El mérito no viene de los computadores: ¿Cómo describimos nuestras operaciones en un archivo digital?

Muchas veces se diseñan archivos digitales bajo la cultura del papel.
La diferencia en eficiencia aparece, sin embargo, cuando se usan
criterios  de Arquitectura de Información

En nuestros últimos post hemos estado trabajando sobre la idea de que los resultados eficientes en las buenas soluciones de gestión institucional no se obtienen desde el mero uso de computadores y herramientas tecnológicas. Estos, por supuesto, hay que usarlos, pero lo que verdaderamente hace la diferencia es la organización de la información con criterios de Arquitectura de Información y para ello distinguimos cuáles son los objetos de información que están en nuestros procesos y creamos modelos que representan estos procesos. Luego aplicamos estos modelos, ojalá alimentado herramientas que nos permitan implementar las soluciones con prototipos generados automáticamente, sin tener que desarrollar software, sino solamente configurar alguna plataforma con nuestros modelos. Este es el camino eficiente y seguro para crear archivos digitales. En este marco, para estructurar la información debemos preguntarnos: ¿Cómo describimos nuestras operaciones institucionales al crear un archivo digital?

A pesar de que evidentemente no hay una receta universal para hacerlo, si hay métodos y procesos que se repiten, incluso, cuando se trata de soluciones que debemos construir para casos muy diferentes.

En general,  debemos hacer una lista de las propiedades que tienen nuestras operaciones. Por ejemplo, es común que haya un Tipo de operación que se define según como las clasifiquemos. Por ejemplo, activas y pasivas, internas y externas, etc. Puede haber Subtipos de operaciones, si hay clasificaciones secundarias dentro de los grupos principales.

Una propiedad importante es la identificación de la operación. Normalmente un número o código que la identifica en forma única. Puede haber varias fechas, típicamente hay una fecha de inicio, una fecha de finalización y a veces algunas otras.

Suele haber criterios de clasificación y estados, o valores que determinan como está esa operación respecto a ciertos criterios (Ver Estados de la información). Por ejemplo: aprobada, reprobada, en evaluación. Algunas veces pueden haber criterios administrativos que indican los pasos en los que se encuentra el trámite.

La operación normalmente tiene que ver con personas, internas y externas. Por ejemplo, en un trámite de registro civil de una persona están los padres, el hijo, los testigos, el registrador, el secretario, etc. En una operación de compra-venta está el vendedor y el comprador. En una operación bancaria están los titulares, los accionistas, los fiadores, los representantes legales.

La operación también puede tener que ver con documentos y de allí se derivan las relaciones o asociaciones de la operación con los documentos.

Lo interesante en que con Arquitectura de Información muchas de las propiedades son relaciones digitales que pueden estar vacías (por ejemplo, puede o no haber fiador) o que deben estar llenas porque son obligatorias según las reglas institucionales (por ejemplo, siempre debe haber un titular).

Bajo la cultura del papel las relaciones no funcionan bien, porque si guardamos los datos del objeto de información relacionado en la misma carpeta de la operación tendemos a duplicar la información , a general redundancias e inconsistencias y si las guardamos afuera el tener el expediente completo de una operación que involucra múltiples personas y documentos tiende a ser muy complicado de reunir.

Debido a las limitaciones señaladas, es común que en una organización de la información realizada con  la cultura del papel (usando o no computadores) se pierda el control de las vigencias de algunas relaciones. Debida a ello, por ejemplo, son muchos los bancos que pasan trabajo ante las auditorías públicas, porque aunque usan tecnologías de la información, muchos de sus procesos de archivos están basados en la cultura del papel.