones.

Por qué contratar sólo la conceptualización

Al principio de un proyecto complejo no es fácil estimar
el tamaño del mismo

Muchas veces los gerentes presurosos de resolver un problema de gestión se avocan a formular un proyecto de transformación, de creación o mejora, de un servicio de información existente. El proyecto requiere recursos y numerosas veces la contratación de un ente externo para su desarrollo. Suena razonable contratar pues, con el debido proceso, una organización que lleve a cabo las cuatro etapas naturales del ciclo de vida: Definición, Diseño, Desarrollo e Implementación. Si no se realizan las cuatro, la solución no entrará en producción. Sin embargo, el contratar las cuatro puede ser un problema que conduzca una parálisis peligrosa del proyecto, que puede correr el riesgo de quedar inconcluso. ¿Por qué?

El primer riesgo en un proyecto es el que planteamos la semana pasada: que el mismo se inicie sin una visión compartida entre los desarrolladores y los futuros usuarios y contratantes de la solución. Por ello, independientemente de que su tamaño sea grande o pequeño, es clave asegurar la visión compartida al inicio.

Pero el problema al que nos referimos hoy es otro: Incluso arrancando con una visión compartida, un proyecto puede ir mal, si por sus características, su tamaño, es decir, el esfuerzo que se requiere para realizarlo, es mucho más grande del que se estimó. En ese caso en algún momento será evidente que el proyecto no converge, que los lapsos de tiempo se excedieron, incluso significativamente, y sin embargo, el fin no se ve cerca.

Uno podría pensar que el problema tiene que ver con la inexperiencia de los desarrolladores en la construcción del tipo particular de soluciones acometidas, y hay veces esto es lo que ocurre, sobre todo si la comunicación entre desarrolladores y contrapartes no es fluida. Pero el problema el problema estructural en estos casos es el que nace en una estimación de tamaño inadecuada porque se hace en forma muy temprana, cuando no se tiene consciencia real de la magnitud del proyecto, de la cantidad de relaciones que implica, de los numerosos casos de uso que hay que atender, del complejo modelo de información que hay que construir, de la cantidad de salidas diferentes, de la cantidad de comunidades que hay que tomar en cuenta, etc. Este tipo de error se expresa incluso en procesos licitatorios con aspectos formales muy bien realizados.

El aprendizaje que las organizaciones, instituciones y desarrolladores de soluciones deben tener de este tipo de experiencias, es que aún cuando haya mucho interés en la realización integral de un proyecto, no es conveniente hacer contrataciones integrales a no ser que haya evidencias claras para suponer que el tamaño es efectivamente estimable con una adecuada precisión, o que se haga un acuerdo razonable para el manejo de eventuales imponderables, por ejemplo, a través de una especificación de horas que pueden eventualmente imputarse en forma adicional.

El asunto es estar consciente que sólo se tiene una idea justificada del tamaño del esfuerzo requerido después de realizar la conceptualización de la solución. Antes puede haber muchos aspectos ocultos en la formulación intuida del problema y de la solución.

Otro punto importante en el ciclo de vida de un proyecto es la validación del tamaño estimado después del diseño o modelado de la solución. Efectivamente, en ese momento hay que explícitamente revisar y eventualmente alertar y/o corregir las estimaciones de tiempos de desarrollo.

Puede notarse que todo lo conversado hoy es independiente de la calidad de la formulación del proyecto a ejecutar. Incluso un proyecto bien formulado (en términos formales) puede ser insuficiente para asegurar el éxito cuando se va a contratar. Si la complejidad es real, puede no resultar conveniente (para ninguna de las partes) hacerlo en forma completa. Sólo se debe contratar hasta la implementación cuando sea muy claro lo que se quiere y el tamaño de cada etapa pueda estimarse razonablemente. En proyectos complejos lo mejor es contratar sólo el paso inicial: la conceptualización de la solución, porque sólo después de su realización es cuando realmente se puede tener una idea relativamente confiable del tamaño de la solución.

