Identificación de documentos digitalizados

En la identiffcación de documentos estos se presentan en pantalla
junto con la planilla que permite llenar los datos correspondientes al tipo de
documento en cuestión

Un buen Archivo Único Digital siempre permite a las instituciones gestionar su información y desarrollar sus operaciones cotidianas eficientemente. Los procesos internos pueden beneficiarse de las nuevas tecnologías digitales y la institución no debería requerir ni papeles ni fotocopias para el flujo de trabajo cotidiano. Pero en la interacción con el mundo es natural que haya papeles, por razones históricas. De allí que resulte necesario diseñar e implementar procedimientos de digitalización por medio de los cuales el contenido de esos papeles entra a formar parte del Archivo Digital. Pero la cosa no es tan simple como digitalizar e incorporar la información al archivo digital. Como hemos visto en las últimas semanas, independientemente de escáneres, computadores y redes, los procedimientos marcan diferencias muy grandes en eficiencia, en tiempos y en costos.

En las instituciones donde el servicio se presta a través de múltiples oficinas un Único Archivo Digital y unos buenos procesos de digitalización permiten que todas las oficinas se beneficien de las soluciones de procesamiento implementadas centralmente y de la información cargada en forma ubicua en cualquiera de las locaciones que es luego almacenada en el servidor central.

La semana pasada explicamos tres medidas de optimización básicas que afectan la manera en que se guardan los archivos digitalizados en los puntos de captura digital (ver Digitalización de los documentos de Clientes), la manera en que se trasmiten asíncronamente al servidor para disminuir los retrasos por upload (ver Retrasos de Upload en proyectos de digitalización) y los beneficios de la lectura automática de imágenes digitalizadas (ver Optimizando los procesos de digitalización: Lectura automática en el servidor).

En conjunto estas medidas permiten que llegue a la base de información central, en forma optimizada, todo lo que se digitaliza, y que se almacene y se recupere ligado a las personas y trámites correspondientes. Pero en el caso común de que haya distintos tipos de documentos, estos aún deben ser identificados por un funcionario experto.

Una base de información inteligente puede reconocer todo lo que está almacenado en ese estado intermedio, vinculado correctamente con los correspondientes trámites y personas pero no identificado en detalle. Conoce también las alternativas posibles para esas imágenes, porque están definidas en las reglas de negocio del trámite y sabe, por ejemplo, que para este trámite se requiere el documento de identidad y una determinada solvencia. En estas condiciones el sistema de Archivo Único Digital puede presentar al usuario autorizado una pantalla donde se muestra cada documento a identificar con botones o enlaces que le permiten marcar el tipo de documento que se tiene en pantalla y, una vez hecho esto, completar los datos que lo caracterizan. Por ejemplo, fecha de expedición y de vencimiento.

Es muy importante que la imagen del documento digitalizado se muestre lo suficientemente grande en pantalla como para poder hacer lecturas de sus parámetros.

Un aspecto interesante es que no hay ninguna razón técnica que obligue a que este tipo de post procesamiento se tenga que hacer en un determinado lugar, sino más bien, que sea hecho por las personas correspondientes. De allí que una única persona, ubicada en cualquier oficina, podría hacer el procesamiento de identificación de documentos de todas las imágenes incorporadas al Archivo Único Digital desde cualquier punto de la red, lo que significa un gran ahorro de recursos debido a la eficiencia que esto conlleva.