La gente que digitaliza y el proceso de producción

Los procesos de digitalziación de volumen son complejos y requieren de
infraestructura, equipos de trabajo, métodos y procesos bien definidos

Continuamos hoy nuestras conversaciones recientes sobre los procesos de digitalización de volumen, las actividades a través de la cuales la información que previamente residía en un medio físico, como el papel, se transforma para que una institución pueda aumentar su eficiencia gracias al aprovechamiento de las ventajas intrínsecas en el manejo digital. Hemos señalado como una adecuada Arquitectura de Información es imprescindible para que estos procesos sean exitosos. Hoy queremos referirnos a la gente que ejecuta la captura digital y a algunos aspectos básicos del proceso. Allí hay varios puntos cruciales que deben tomar en cuenta los gerentes a cargo de los servicios de información y quienes planifican proyectos de digitalización.

Lo más frecuente en un proceso de digitalización de volumen es que las personas que realizan la captura digital sean personas externas a la institución. Esto tiene sentido: las actividades regulares de la entidad normalmente van a absorber el tiempo de trabajo del personal ordinario, por lo que se requiere la contratación de personas externas para emprender la transformación. Sin embargo, no se trata simplemente de contratar horas hombre, porque se necesita una auténtica integración de equipos, métodos de trabajo y articulación, definidos con gran detalle, por lo que normalmente se contratan organizaciones especializadas.

Un proceso de digitalización de volumen lo realizan unidades ad-hoc, conformadas adecuadamente. En estas unidades debe haber personas que hacen la conversión propiamente dicha (registro y digitalización) y personas dedicas al aseguramiento de la calidad de los resultados.

El trabajo así despliega líneas de producción. Pueden establecerse varias líneas de producción, tanto por los compromisos de tiempo como por necesidades cualitativas.

El tiempo global se disminuye creando varias líneas de producción que realizan el mismo tipo de trabajo para que un mismo volumen de documentos a digitalizar, que puede tratarse de miles o de millones, pueda procesarse en menos tiempo. Dos líneas de producción paralelas disminuyen el tiempo a algo cercano a la mitad, tres a algo cercano a un tercio, y así sucesivamente.

También pueden crearse varias líneas de producción para atender necesidades cualitativas, por ejemplo, en un banco puede haber  una dedicada a los expedientes de los mayores deudores y otra dedicada a las operaciones diarias.

El personal de aseguramiento de la calidad garantiza que todos los documentos que son registrados y digitalizados por los operadores (registradores y digitalizadores) son revisados. La revisión que realizan los supervisores puede ser del cien por cien (100%) de lo realizado o puede ser un muestreo estadístico previamente establecido para un margen de error razonable, de acuerdo a la aplicación. Lo que se revisa incluye la información registrada, errores de mecanografía, ortografía, calidad de la imagen y la asociación correcta al registro de información.

Si alguna información está incorrectamente registrada, una imagen no tiene la calidad requerida o hay una falla en la asociación del archivo al registro, ésta se repite inmediatamente que es detectada. Pero además se lleva el control de cuántas veces esto sucede para que se puedan tomar los correctivos necesarios en los procesos de producción. En cualquier caso se definen los lotes de entrega de expedientes y los errores máximos aceptados por etapa, los cuales serán validados en el proceso de fiscalización.