Identificación de la visión compartida en una propuesta de gestión de información

Una visón compartida entre desarrolladores y contrapartes
 no asegura el éxito, pero es condición necesaria 

En las últimas semanas comenzamos la conversación sobre el ciclo de vida de aplicaciones de gestión de información desarrolladas con criterios de Arquitectura de Información. Vimos que en el camino desde su nacimiento hasta su desaparición las aplicaciones recorren un ciclo que comienza con la identificación de necesidades. Queremos detenernos un poco en esta etapa básica o inicial donde nos hacemos la idea general de lo que queremos y le damos forma conceptual a lo que vamos a hacer, nuestro plan de trabajo, bien sea éste de desarrollo de un nuevo servicio de información o de mejora de uno existente.

No revisaremos hoy cuáles son las actividades naturales en esta etapa, ni cuáles son los resultados que debemos obtener o entregar. Antes bien queremos apreciar algo más básico: Por qué momentos se pasa al identificar la solución y cuál es la importancia que estos pasos tienen en el eventual éxito o fracaso del proceso.

Generalmente la identificación de la solución de gestión se logra en dos pasos característicos: la definición del proyecto y la conceptualización de la solución.

Pueden llamarse diferente en la literatura, pero lo típico es que la transformación que se busca en cualquier iniciativa de mejora en la gestión de información requiere que se formule como un proyecto, primero en forma gruesa y luego con detalles. Pero no es tan simple como parece. Es importante darse cuenta de qué es lo que la instancia que requiere el cambio normalmente tiene que acordar con una tercera parte, bien sea ésta una empresa consultora o una unidad interna de una corporación o institución.

Siempre se requiere asegurar que ambas partes estén identificados en cuál es el proyecto que se va a realizar. Esto pasa por colocarle un título, definirlo, plantear un alcance, asignar unos recursos, acordar unos entregables y establecer una expectativa de horizonte temporal. La idea es concretar de alguna manera la visión compartida por los que requieren de la solución y por los encargados de desarrollarla.

Iniciar un proyecto sin esta visión compartida, expresada en forma clara y para todos los involucrados, conduce a una fricción que se hace inevitable cuando lo que obtengan los desarrolladores no sea lo que esperaban en su imaginario, realista o no, los potenciales usuarios. Los desacuerdos entre quienes construyen una solución y quienes la solicitaron muchas veces son el resultado de no haber hecho un buen comienzo: una definición explícita de qué es lo que entiende cada parte por el trabajo a realizar y por la manera de desarrollarlo y entregarlo. Por eso, si es importante una Arquitectura de Información bien estructurada, el primer paso es la definición del proyecto como un acuerdo explícito de visión en un lenguaje compartido por los desarrolladores y sus contrapartes. Esto no asegura un resultado exitoso y una relación armónica, pero abre la posibilidad de estos logros.

En un próximo post veremos como, en proyectos de cierta complejidad, sin embargo, incluso después de haber escrito la visión compartida en forma explícita, puede ser bueno no acordar el desarrollo completo de la solución, sino sólo la primera de sus fases: la conceptualización.

Desarrollo, Implementación y Producción en un proyecto con Arquitectura de Información

En el ciclo de vida de una solución de gestión de información
distinguimos cinco etapas: Identificación, Diseño, Desarrollo,
Implementación  y Producción

La semana pasada abrimos el año conversando sobre el ciclo de vida de una solución de gestión de información creada como un cambio gestionado con Arquitectura de información. Distinguimos cinco etapas diferentes: Identificación, Diseño, Desarrollo, Implementación y Producción, que se dan en todo proyecto. En esa oportunidad presentamos con un poco más en detalles las dos primeras, Identificación y  Diseño, en las que conceptualizamos y modelamos la solución, respectivamente. Hoy queremos referirnos a lo que viene después de ellas hasta que, finalmente, logramos el cambio deseado con la entrada en operación de la nueva solución.

Las tres etapas siguientes al diseño son el Desarrollo, la Implementación y la puesta en Producción:

Desarrollo
La etapa de desarrollo es donde se construye la solución operacional propiamente dicha. En ella se concreta en forma tangible el modelo creado en la etapa de Diseño, siguiendo la visión y las líneas generales de las ideas y conceptos planteados en la etapa de Identificación. Un aspecto importante del desarrollo es que se debe crear la nueva solución sin detener el proceso de producción actual. Este hecho requiere de una capacidad paralela (infraestructura y equipo humano), que podría estar solapada parcialmente, pero que no puede limitarse a la que se ocupa de la operación actual.

La acción natural del desarrollo es la Construcción de la nueva solución.

Implementación
En la etapa de implementación se realiza todo lo que sea necesario para que la nueva solución pueda ser realidad en las condiciones para las cuales fue diseñada. Se dice fácil, por lo que se subestima en muchas ocasiones. La realidad es que por muy buena y simple que sea una solución nueva siempre se requiere un proceso mediante el cual se logra hacerla funcionar.

La acción natural de la implementación es el manejo de la Transición de la nueva solución desde el ambiente donde fue desarrollada al ambiente donde, finalmente, entrará en producción. Esto incluye los procesos naturales de la inducción y el entrenamiento que tienen que hacerse para que los usuarios comprendan y comiencen a usar la nueva solución construida y, muy probablemente, a apropiarse (comprender y lograr destrezas) con los nuevos procesos).

Producción
Esta es la etapa de operación donde la nueva solución se usa como alternativa a los procesos y herramientas previas a las cuales sustituye.

Suele ser recomendable considerar la necesidad de un cierto soporte técnico de parte de los creadores de la solución, así como mecanismos de medición y análisis de los resultados obtenidos.

Eventualmente de estas evaluaciones surgirá un nuevo proceso de Identificación de mejoras que da inicio a un nuevo ciclo de desarrollo.

El ciclo de vida de una solución de gestión de información

La Arquitectura de Información facilita el desarrollar soluciones
de gestión de información que viven en un constante ciclo de mejora

Como la mayoría de las cosas que creamos, una solución de gestión de información tiene un ciclo de vida. Es concebida, aceptada como solución, diseñada, desarrollada, validada y puesta en operación hasta que, al cabo de un tiempo, es vuelta a someter a un nuevo ciclo de desarrollo porque, de alguna forma, la experiencia ganada en la producción hace pensar que se puede obtener una mejor solución haciendo cambios en los componentes tecnológicos o en los procesos empleados. La decisión de mejorar puede estar originada en la aparición de nuevas tecnologías, de nuevas herramientas, de nuevos requisitos, de nuevos procesos o cualquier otra condición que genere alguna necesidad de plantearse una solución diferente, extendiendo la actual o cambiándola radicalmente. Eso es lo que define lo que se llama el ciclo de vida de una solución.

¿Cuáles son pues las etapas por las que pasa una solución de gestión de información?

La literatura señala, con distintas variantes de formulación, las siguientes etapas: Identificación, Diseño, Desarrollo, Implementación, Producción y que un nuevo ciclo se inicia con una nueva etapa de Identificación. Revisemos pues, rápidamente, las dos primeras:

Identificación:
Durante esta etapa se hacen observaciones desde las que se plantea que hay necesidad de un nuevo ciclo de desarrollo, de una nueva solución. La identificación puede venir a través de procesos regulares, establecidos, de evolución de parámetros y capacidades o por la consideración de nuevos factores, bien sean estos internos a la institución (como por ejemplo, nuevos procesos que generan nuevos requisitos) o exógenos a ella (como por ejemplo, la consideración de nuevas variables de tecnología, versiones de las herramientas actuales o la aparición de nuevas herramientas). En cualquier caso, se vislumbra la posibilidad de un cambio.

La acción natural luego de la Identificación de una oportunidad de mejora es la Conceptualización de la nueva solución, que debe concluir en una visión compartida por todos los involucrados.

Diseño:
La etapa de diseño es la elaboración de un plan, general y detallado, de todo aquello que debe hacerse para obtener la nueva solución. Posee gran independencia de la tecnología que se seguirá para el desarrollo, pero no es completamente independiente de ella. El diseño dependerá en gran medida de la estrategia general que se seguirá para construir la nueva solución.

La acción natural del diseño es pues el Modelado de la nueva solución, es decir la construcción de un modelo, lo más claro y detallado posible de lo que ésta será.

Es interesante destacar que luego de estas dos primeras etapas es que se tiene realmente idea del tamaño de la solución, de lo simple o complejo que será la generación del cambio deseado. Es el momento en que se pueden estimar razonablemente los recursos que se requieren y por ello una oportunidad para concretar más el alcance de la nueva solución.

Sobre lo que sigue en el ciclo de vida: Desarrollo, Implementación y Producción hablaremos en una próxima oportunidad.